Из этой статьи вы узнаете, откуда берутся дубликаты сообщений, контактов и других элементов Outlook. Мы расскажем о том, как предотвратить появление дубликатов. И главное, мы опишем способы автоматического поиска и удаления дубликатов Outlook.
Если вы используете Microsoft Outlook, то обязательно столкнетесь с дубликатами. Наличие дубликатов приводит к неразберихе и потере времени при прочтении и отправке почты. Большое количество дубликатов увеличивает размер вашего почтового ящика, занимает лишнее место рабочем компьютере и на сервере. Помимо этого, множество дубликатов существенно увеличивает время поиска в Outlook, а результаты поиска будут состоять из большого количества лишних элементов, в которых сложно разобраться. Прочитайте статью и узнайте, откуда появляются дубликаты писем, контактов, задач, напоминаний и элементов календаря Outlook. Удалите дубликаты и сделайте так, чтобы они больше не появлялись.
Откуда в Outlook появляются дубликаты?
Есть много ситуаций, когда сообщения дублируются в папках Outlook. Это может быть связано с неправильными настройками, техническими сбоями или ошибками пользователя. Дубликаты сообщений могут появляться как при получении, так и при отправке писем. Дубликаты контактов появляются при копировании и импорте контактов, а дубликаты задач, встреч и совещаний - при одновременной работе нескольких пользователей или нескольких окон Outlook с одними и теми же элементами Outlook.
Вот наиболее частые причины появления дубликатов в Outlook:
- Ошибки или обрывы синхронизации мобильных устройств с настольной версией Outlook. Повторные попытки синхронизации могут создавать дубликаты.
- Частые приемы и отправки почты. При этом могут происходить сбои в синхронизации данных с сервером, что приведет к появлению дубликатов.
- Неправильно настроенные правила Outlook. Разные правила, работающие со входящей или исходящей почтой, могут копировать одно и тоже сообщение в разные папки.
- Обрывы приема почты с POP3 ящиков. Если включена настойка "Оставлять сообщения на сервере", то уже принятые сообщения скачиваются еще раз.
- Импорт сообщений и других элементов Outlook из файлов или объединении нескольких PST-файлов в один. Повторное копирование одних и тех же данных создаст дубликаты.
- Восстановление почты из резервных копий. Резервные копии сообщений дублируются с уже существующими.
- Одновременный запуск нескольких копий Outlook на одном компьютере. При работе в таком режиме могут дублироваться задачи, календари и отправляемые сообщения.
- Работа с одним почтовым ящиком на нескольких устройствах. Сообщения дублируются при приеме, отправке или синхронизации.
- Несколько POP3 ящиков, настроенных на использование одного файла данных PST .
- Использование антивирусных программ с функцией проверки электронной почты. Такие антивирусы могут создавать копии сообщений во время редактирования или после отправки сообщения.
Что нужно сделать, чтобы дубликаты больше не появлялись в Outlook
Прежде чем удалять дубликаты, необходимо выяснить причины, которые привели к их появлению. После устранения этих причин, можно найти и удалить все дубликаты в вашем Outlook.
Вот список для обязательной проверки:
Как найти и удалить дубликаты Outlook
Есть несколько способов найти дубликаты в Outlook. Самый простой – переключить просмотр выбранной папки Outlook в режим таблицы, удалить те элементы, которые вы считаете дубликатами. Такой способ подойдет, если в папке небольшое количество сообщений. Если дубликатов много, то рано или поздно вы ошибетесь и удалите важные данные. А если дубликаты находятся в разных папках, удалить их вручную практически невозможно. Поэтому, если дубликатов много, используйте специальные утилиты для автоматического удаления дубликатов различных элементов Outlook.
Вот несколько автоматических способов поиска и удаления дубликатов:
- Вы можете сразу удалить почтовые дубликаты, запустив утилиту Удаление дубликатов сообщений . Кроме того, для каждого типа дубликатов есть своя отдельная утилита, которая делает это максимально правильно. Например, Удаление дубликатов контактов , Удаление дубликатов событий календаря и другие утилиты для удаления дубликатов элементов Outlook . Найденные дубликаты можно удалить насовсем или переместить в выбранную папку Outlook. При перемещении в папку (например, в "Удаленные"), создается точная исходная структура вложенных папок. Это позволяет просмотреть удаленные дубликаты и вернуть их обратно в свои папки при необходимости. Утилита Объединение папок может сделать это автоматически.
- Вместо удаления дубликатов, их можно пометить категорией или флажком. Как и для удаления, для каждого типа дубликатов есть своя утилита: Поиск дубликатов сообщений , Поиск дубликатов контактов и другие утилиты для поиска дубликатов Outlook. Это гарантирует, что будут отмечены только нужные типы элементов Outlook. Чтобы автоматически убрать флажки или категории с элементов в разных папках Outlook, можно воспользоваться утилитой Категоризация элементов Outlook .
- Если вы просто хотите посмотреть, сколько и где находятся дубликаты Outlook, запустите Отчет по дубликатам элементов Outlook . Помимо основной функции, этот отчет поможет узнать, почему некоторые почти одинаковые сообщения не являются дубликатами. Это могут быть незначительные различия в адресах отправителя и получателей, штамп о проверке антивирусом в конце текста сообщения, разные названия в именах и содержимом вложений и другие незаметные отличия. После просмотра ситуации с дубликатами в ваших папках Outlook, запустите одну из утилит для поиска или удаления дубликатов.
Обратите внимание, что в ваших почтовых ящиках могут дублироваться не только сообщения, контакты, встречи, совещания и другие элементы Outlook. Часто при интенсивной переписке и пересылке сообщений возникают дубликаты вложений, которые не нужны и занимают очень много места. Обязательно ознакомьтесь со статьей о том, как найти и удалить дубликаты вложений Outlook .
Обратите внимание, что на нашем сайте доступно много бесплатных утилит и надстроек для Outlook , уже 154. Все они созданы по запросам наших пользователей. С помощью этих утилит вы можете ускорить работу Outlook, повысить свою эффективность и решить многие возникающие проблемы.
Duplicates Remover for Outlook – это мощная и удобная надстройка для поиска и обработки дублирующихся элементов в папках Microsoft Outlook. Программа работает с контактами , заметками , задачами , журнальными и календарными записями в папках Microsoft Outlook.
Duplicate Remover for Outlook можно использовать для поиска дубликатов как в одной, так и в различных папках. Найденные дубликаты могут быть помечены флагом, удалены, скопированы или перемещены в любую папку по вашему выбору.
Система приоритетов, реализованная в программе, может быть использована при поиске дубликатов в нескольких папках. Используя эту систему, вы можете, например, определить, что один из двух одинаковых элементов хранится в папке «Важные контакты», а другой – в папке «Временные», последний должен быть определен как дубликат и удален (помечен, перемещен).
Duplicates Remover for Outlook полностью совместим с:
- Microsoft Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007, 2003, 2002/XP;
- Microsoft Office 365 с классической версией Outlook;
- Microsoft Windows 10, 8, 7, Vista, 2003, XP.
Возможные действия с дублирующимися элементами
- Пометить флагом (Mark with a flag) - найденные дубликаты будут помечены флажком;
- Переместить флаг (Remove the flag) - флажок будет снят;
- Переместить в папку… (Move to a folder...) - дубликаты будут перемещены в указанную папку;
- Копировать в папку… (Copy to folder...) - найденные дубликаты будут скопированы в отдельную папку;
- Копировать в папку и пометить флагом… (Copy to folder and mark with a flag...) - дубликаты будут скопированы в отдельную папку и помечены флажком в их первоначальном месте нахождения;
- Удалить (переместить в папку «Удаленные») (Delete (move to the Deleted Items folder)) - дубликаты будут перемещены в папку «Удаленные».
- Удалить совсем (Delete permanently) - дубликаты будут удалены навсегда (минуя папку «Удаленные»).
Duplicates Remover for Outlook полностью совместим с Microsoft Exchange Server и может использоваться для обработки элементов в общих папках на сервере. Кроме того, если вы имеете права доступа в папки других пользователей, вы можете обрабатывать сообщения в них так же, как в своих собственных.
Загрузка демонстрационной версии
Вы можете загрузить демоверсию программы Duplicates Remover for Outlook (6853 KB) протестировать её перед покупкой:
Регистрация программы
Если Вы хотите использовать Duplicates Remover for Outlook после окончания 30-дневного демонстрационного периода, то вам необходимо зарегистрировать программу. Вы можете зарегистрировать Duplicates Remover for Outlook через Интернет, выбрав удобный для вас способ оплаты.
Со временем в Outlook может накопиться большое количество лишних элементов, нагружающих интерфейс и память компьютера. Вы можете удалять их по отдельности или стереть все сразу, избавившись от учётной записи или самой программы.
Удаление программы
Удалить программу можно с помощью стандартных средств Windows. Учтите, что для полного удаления Outlook будет необходимо отдельно отключить учётную запись, иначе при повторной установке все данные восстановятся. Отключение учётной записи описано в следующем пункте этой статьи.
- Запустите панель управления компьютером через меню «Пуск».
Открываем панель управления
- Перейдите к разделу «Удаление программ».
Переход к пункту «Удаление программ»
- Отыщите в списке Outlook и кликните по кнопке «Удалить». Дождитесь, пока мастер удаления сотрёт информацию о программе с компьютера.
Нажимаем кнопку «Удалить»
Отключение учётной записи
Отключение учётной записи может пригодиться в двух случаях: когда необходимо создать новый аккаунт в Outlook, сбросив всю информацию о старом, или для полного удаления программы с компьютера. Также отключение учётной записи сбросит некоторые настройки программы, что может исправить возникающие в ней ошибки.
- Закройте Outlook, перед тем как перейти к удалению.
Закрываем Outlook
- Находясь в панели управления компьютером, найдите через поисковую строку пункт, относящийся к почте Outlook, и откройте его.
Открываем раздел Outlook в панели управления
- В развернувшемся окошке кликните по кнопке «Показать», которая находится в блоке «Конфигурация».
Нажимаем кнопку «Показать»
- В ещё одном появившемся окошке выберите учётную запись, которую хотите стереть, и используйте кнопку «Удалить». Готово, сохраните все внесённые изменения и перейдите к настройке новой учётной записи или к удалению программы.
Выбираем учётную запись и нажимаем кнопку «Удалить»
Отключение аккаунта
Отключить один из привязанных к Outlook почтовых ящиков можно в самой программе. Действия будут описаны для программы, выпущенной в 2010 году, и её более новых версий.
- Разверните меню «Файл». В нём находятся все функции по настройке аккаунтов и учётных записей.
Открываем меню «Файл» – «Сведения»
- Не переходя никуда из блока «Сведения», кликните по кнопке «Настройка учётных записей».
Нажимаем кнопку «Настройка учётных записей»
- Во вкладке «Электронная почта» выберите аккаунт, который хотите отключить, и используйте кнопку «Удалить». Готово, почтовый ящик отключён от Outlook.
Выбираем почтовый ящик и нажимаем кнопку «Удалить»
Удаление элементов
Удаление таких элементов в Outlook, как календарь, папка, задача и т. п., осуществляется при помощи контекстного меню, вызываемого правой клавишей мышки. Открыв такое меню, выберите в нём пункт «Удалить» и подтвердите действие.
Кликаем по кнопке «Удалить»
Также удалить элементы можно с помощью клавиши Delete на клавиатуре, предварительно выделив их. Для быстрого выделения всех элементов используйте сочетание Ctrl+A, которое отметит все элементы внутри активного раздела.
Удаление писем и их дубликатов
Любое письмо можно удалить с помощью контекстного меню, выбрав в нём пункт «Удалить». Чтобы стереть все письма внутри активного раздела сразу, выделите их с помощью комбинации клавиш Ctrl+A, а потом нажмите клавишу Delete на клавиатуре. Удалённые сообщения перемещаются в папку «Удалённые».
Выбираем письмо и нажимаем кнпоку «Удалить»
Удалить дубликаты писем, то есть повторяющиеся сообщения, стандартными средствами Outlook нельзя, так как такой функции в программе нет. Придётся воспользоваться сторонним приложением Outlook Duplicate Items Remove. Скачайте его с официального сайта разработчика и установите, предварительно закрыв Outlook. После окончания установки запустите Outlook, в нём появится новая кнопка ODIR, нажмите её. Развернётся окошко, в котором вы должны отметить папки, содержащие дубликаты писем, и нажать кнопку Remove duplicate items. Готово, все дубликаты из выбранной папки стёрты.
Удаляем дубликаты, используя программу Outlook Duplicate Items Remover
Видео: очистка Outlook
Со временем папка может переполниться письмами, самый быстрый способ удалить её содержимое - кликнуть по ней правой клавишей мышки и выбрать пункт «Очистить папку». Этот способ подойдёт для всех папок. Если вы очистите папку «Удалённые», то сообщения и другие элементы, находящиеся в ней, сотрутся окончательно, но некоторое время у вас всё же будет возможность их восстановить, используя функцию «Восстановление удалённых элементов с серверов».
Нажимаем кнопку «Очистить папку»
Дублирование удалённых писем
Ошибка, при которой удалённые письма дублируются в папке «Удалённые», возникает из-за бага, появление которого связано с использованием почты от mail с протоколом IMAP. Чтобы избавиться от него, проверьте, правильно ли внесены настройки IMAP, сравнив их с данными, предоставленными на официальном сайте компании mail. Если информация совпала, а письма по-прежнему дублируются, то удалите почту и добавьте её заново, используя протокол POP.
Восстановление удалённой папки
Восстановление удалённых из программы элементов
Чтобы выйти из общественной переписки, созданной для одновременного общения между несколькими людьми, достаточно перейти к нужной группе и, развернув блок «Участники», нажать кнопку «Отменить подписку». После этого вы будете исключены из группы и перестанете получать письма, рассылаемые пользователям, состоящим в ней.
Нажимаем кнопку «Отменить подписку»
Очищение Outlook позволяет упростить работу с программой. Стёртые элементы можно восстановить из папки «Удалённые» или с сервера. Для сброса параметров используется выход из учётной записи и почтового ящика. При удалении самой программы некоторые упоминания о ней остаются в памяти компьютера, поэтому при повторной установке Outlook их можно будет частично восстановить.
Удалите дубликаты сообщений электронной почты в папках Microsoft Outlook, почтовых ящиках Exchange и Office 365, общих папках Exchange Server. Освободите место в почтовом ящике и удалите мусор, мешающий работе. Избавьтесь от дубликатов быстро и без ошибок. Переместите дубликаты в указанную папку, чтобы иметь возможность вернуть их на свои места, если необходимо.
Три способа удаления дубликатов сообщений:
- Надстройка для Outlook. Удаляет дубликаты сообщений прямо в Outlook. Можно удалить дубликаты среди выделенных сообщений, а также из контекстного меню папок. Для частого использования добавьте утилиту на ленту Outlook и удаляйте дубликаты, нажав одну кнопку.
- Отдельное приложение. Удаляет дубликаты, не запуская Outlook. Позволяет подключать и отключать PST файлы, не создавая новые профили Outlook.
- Командная строка. Удаляет дубликаты электронной почты в скриптах, командных файлах и по расписанию. Удобно использовать при миграциях и переносе электронной почты между компьютерами и серверами.
Удалите дубликаты сообщений...
- Из любых папок Microsoft Outlook, включая папки поиска. Удаляет дубликаты как из одной, так и из нескольких папок сразу. При удалении дубликатов можно использовать любые фильтры Outlook, просто создайте подходящую папку поиска и удалите в ней дубликаты.
- Из файлов данных PST. В отдельном приложении можно подключить дополнительные PST файлы во время выбора папок. Можно удалить дубликаты сообщений по списку PST файлов, используя возможности командной строки.
- Из почтовых ящиков Exchange Server и Office 365. Поддерживается режим кэширования и онлайн режим. Чтобы удалить дубликаты сообщений из почтовых ящиков других пользователей, используйте командную строку или подключите дополнительные почтовые ящики в Outlook.
- Из общих папок Exchange и Office 365. Используя приоритеты папок, можно оставить сообщения в одних папках, и удалить дубликаты их других. Если требуется, удалите дубликаты сообщений насовсем, вместо их перемещения в выбранную папку.
- Из выделенных сообщений или папок. При использовании надстройки, можно удалить дубликаты выделенных сообщений или папок Outlook.
5 веских причин, чтобы удалить дубликаты сообщений Outlook:
- Одинаковые сообщения приводят к хаосу в переписке. Вы не знаете, ответили на сообщение или нет. Если ответить на одно и то же письмо несколько раз, это приведет к серьезным проблемам с клиентами.
- Копии сообщений - это мусор, который засоряет почтовый ящик. В результате, вся почтовая система начинает работать медленнее, ваша производительность падает. Вы тратите больше времени на написание и отправку сообщений. Если почтовый ящик ограничен по размеру, то для освобождения места потребуется хорошо подумать, что именно удалить в первую очередь.
- Большое количество дубликатов в папках замедляет поиск в Outlook. Иногда вам может показаться, что Outlook завис. На самом деле, происходит индексирование больших файлов и почтовых ящиков - дубликаты мешают поиску нужных сообщений электронной почты.
- Дубликаты в общих папках Exchange и Office 365 замедляют рабочий процесс. Одни группы людей видят ответы на сообщения, другие могут их пропустить. В результате, для решения многих задач требуется больше времени, эффективность работы падает.
- При наличии дубликатов, для создания резервных копий надо больше места. В какой-то момент копия почтового ящика перестает помещаться на вашем диске или сетевом ресурсе. При использовании облачных систем хранения это требует постоянных дополнительных затрат, которых можно избежать.
Как определить, что сообщения являются дубликатами?
Ответ на этот вопрос не так очевиден, как может показаться на первый взгляд. Чтобы понять, какие сообщения - дубликаты, а какие - нет, надо сравнить их значимые поля и свойства. Например, вы можете выбрать следующие поля для сравнения: тема, текст, отправитель, получатели и вложения. Если все эти поля будут одинаковыми у нескольких сообщений, можно сделать вывод, что такие сообщения - дубликаты. Обратите внимание, что даты при определении дубликатов используют редко, поскольку дубликатами часто являются несколько одинаковых сообщений, отправленных в разное время.
Поиск дубликатов за определенный период
В случаях, когда вы точно знаете, что дубликаты появились, например, за последние несколько дней, используйте отбор по датам. Удаление дубликатов сообщений за последнюю неделю будет работать гораздо быстрее, чем удаление дубликатов из всего почтового ящика или файла данных. При периодическом удалении дубликатов сообщений из общих папок, достаточно сделать полное удаление дубликатов один раз. В дальнейшем, лучше использовать удаление с ограничением дат, например, только за последний месяц.
Экономьте свое время и не совершайте ошибок!
Удалять дубликаты сообщений Outlook можно вручную, но это тяжелая и трудоемкая работа. Потребуется сравнить много сообщений по нескольким критериям. Возможно, сравнить пару десятков сообщений в одной папке не составит проблем. Но если дубликатов много или они находятся в разных папках, сделать это будет очень сложно. Скорее всего вы что-то пропустите или наоборот, удалите лишнее. Использование нашей программы сэкономит вам время и избавит от ошибок.
Что можно сделать с дубликатами сообщений Outlook?
- Переместить дубликаты в указанную папку. По умолчанию, это папка «Удаленные». Дубликаты сообщений будут перемещены в выбранную папку с сохранением оригинальной структуры. В этом случае, вы можете восстановить удаленные дубликаты Outlook, используя утилиту Объединение папок .
- Удалить дубликаты насовсем. При этом, дубликаты никуда не перемещаются, а просто удаляются. Этот вариант также подойдет, если в вашем хранилище Outlook нет папки «Удаленные». Например, при удалении дубликатов из общих папок. Перед использованием такого режима удаления дубликатов полезно проверить правильность настроек при помощи Отчета по дубликатам элементов Outlook .
- Назначить дубликатам указанные категории Outlook, пометить их флагом или установить срок истечения давности. Для этого используйте утилиту Поиск дубликатов сообщений .
Удаление дубликатов из одной или нескольких папок
Если дубликаты сообщений находятся в разных папках, используйте режим «Искать дубликаты без учета папок». В этом случае утилита сначала ищет дубликаты во всех выбранных папках, а только потом удаляет их. Чтобы оригиналы сообщений оставались на своих местах, настройте приоритеты папок. Например, при использовании правил Outlook/Exchange для сортировки получаемых сообщений по разным папкам, удобно добавить папку «Входящие» в список с низким приоритетом. В этом случае оригиналами будут считаться сообщения, уже перемещенные правилами в выбранные папки, а дубликаты во «Входящих» - удалены.
При поиске дубликатов в нескольких папках сразу, сообщения останутся в одних местах, а дубликаты в других местах будут удалены. Настройте приоритеты папок, чтобы указать, в каких папках следует оставлять сообщения. Можно указать, какие папки имеют высокий приоритет, а какие - низкий. Утилита оставит одинаковые сообщения в тех папках, которые имеют высший приоритет. Если дубликат находится в папке с низшим приоритетом, то будет удален именно он. Если не использовать приоритеты папок, утилита удалит те сообщения, которые созданы недавно, оставив те, что старше.
Удаление дубликатов при миграциях электронной почты
Перенос почтовых ящиков из других почтовых систем или почтовых программ - это сложный процесс, чреватый ошибками и сбоями. В ряде случаев, почтовые ящики пользователей или общие папки переносятся на новую систему вместе с ненужными дубликатами. Для решения подобных проблем, зачастую уникальных для организации, предоставляется возможность удаления дубликатов из командной строки. В параметрах командной строки можно указывать списки почтовых ящиков, общих папок или PST файлов, для которых требуется массовое удаление дубликатов сообщений. Командную строку программы можно использовать в ваших PowerShell скриптах, пакетных файлах и других сценариях.
Эта несложная программа поможет быстро и легко выполнить удаление дубликатов писем Outlook на вашем компьютере или ноутбуке. Многочисленные копии писем захламляют почтовый ящик, поэтому среди них подчас бывает сложно найти нужное письмо. К тому же, существует риск пропустить какое-нибудь важное сообщение. Если почта хранится на компьютере, непомерно разросшийся файл данных Outlook занимает немало места на жестком диске. Таким образом, очевидно, что лишние письма, в том числе дубликаты почты, необходимо регулярно удалять. С этой задачей легко справляется утилита Outlook Duplicate Remover Free. Программа для поиска и удаления дубликатов писем в Microsoft Outlook, которую можно скачать по ссылке, размещенной ниже, будет незаменимым помощником в решении этой проблемы.
Эффективный софт для упорядочивания почты
Этот бесплатный инструмент, выполняющий удаление дубликатов сообщений Outlook, по достоинству оценят те пользователи, которые ведут активную переписку. При переполненном почтовом ящике невозможно получать новые письма, и это порой вызывает очень неприятные последствия. Для освобождения почтового ящика пользователь может вручную выполнить удаление дубликатов Outlook, но это долго и малоэффективно. Для удаления копий сообщений нужно не только просмотреть каждое письмо, но и проанализировать его содержимое. Кроме того, всегда есть риск случайно удалить что-то важное. Исходя из этих соображений, рекомендуется использовать в целях удаления дубликатов писем специальный софт. Положительной стороной автоматического поиска дубликатов Outlook при помощи утилиты Outlook Duplicate Remover Free является не только быстрота поиска и удаления копий в почте, но и безопасность этого процесса. Например, если поиск и удаление дублей писем Outlook ведется по их содержимому, то будут удалены только абсолютно идентичные письма.
Настраиваемость поиска
Как удалить дубликаты писем в Outlook? Одним из достоинств этой программы является ее простота. Работать с Outlook Duplicate Remover Free может даже начинающий пользователь. Кроме того, имеется возможность настроить поиск дубликатов писем в соответствии с потребностями пользователя. Утилита поможет найти и удалить:
- Письма от одного и того же отправителя.
- Письма, отправленные одному и тому же адресату.
- Сообщения с одинаковой темой письма.
- Письма с одинаковым содержимым.
