Для проектирования и эксплуатации экономических информационных систем разрабатывают технологический процесс проектирования и обработки данных. Технологический процесс проектирования определяет последовательность шагов проектирования функциональных подсистем ЭИС. Он состоит из нескольких крупных этапов, таких как:
· исследование и обоснование необходимости создания экономической информационной системы,
· разработка технического задания,
· разработка эскизного проекта,
· разработка технического проекта,
· разработка рабочего проекта,
· внедрение и доработка рабочего проекта,
· эксплуатация системы.
Именно на этапе проектирования решаются вопросы определения входных и выходных потоков информации, их типов, требуемых технических ресурсов и программных средств их обработки, средств защиты данных, программ, самой компьютерной системы. При разработке рабочего проекта проектируются схема данных, меню действий, схемы программ, схема взаимодействия программ, схемы работы системы.
Схема данных графически отображает путь данных при решении задач от момента их возникновения до передачи потребителю и определяет этапы обработки, а также применяемые носители данных.
Меню действий – это горизонтальный список объектов на экране, представляющих группу действий, доступных пользователю для выбора. После выбора пользователем действия может появиться выпадающее меню.
Схема программы отображает последовательность операций в программе, то есть ее алгоритм.
Схема взаимодействия программ показывает путь активации программ и взаимодействий с соответствующими данными. Каждая программа показывается только один раз. Наличие этой схемы объясняется тем, что посредством меню можно выбрать любое действие, хотя в реальной задаче может существовать определенная последовательность действий, которую нельзя нарушать. Например, нет смысла пользоваться не актуализированной базой данных.
Схема работы системы отображает управление операциями и потоками данных и представляет технологический процесс обработки данных в экономических информационных системах. Эта схема, в отличие от предыдущей, показывает все возможные последовательности операций обработки данных, при этом одна и та же программа может использоваться несколько раз.
Технологический процесс обработки данных определяет последовательность операций обработки данных, начиная с момента возникновения данных и до получения результатов. Он состоит из операций и этапов.
Операция - это совокупность элементарных действий, выполняемых на одном рабочем месте, которая приводит к реализации определенной функции обработки данных. Под операцией понимается любой процесс, связанный с обработкой данных. Операция реализуется программой или подпрограммой.
Этап - это совокупность взаимосвязанных операций, которая реализует законченную функцию обработки данных. В технологическом процессе выделяют следующие этапы: первичный, основной и заключительный.
На первичном этапе производятся заполнение и формирование первичного документа, их сбор, визуальный контроль, регистрация, кодирование, комплектование, подсчет контрольных сумм, перенос на машинный носитель. Этот этап называют часто до машинным и все операции практически выполняются вручную.
Визуальный контроль проверяет четкость заполнения, наличие подписей, отсутствие пропусков реквизитов и т. д. В случае ошибок предусматривается операция исправления, которую обычно выполняет источник данных.
Для сокращения объема вводимой информации и промежуточных файлов вводится операция кодирования, т. е. присвоения кодов одному или нескольким реквизитам. Обычно кодируются наименования, для чего разработаны специальные справочники и классификаторы.
Комплектование данных - вынужденная операция. При вводе больших объемов данных их разбивают на комплекты (пачки). Каждой пачке присваивается номер, который также вводится. Комплектование облегчает поиск и исправление ошибок, обеспечивает контроль полноты вводимых данных, позволяет прервать процесс ввода или подготовки данных на машинном носителе.
Подсчет контрольных сумм выполняется по группам реквизитов или по всему документу (записи) для обеспечения достоверности данных. Существуют и другие методы программного контроля введенных данных.
Операция переноса на машинный носитель выполнялась на больших ЭВМ. Основными носителями были перфоленты, перфокарты, магнитные ленты. В настоящее время эта операция часто совмещается с непосредственным вводом в компьютер с клавиатуры, сканированием документа, распознаванием штрих - кодов, а также с получением данных по сети или по запросу из базы данных.
Основной этап содержит операции ввода данных в ЭВМ, контроля безопасности данных и систем, сортировки, фильтрации, корректировки, группировки, анализа, расчета, формирования отчетов и вывода их. Так как все операции выполняются компьютером, этот этап называют машинным .
Операция ввода данных – одна из основных и сложных операций технологического процесса. Экономические данные могут быть представлены в виде бумажного документа, в
образе электронного документа, штрих-кода, электронной таблицы, могут быть запрошены из базы данных, получены по сети, вводиться с клавиатуры, а в перспективе может осуществляться речевой ввод. Ввод обязательно сопровождается операцией контроля , так как неверные данные нет смысла обрабатывать. Сами данные могут быть любого типа: текстовые, табличные, графические схемы, в виде знаний, объектов реального мира и т. д. При этом одна подсистема ЭИС обычно имеет дело с разнородными данными, приходящими из различных источников. После ввода и контроля данные могут быть записаны в файл, показаны на дисплее, переданы в базу данных, переданы по сети. Чаще всего данные записываются в файл или базу.
Контроль безопасности данных и систем подразделяется на контроль достоверности данных, контроль безопасности данных и компьютерных систем. Контроль достоверности данных выполняется программно во время ввода и обработки. Средства безопасности данных и программ защищают их от копирования, искажения, несанкционированного доступа. Средства безопасности компьютерных систем обеспечивают защиту от кражи, вирусов, неправильной работы пользователей, несанкционированного доступа.
Сортировка используется для упорядочения записей файла по одному или
нескольким ключам. Запись – это минимальная единица обмена между программой и внешней памятью. Обычно одна запись содержит информацию одного документа (индивидуальная экзаменационная ведомость) или его законченной части (строка в экзаменационной ведомости группы). Файл – совокупность записей. Структура записи и файла определяются пользователем при проектировании. Ключ записи – реквизит или группа реквизитов, служащих для идентификации записей. Например, рассортировать записи экзаменационной ведомости по оценкам. Ключом является оценка. Сортировка упрощает дальнейшую обработку. В качестве утилиты она присутствует во всех файловых системах.
Фильтрация - операция пропускания данных через заданные фильтры - критерии выбора. В результате выполнения операции пользователю выдаются данные, удовлетворяющие одному или нескольким условиям (критериям выбора). Например, выбрать из файла экзаменационной ведомости отличников.
Корректировка - операция актуализации файла или базы. Она содержит операции просмотра, замены, удаления, добавления нового. Эти операции применяются к отдельным реквизитам, записи, группе записей, файлу, базе.
Группировка , или разрез, сводка, – операция соединения записей, сходных по одному либо нескольким ключам, в относительно самостоятельные новые объекты - группы. В Excel эта операция называется консолидацией.
Анализ – операция, реализующая метод научного исследования, основанный на расчленении целого на составляющие части, разбор, рассмотрение чего-либо для выявления закономерностей и зависимостей в данных. Для проведения анализа используются экономико-математические, статистические методы, методы выявления тенденций, прогнозирования, моделирования, построение графиков, диаграмм.
Расчет – операция, позволяющая выполнить требуемые вычисления для получения результатов или промежуточных данных.
Формирование отчетов – операция оформления результатов для вывода и передачи потребителю в привычном для него виде.
Вывод – операция вывода результатов на печать, в базу данных, файл, дисплей, по сети ЭВМ.
Заключительный этап содержит следующие операции: визуальный контроль результатов, размножение, подпись и передача потребителю. Этот этап также называют послемашинным . Если компьютер установлен на рабочее место информационного работника заключительный этап может содержать только операцию контроля (четкость вывода, непротиворечивость результатов и т. д.). Все остальные операции могут выполняться на машинном этапе, так как уже существует система электронной подписи, а потребителем является сам информационный работник, либо результаты передаются по сети или записываются в базу.
5. Технология обработки экономической информации
Обработку экономической информации в создаваемой АСОЭИ целесообразно производить на платформе технологии «клиент-сервер». При этом информация хранится на сервере. Пользователь в процессе работы запрашивает необходимые данные, информация обрабатывается на сервере и пользователь получает сформированные данные на свой компьютер (рабочую станцию). Такая форма организации файлов базы данных обеспечивает сетевой доступ к информации для многих пользователей одновременно.
Разрабатываемая АСОЭИ должна исключить дублирование ввода данных различными пользователями системы. Информация должна вводиться однократно. Далее на основании созданных программ пользователи должны иметь возможность получать введенную информацию в исходном и структурированном виде.
Если необходимо взаимодействие с другими АСОЭИ посредством Internet, то необходимо обеспечить сопоставимость информации и совместимость взаимодействующих программных модулей. Например, для работы с банковским расчетным счетом (счетами) целесообразна установка системы клиент-банк.
6. Обслуживание системы
Обслуживание АСОЭИ должно производиться регулярно системным администратором и программистами. В целях сохранения используемой в системе информации необходимо создание архивных копий используемых данных. Современные средства обработки информации позволяют производить автоматическую архивацию данных в заданные промежутки времени.
Помимо этого, на ЭВМ, выполняющей функции сервера должно быть установлено 2 жестких диска, один из которых будет содержать рабочие файлы базы данных, а другой функционировать в режиме «зеркалирования» – автоматически производить запись всех изменений на первом диске.
С целью защиты информации от вирусов необходима установка на каждом рабочем месте антивирусных программ, которые будут работать в режиме реального времени. Необходимо постоянное обновление версий данных антивирусных программ с целью достижения высокой эффективности их применения.
При возникновении сбойных ситуаций в работе аппаратного комплекса и общесистемного программного обеспечения неполадки должен устранять системный администратор. При возникновении сбойных ситуаций в работе прикладного программного обеспечения неполадки должен устранять программист.
7. Защита информации
Информация, которая содержится в АСОЭИ должна быть защищена от несанкционированного доступа и возможного использования ее в недобросовестных целях. Поэтому необходимо наличие системы защиты используемой в АСОЭИ информации. Прежде всего это разграничение доступа к информации в зависимости от функций и полномочий, которыми наделен каждый сотрудник. Далее необходимо использовать систему паролей для доступа к информации. Доступ к паролям должен быть максимально затруднен с целью исключения возможной утечки информации, сами пароли периодически сменяться.
На предприятии должен быть создан руководящий документ, определяющий задачи, процедуры работы с информацией и ответственность сотрудников за нарушение установленного режима работы с информацией.
Кроме этого необходимо применение комплекса аппаратных средств для обеспечения защиты информации, которые будут включать в себя электронные ключи – устройства, присоединенные к компьютеру, кодовые замки для ограничения доступа к информации. Сервер должен вести протокол работы с информацией по каждому пользователю, обеспечивая при этом возможность получить данные о том, кто, и когда пользовался теми или иными файлами системы, какие операции и процедуры при этом выполнялись.
Важная роль в защите информации должна быть отведена службе безопасности.
8. Оценка эффективности АСОЭИ
Создаваемая АСОЭИ должна быть эффективной с различных точек зрения. Система с программно-аппаратной стороны позволит быстро и эффективно производить ввод и обмен данными как внутри сети, так и вне ее. Топология сети позволяет говорить об устойчивости создаваемой сети, так как при ее проектировании задействовано минимальное количество промежуточных звеньев.
Многие из часто выполняемых задач АСОЭИ предприятия автоматизированы.
Затраты на разработку, и обслуживание создаваемой системы АСОЭИ составят примерно:
– на приобретение ЭВМ, оргтехники и сетевого оборудования – 25 тыс. долл. США;
– приобретение лицензионного программного обеспечения, пакетов прикладных программ – 8 тыс. долл. США;
– на прокладку, монтаж и наладку сети – 3 тыс. долл. США.
– обслуживание системы клиент-банк, обновление юридической и антивирусной базы – 0,3 тыс. долл. США;
– на приобретение расходных материалов для функционирования сети – 0,2 тыс. долл. США.
Таким образом, общая стоимость создания АСОЭИ составит 35 тыс. долл. США, ежемесячное обслуживание – не менее 0,5 тыс. долл. США.
Заключение
Рынок информационных товаров и услуг является сегодня самым динамично развивающимся. Информация сегодня рассматривается в качестве одного из важнейших ресурсов развития общества наряду с материальными, энергетическими и людскими.
Разрабатываемая система АСОЭИ рекламного предприятия должна иметь высокую гибкость, адаптивность, надежность и простота, иметь открытую архитектуру, коммуникативность, обеспечивать связь с внешней средой предприятия посредством интернет или корпоративной сети.
Затраты на разработку, обслуживание и эксплуатацию создаваемой системы АСОЭИ должны быть оптимальными.
Техническое оснащение рабочих мест сотрудников предприятия с целью оптимизации затрат на создание АСОЭИ целесообразно осуществлять исходя из характеристики, объемов и технологии обработки информации.
Обслуживание АСОЭИ должно производиться регулярно системным администратором и программистами. В целях сохранения используемой в системе информации необходимо создание архивных копий используемых данных.
Информация, которая содержится в АСОЭИ должна быть защищена от несанкционированного доступа и возможного использования ее в недобросовестных целях. Поэтому необходимо наличие системы защиты используемой в АСОЭИ информации.
Общая стоимость создания АСОЭИ составит 35 тыс. долл. США, ежемесячное обслуживание – не менее 0,5 тыс. долл. США.
Список использованной литературы
1. Гладкий А.А. 1С: предприятие 8.0. – СПб: Тритон, 2005.
2. Тамбовцев В.Л. «Пятый рынок: экономические проблемы производства информации». М.; Издательство МГУ. 2003.
3. «Перспективы информатизации общества». М.: Российская академия наук. Серия: Информация, наука, общество. 2003.
4. Шрейдер Ю. «О феномене информационного продукта» // НТИ Сер. 1. 2004. №11.
Экономическая информационная система по своему составу напоминает предприятие по переработке данных и производству выходной информации. Как и в любом производственном процессе, в ЭИС присутствует технология преобразования исходных данных в результатную информацию. Понятие технология определяется как система взаимосвязанных способов обработки материалов и приемов изготовления продукции в производственном процессе.
Под информационной технологией (ИТ) понимается система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска и обработки информации на основе применения средств вычислительной техники.
Упорядоченная последовательность взаимосвязанных действий, выполняющихся с момента возникновения информации до получения результата, называется технологическим процессом.
Понятие информационной технологии, таким образом, неотделимо от той специфической среды, в которой она реализована, т.е. от технической и программной среды. Следует заметить, что информационная технология - достаточно общее понятие и как инструмент может использоваться различными пользователями, как непрофессионалами в компьютерной области, так и разработчиками новых ИТ.
Функциональная часть ЭИС всегда связана с предметной областью и понятием информационных технологий. Вообще говоря, технология как некоторый прецесс присутствует в любой предметной области. Так, например, технология выдачи кредита банком может иметь свои особенности в зависимости от вида кредита, вида залога и др. В ходе выполнения этих технологических процессов сотрудник банка обрабатывает соответствующую информацию.
Решение экономических и управленческих задач всегда тесно связано с выполнением ряда операций по сбору необходимой для решения этих задач информации, переработке ее по некоторым алгоритмам и выдаче лицу, принимающему решение (ЛПР), в удобной форме. Очевидно, что технология принятия решений всегда имела информационную основу, хотя обработка данных и осуществлялась вручную. Однако с внедрением средств вычислительной техники в процесс управления появился специальный термин информационная технология.
Чтобы терминологически выделить традиционную технологию решения экономических и управленческих задач, введем, термин предметная технология, которая представляет собой последовательность технологических этапов по модификации первичной информации в результатную. Например, технология бухгалтерского учета предполагает поступление первичной документации, которая трансформируется в форму бухгалтерской проводки. Последняя, изменяя состояние аналитического учета, приводит к изменению счетов синтетического учета и далее баланса.
ИТ отличаются по типу обрабатываемой информации (рис. 2.1), но могут объединяться в интегрированные технологии.
Рис. 2.1.
Выделение, предложенное на этом рисунке, в известной мере условно, поскольку большинство этих ИТ позволяет поддерживать и другие виды информации. Так, в текстовых процессорах предусмотрена возможность выполнения примитивных расчетов, табличные процессоры могут обрабатывать не только цифровую, но и текстовую информацию, а также обладают встроенным аппаратом генерации графики. Однако каждая из этих технологий все-таки в большей мере акцентирована на обработке информации определенного вида.
Очевидно, что модификация элементов, составляющих понятие ИТ, дает возможность образования огромного их количества в различных компьютерных средах.
И сегодня можно говорить об обеспечивающих ИТ (ОИТ) и функциональных ИТ (ФИТ).
Обеспечивающие ИТ - технологии обработки информации, которые могут использоваться как инструментарий в различных предметных областях для решения различных задач. Информационные технологии обеспечивающего типа могут быть классифицированы относительно классов задач, на которые они ориентированы. Обеспечивающие технологии базируются на совершенно разных платформах, что обусловлено различием видов компьютеров и программных сред, поэтому при их объединении на основе предметной технологии возникает проблема системной интеграции. Она заключается в необходимости приведения различных ИТ к единому стандартному интерфейсу.
Функциональная ИТ представляет собой такую модификацию обеспечивающих ИТ, при которой реализуется какая-либо из предметных технологий. Например, работа сотрудника кредитного отдела банка с использованием ЭВМ обязательно предполагает применение совокупности банковских технологий оценки кредитоспособности ссудозаемщика, формирования кредитного договора и срочных обязательств, расчета графика платежей и других технологий, реализованных в какой-либо информационной технологии: СУБД, текстовом процессоре и т.д. Трансформация обеспечивающей информационной технологии в чистом виде в функциональную (модификация некоторого общеупотребительного инструментария в специальный) может быть сделана как специалистом-проектировщиком, так и самим пользователем. Это зависит от того, насколько сложна такая трансформация, т.е. от того, насколько она доступна самому пользователю; экономисту. Эти возможности все более и более расширяются, поскольку обеспечивающие технологии год от года становятся дружественнее. Таким образом, в арсенале сотрудника кредитного отдела могут находиться как обеспечивающие технологии, с которыми он постоянно работает: текстовые и табличные процессоры, так и специальные функциональные технологии: табличные процессоры, СУБД, экспертные системы, реализующие предметные технологии.
Предметная технология и информационная технология влияют друг на друга. Так, например, наличие пластиковых карточек как носителя финансовой информации принципиально меняет предметную технологию, предоставляя такие возможности, которые без этого носителя просто отсутствовали. С другой стороны, предметные технологии, наполняя специфическим содержанием ИТ, акцентируют их на вполне определенные функции. Такие технологии могут носить типовой характер или уникальный, что зависит от степени унификации технологии выполнения этих функций.
В качестве примера можно привести банковскую технологию работы с картотекой №3, которая содержит документы, поступившие на обработку и не выполненные из-за закрытия лицевого счета по мотивам финансового контроля. В этом случае сначала закрывается счет. Затем, если применяется информационная технология, эта запись помечается номером картотеки, с тем чтобы вес остальные документы, уменьшающие остаток на счете, попадали бы в эту картотеку. В структуре операционно-учетного отдела банка первая и вторая функции могут выполняться как одним исполнителем, так и двумя разными операционистами. Кроме того, процессы выполнения этих функций могут быть разнесены во времени. Таким образом, пометка в лицевом счете, сделанная при его временном закрытии одним операционистом, используется другим операционистом в процессе обработки поступающих к оплате документов. В то же время эта пометка может быть сделана тем операционистом, который является ответственным исполнителем по данному счету (открывает, закрывает счета, обеспечивает операции по счету, начисление процентов и др.).
Классификация ИТ по типу пользовательского интерфейса (рис.2.2) позволяет говорить о системном и прикладном интерфейсе. И если последний связан с реализацией некоторых функциональных ИТ, то системный интерфейс - это набор приемов взаимодействия с компьютером, который реализуется операционной системой или ее надстройкой. Современные операционные системы поддерживают командный, W1MP- иSILK- -интерфейсы. В настоящее время поставлена проблема создания общественного интерфейса (socialinterface).
Рис. 2.2.
Командный интерфейс - самый простой. Он обеспечивает выдачу на экран системного приглашения для ввода команды. Например, в операционной системе MS-DOSприглашение выглядит как С:>, а в операционной системеUNIX- это обычно знак доллара.
WlMP-интерфейс расшифровывается какWindows(окно)Image(образ)Menu(меню)Pointer(указатель). На экране высвечивается окно, содержащее образы программ и меню действий. Для выбора одного из них используется указатель.
SlLK-ишперфейс расшифровывается -Spich(речь)Image(образ)Language(язык)Knowledge(знание). При использованийSILK-интерфейса на экране по речевой команде происходит перемещение от одних поисковых образов к другим по смысловым семантическим. связям.
Общественный интерфейс будет включать в себя лучшие решения WIMP- иSILK-интсрфсйсов. Предполагается, что при использовании общественного интерфейса не нужно будет разбираться в меню. Экранные образы однозначно укажут дальнейший путь. Перемещение от одних поисковых образов к другим будет проходить по смысловым семантическим связям.
Операционные системы (ОС) делятся на однопрограммные, многопрограммные и многопользовательские. К однопрограммным операционным системам относятся, например, MS-DOSи др. Многопрограммные операционные системы, напримерUNIX(XENIX), Windows, начиная с версии 3.1, DOS7.0, OS/2 и др., позволяют одновременно выполнять несколько приложений. Различаются они алгоритмом разделения времени. Если однопрограммные системы работают или в пакетном режиме, или в диалоговом, то многопрограммные могут совмещать указанные режимы. Таким образом, эти системы обеспечивают пакетную и диалоговую технологии.
Многопользовательские системы реализуются сетевыми операционными системами. Они обеспечивают удаленные сетевые технологии, а также пакетные и диалоговые технологии для общения на рабочем месте. Все три типа информационных технологий находят самое широкое распространение в экономических информационных системах.
Большинство обеспечивающих и функциональных ИТ могут быть использованы управленческим работником без дополнительных посредников (программистов). При этом пользователь может влиять на последовательность применения тех или иных технологий. Таким образом, с точки зрения участия или неучастия пользователя в процессе выполнения функциональных ИТ все они могут быть разделены на пакешые и диалоговые.
Экономические задачи, решаемые в пакетном режиме, характеризуются следующими свойствами:
алгоритм решения задачи формализован, процесс ее решения не трег бует вмешательства человека;
имеется большой объем входных и выходных данных, значительная часть которых хранится на магнитных носителях;
расчет выполняется для большинства записей входных файлов;
большое время решения задачи обусловлено большими объемами данных;
регламентность, т.е. задачи решаются с заданной периодичностью.. Диалоговый режим является не альтернативой пакетному, а его развитием если применение пакетного режима позволяет уменьшить вмешательство пользователя в процесс решения задачи, то диалоговый режим предполагает отсутствие жестко закрепленной последовательности операций обработки данных (если она не обусловлена предметной технологией).
Особое место занимают сетевые технологии, которые обеспечивают взаимодействие многих пользователей.
Информационные технологии различаются по степени их взаимодействия между собой (рис. 2.3). Они могут быть реализованы различными техническими средствами: дискетное и сетевое взаимодействие, а также с использованием различных концепций обработки и хранения данных: распределенная информационная база и распределенная обработка данных.
Рис. 2.3. Классификация ИТ по степени их взаимодействия
Дадим еще одно определение технологии - представленное в проектной форме, т.е. в виде формализованных представлений (технических описаний, чертежей, схем, инструкций, наставлений и т.п.), концентрированное выражение научных знаний и практического опыта, позволяющее рациональным образом организовать любой процесс для экономии затрат труда, энергии материальных ресурсов или же социального времени, необходимых для реализации этого процесса.
Представляется целесообразным выделить три основных класса технологий:
- o производственные - обеспечивают оптимизацию процессов в сфере материального производства товаров и услуг и их общественного распределения;
- o информационные - предназначены для повышения эффективности процессов, протекающих в информационной сфере общества, включая науку, культуру, образование, средства массовой информации и информационные коммуникации;
- o социальные - ориентированы на рациональную организацию социальных процессов.
П. Г. Кузнецов предложил в качестве универсальной меры затрат общественного труда использовать понятие социального времени, введенное академиком В. Г. Афанасьевым. На основе их идей можно предложить использование понятия социального времени в качестве общего показателя для количественной оценки характеристик любых видов технологий. Действительно, цель технологии - рациональная организация некоторого производственного, социального или информационного процесса. При этом может достигаться экономия не только необходимого для реализации этого процесса астрономического времени, но и материальных ресурсов, энергии или оборудования, обеспечивающих данный процесс. Затраты общественного труда на производство и доставку указанных обеспечивающих средств к месту реализации рассматриваемого нами технологического процесса в свою очередь также могут быть выражены некоторым количеством затрат социального времени. Отсюда следует вполне обоснованный вывод - социальное время является универсальным общим показателем любых технологических процессов.
В соответствии с приведенным выше определением информационная технология - это представленное в проектной форме концентрированное выражение научных знаний и практического опыта, позволяющее рациональным образом организовать тот или иной информационный процесс для экономии затрат труда, энергии или материальных ресурсов.
Информационные процессы широко используются в различных сферах деятельности современного общества. Они часто являются компонентами других, более сложных процессов - социальных, управления, производства.
Главная отличительная особенность информационных технологий заключается в их целевой направленности на оптимизацию информационных процессов, выходным результатом которых является информация. В качестве общего критерия эффективности информационных технологий будем использовать экономию социального времени, необходимого для реализации информационного процесса, организованного в соответствии с требованиями и рекомендациями этой технологии.
Критерий экономии социального времени требует, в первую очередь, совершенствования наиболее массовых информационных процессов, оптимизация которых и должна дать наибольший выигрыш из-за их широкого и многократного использования.
Базовые методы обработки экономической информации
Одним из главных предназначений информационных технологий является сбор, обработка и предоставление информации для принятия управленческих решений. В связи с этим методы обработки экономической информации удобно рассматривать по фазам жизненного цикла процесса принятия управленческого решения: 1) диагностика проблем; 2) разработка (генерирование) альтернатив; 3) выбор решения; 4) реализация решения.
диагностики проблем , обеспечивают ее достоверное и наиболее полное описание. В их составе выделяют (рис. 2.2) методы сравнения, факторного анализа, моделирования (экономико-математические методы, методы теории массового обслуживания, теории запасов, экономического анализа) и прогнозирования (качественные и количественные методы). Все эти методы осуществляют сбор, хранение, обработку и анализ информации, фиксацию важнейших событий. Набор методов зависит от характера и содержания проблемы, сроков и средств, которые выделяются на этапе постановки.Рис. 2.2. Методы, используемые на фазе "Диагностика проблем" цикла принятия решения
Методы выявления (генерирования ) альтернатив приведены на рис. 2.3. На этой стадии также используются методы сбора информации, но в отличие от первого этапа, на котором осуществляется поиск ответов на вопросы типа "Что произошло?" и "По каким причинам?", здесь определяют, как можно решить проблему, с помощью каких управленческих действий.
При разработке альтернатив (способов управленческих действий по достижению поставленной цели) используют методы как индивидуального, так и коллективного решения проблем. Индивидуальные методы характеризуются наименьшими затратами времени, но не всегда эти решения являются оптимальными. При генерировании альтернатив используют интуитивный подход или методы логического (рационального) решения проблем. Для помощи лицу, принимающему решения (ЛПР), привлекаются эксперты по решению проблем, которые участвуют в разработке вариантов альтернатив (рис. 2.4). Коллективное решение проблем осуществляется по модели мозговой атаки/штурма (рис. 2.5), Дельфи и номинальной групповой техники.
Рис. 2.3. Методы, используемые на фазе "Выявление (генерирование) альтернатив" цикла принятия решения
Рис. 2.4.
Рис. 2.5.
При мозговой атаке мы имеем дело с неограниченной дискуссией, которая проводится преимущественно в группах, состоящих из 4-10 участников. Возможна также мозговая атака в одиночестве. Чем больше разница между участниками, тем плодотворнее результат (ввиду разного опыта, темперамента, рабочих сфер).
Участникам не требуется глубокой и длительной подготовки и наличия опыта по этому методу. Однако качество выдвигаемых идей и потраченное время покажут, насколько отдельные участники или целевые группы знакомы с принципами и основными правилами этого метода. Положительным является наличие у участников знаний и опыта в рассматриваемой сфере. Длительность заседания в рамках мозговой атаки можно выбрать в пределах от нескольких минут до нескольких часов, общепринятой является продолжительность в 20-30 мин.
При использовании метода мозговой атаки в небольших группах следует строго придерживаться двух принципов: воздержаться от оценки идей (тут количество превращается в качество) и соблюсти четыре основных правила - критика исключается, приветствуется свободное ассоциирование, количество вариантов является желательным, ведется поиск сочетаний и улучшений.
Выбор альтернатив происходит чаще всего в условиях определенности, риска и неопределенности (рис. 2.6). Отличие между этими состояниями среды определяется объемом информации, степенью знаний ЛПР сущности явлений, условий принятия решений.
Рис. 2.6. Методы, используемые на фазе "Выбор альтернатив" цикла принятия решения
Условия определенности представляют собой такие условия принятия решений (состояние знаний о сущности явлений), когда ЛПР заранее может определить результат (исход) каждой альтернативы, предлагаемой для выбора. Такая ситуация характерна для тактических краткосрочных решений. В этом случае ЛПР располагает подробной информацией, т.е. исчерпывающими знаниями о ситуации для принятия решения.
Условия риска характеризуются таким состоянием знания о сущности явления, когда ЛПР известны вероятности возможных последствий реализации каждой альтернативы. Условия риска и неопределенности характеризуются так называемыми условиями многозначных ожиданий будущей ситуации во внешней среде. В этом случае ЛПР должен сделать выбор альтернативы, не имея точного представления о факторах внешней среды и их влияния на результат. В этих условиях исход, результат каждой альтернативы представляет собой функцию условий - факторов внешней среды (функцию полезности), который не всегда способен предвидеть ЛПР. Для предоставления и анализа результатов выбранных альтернативных стратегий используют матрицу решений, называемую также платежной матрицей.
Условия неопределенности представляют собой такое состояние окружающей среды (знания о сущности явлений), когда каждая альтернатива может иметь несколько результатов, а вероятность возникновения этих исходов неизвестна. Неопределенность среды принятия решения зависит от соотношения между количеством информации и ее достоверностью. Чем неопределеннее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения. Среда принятия решения зависит также от степени динамики, подвижности среды, т.е. скорости происходящих изменений условий принятия решения. Изменение условий может происходить как вследствие развития организации, т.е. приобретения ею возможности решать новые проблемы, способности к обновлению, так и под влиянием внешних по отношению к организации факторов, которые не могут регулироваться организацией. Выбор наилучшего решения в условиях неопределенности существенно зависит от того, какова степень этой неопределенности, т.е. от того, какой информацией располагает ЛПР. Выбор наилучшего решения в условиях неопределенности, когда вероятности возможных вариантов условий неизвестны, но существуют принципы подхода к оценке результатов действий, обеспечивает использование следующих четырех критериев: максиминный критерий Вальда; минимаксный критерий Сэвиджа; критерий пессимизма-оптимизма Гурвица; критерий Лапласа или Байесов критерий.
При реализации решений применяют методы планирования, организации и контроля выполнения решений (рис. 2.7). Составление плана реализации решения предполагает получение ответа на вопросы "что, кому и с кем, как, где и когда делать?". Ответы на эти вопросы должны быть документально оформлены. Основными методами, применяемыми при планировании управленческих решений, являются сетевое моделирование и разделение обязанностей (рис. 2.8). Основными инструментами сетевого моделирования выступают сетевые матрицы (рис. 2.9), где сетевой график совмещен с календарно-масштабной сеткой времени.
Рис. 2.7. Методы, используемые на фазе "Реализация решений" цикла принятия решения
Рис. 2.8.
Рис. 2.9.
1-4 - номер операции
К методам организации выполнения решения относят методы составления информационной таблицы реализации решений (ИТРР) и методы воздействия и мотивации.
Методы контроля выполнения решений подразделяют на контроль над промежуточным и конечным результатами и контроль над сроками выполнения (операции в ИТРР). Основное назначение контроля заключается в создании системы гарантий выполнения решений, системы обеспечения максимально возможного качества решения.
В современных развитых информационных системах машинная обработка информации предполагает последовательно-параллельное во времени решение вычислительных задач. Это возможно при наличии определенной организации вычислительного процесса. Вычислительная задача, формируемая источником вычислительных задач, по мере необходимости решения обращается с запросами в вычислительную систему. Организация вычислительного процесса предполагает определение последовательности решения задач и реализацию вычислений. Последовательность решения задается исходя из их информационной взаимосвязи, когда результаты решения одной задачи используются как исходные данные для решения другой. Процесс решения определяется принятым вычислительным алгоритмом. Вычислительные алгоритмы должны объединяться в соответствии с требуемой технологической последовательностью решения задач в вычислительный граф системы обработки информации. Поэтому в вычислительной системе можно выделить систему диспетчирования, которая определяет организацию вычислительного процесса, и ЭВМ (возможно и не одну), обеспечивающую обработку информации.
Информационные процессы в автоматизированных системах организационного управления реализуются с помощью ЭВМ и других технических средств. По мере развития вычислительной техники совершенствуются и формы ее использования. Существуют разнообразные способы доступа и общения с ЭВМ. Индивидуальный и коллективный доступ к вычислительным ресурсам зависит от степени их концентрации и организационных форм функционирования. Централизованные формы применения вычислительных средств, которые существовали до массового использования ПЭВМ, предполагали их сосредоточение в одном месте и организацию информационно-вычислительных центров (ИВЦ) индивидуального и коллективного пользования (ИВЦКП).
Деятельность ИВЦ и ИВЦКП характеризовалась обработкой больших объемов информации, использованием нескольких средних и больших ЭВМ, квалифицированным персоналом для обслуживания техники и разработки программного обеспечения. Централизованное применение вычислительных и других технических средств позволяло организовать их надежную работу, планомерную загрузку и квалификационное обслуживание. Централизованная обработка информации наряду с рядом положительных сторон (высокая степень загрузки и высокопроизводительное использование оборудования, квалифицированный кадровый состав операторов, программистов, инженеров, проектировщиков вычислительных систем и т.п.) имела ряд отрицательных черт, порожденных прежде всего отрывом конечного пользователя (экономиста, плановика, нормировщика и т.п.) от технологического процесса обработки информации.
Децентрализованные формы использования вычислительных ресурсов начали формироваться со второй половины 80-х годов, когда сфера экономики получила возможность перейти к массовому использованию персональных ЭВМ (ПЭВМ). Децентрализация предусматривает размещение ПЭВМ в местах возникновения и потребления информации, где создаются автономные пункты ее обработки. К ним относятся абонентские пункты (АП) и автоматизированные рабочие места.
Обработка экономической информации на ЭВМ производится, как правило, централизованно, а на мини- и макроЭВМ – в местах возникновения первичной информации, где организуются автоматизированные рабочие места специалистов той или иной управленческой службы (отдела материально-технического снабжения и сбыта, отдела главного технолога, конструкторского отдела, бухгалтерии, планового отдела и т.п.).
При обработке экономической информации на ЭВМ выполняются арифметические и логические операции. Арифметические операции обработки данных в ЭВМ включают все виды математических действий, обусловленных программой. Логические операции обеспечивают соответствующее упорядочение данных в массивах (первичных, промежуточных, постоянных, переменных), подлежащих дальнейшей арифметической обработке. Значительное место в логических операциях занимают такие виды сортировальных работ, как упорядочение, распределение, подбор, выборка, объединение. В ходе решения задач на ЭВМ, в соответствии с машинной программой, формируются результативные сводки, которые печатаются машиной. Печать сводок может сопровождаться процедурой тиражирования, если документ с результатной информацией необходимо предоставить нескольким пользователям.
Технология электронной обработки информации – человекомашинный процесс исполнения взаимосвязанных операций, протекающих в установленной последовательности с целью преобразования исходной (первичной) информации в результатную. Операция представляет собой комплекс совершаемых технологических действий, в результате которых информация преобразуется. Технологические операции разнообразны по сложности, назначению, технике реализации, выполняются на различном оборудовании, многими исполнителями. В условиях электронной обработки данных преобладают операции, выполняемые автоматически на машинах и устройствах, которые считывают данные, выполняют операции по заданной программе в автоматическом режиме при участии человека или сохраняя за пользователем функции контроля, анализа и регулирования.
Построение технологического процесса определяется следующими факторами: особенностями обрабатываемой информации, ее объемом, требованиями срочности и точности обработки, типами, количеством и характеристиками применяемых технических средств. Они ложатся в основу организации технологии, которая включает установление перечня, последовательности и способов выполнения операций, порядка работы специалистов и средств автоматизации, организацию рабочих мест, установление временных регламентов взаимодействия и т.п. Организация технологического процесса должна обеспечить его экономичность, комплексность, надежность функционирования, высокое качество работ. Это достигается использованием системотехнического подхода к проектированию технологии и решения экономических задач. При этом имеет место комплексное взаимосвязанное рассмотрение всех факторов, путей, методов построения технологии, применение элементов типизации и стандартизации, а также унификации схем технологических процессов.
Технология автоматизированной обработки информации строится на следующих принципах интеграции обработки данных и возможности работы пользователей в условиях эксплуатации автоматизированных систем централизованного хранения и коллективного использования данных (банков данных):
распределение обработки данных на базе развитых систем передачи; рациональное сочетание централизованного и децентрализованного управления и организации вычислительных систем;
моделирование и формализованное описание данных, процедур их преобразования, функций и рабочих мест исполнителей;
учет конкретных особенностей объекта, в котором реализуется машинная обработка информации.
Различают два основных типа организации технологических процессов: предметный и пооперационный.
Предметный тип организации технологии предполагает создание параллельно действующих технологических линий, специализирующихся на обработке информации и решении конкретных комплексов задач (учет труда и заработной платы, снабжение и сбыт, финансовые операции и т.п.) и организующих пооперационную обработку данных внутри линии.
Пооперационный (поточный) тип построения технологического процесса предусматривает последовательное преобразование обрабатываемой информации согласно технологии, представленной в виде непрерывной последовательности сменяющих друг друга операций, выполняемых в автоматическом режиме. Такой подход к построению технологии оказался приемлемым при организации работы абонентских пунктов и автоматизированных рабочих мест.
Основной этап информационного технологического процесса связан с решением функциональных задач на ЭВМ. Внутримашинная технология решения задач на ЭВМ, как правило, реализует следующие типовые процессы преобразования экономической информации: формирование новых массивов информации; упорядочение информационных массивов; выборка из массива некоторых частей записи, слияние и разделение массивов; внесение изменений в массив; выполнение арифметических действий над реквизитами в пределах записей, в пределах массивов; над записями нескольких массивов. Решение каждой отдельной задачи или комплекса задач требует выполнения следующих операций: ввод программы машинного решения задачи и размещения ее в памяти ЭВМ; ввод исходных данных; логический и арифметический контроль введенной информации; исправление ошибочных данных; компоновка входных массивов и сортировка введенной информации; вычисления по заданному алгоритму; получение выходных массивов информации; редактирование выходных форм; вывод информации на экран и машинные носители; печать таблиц с выходными данными. Выбор того или иного варианта технологии определяется прежде всего как объемно-временными особенностями решаемых задач, периодичностью, срочностью, требованиями к быстроте связи пользователя с ЭВМ, так и режимными возможностями технических средств - в первую очередь ЭВМ.
Хранение и накопление информации вызвано многократным ее использованием, применением постоянной информации, необходимостью комплектации первичных данных до их обработки.
Хранение информации осуществляется на машинных носителях в виде информационных массивов, где данные располагаются по установленному в процессе проектирования группировочному признаку.
Поиск данных - это выборка нужных данных из хранимой информации, включая поиск информации, подлежащей корректировке или замене запроса на нужную информацию.
