Информационная технология управления. Использование современных информационных технологий в управлении организации

Информационная технология – 1) это комплекс взаимосвязанных, научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; 2) вычислительная техника и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы.

Информационные технологии в управлении – это комплекс методов переработки разрозненных исходных данных в надёжную и оперативную информацию механизма принятия решений с помощью аппаратных и программных средств с целью достижения оптимальных рыночных параметров объекта управления.

Цель информационной технологии – производство информации для её анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

Инструментами информационных технологий являются: текстовые процессоры; издательские системы; электронные таблицы; системы управления базами данных; электронные календари; информационные системы функционального назначения (финансовые, бухгалтерские, маркетинговые и т. д.) и другие инструменты.

В литературе, рассматривающей процессы информатизации различных сфер деятельности, широко раскрывается классификация видов информационных технологий.

Основные виды информационных технологий в управлении представлены на рис. 1.1.

Рисунок 1.1 - Виды информационных технологий, применяемых в управлении организацией

Информационные технологии обработки данных применяются для решения хорошо структурированных задач на уровне исполнительской деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации постоянно повторяющихся операций управленческого труда.

Информационные технологии управления используются для информационного обслуживания всех работников организации, связанных с принятием управленческих решений.

Информационные технологии автоматизированного офиса дополняют существующую систему связи персонала предприятия средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Информационные технологии поддержки принятия решений предназначены для выработки управленческих решений, позволяют автоматизировать процесс принятия решений и выбор альтернативы.

Информационные технологии экспертных систем дают возможность менеджерам получать консультации по проблемам, о которых в этих системах накоплена информация.

Для выработки эффективных управляющих воздействий в организациях требуется создание соответствующих алгоритмов управления и переработка значительных объёмов разнообразной информации. Для того чтобы снизить или полностью исключить степень участия человека в осуществлении той или иной функции управления, требуется создание автоматизированной системы управления.

Автоматизированная система управления – это комплекс действий и мероприятий технического, организационного и экономического характера, предназначенный для получения результатной информации, необходимой для информационного обслуживания специалистов и оптимизации процесса управления в различных сферах деятельности организации. Она состоит из нескольких составляющих:

аппарата управления;

технико-экономической информации;

методов и средств обработки этой информации.

При едином использовании вышеуказанных элементов в информационном процессе образуется автоматизированная информационная технология управления .

Структура этой технологии состоит из следующих процедур:

сбора и регистрации данных (происходит при выполнении различных хозяйственных и управленческих операций);

передачи информации (осуществляется различными способами с помощью средств коммуникаций);

машинного кодирования (формирование информации в электронном виде путем ввода первичной информации и её обработки);

обработки информации (производится с помощью различных программных средств, в итоге формируются результатные сводки, которые отображаются на экране или бумаге);

хранения и накопления информации (осуществляется в информационных базах (банках данных) на машинных носителях в виде информационных массивов);

поиска информации (т. е. выбор нужных данных; выполняется автоматически с помощью программных средств на основе запроса, составленного пользователем);

принятия решения (осуществляется специалистом на основе тщательного анализа результатной информации).

Обязательными элементами обеспечения автоматизированной информационной технологии управления являются:

– информационное обеспечение (совокупность проектных решений по объёмам, размещению, формам организации информации);

– техническое обеспечение (включает комплекс используемых технических средств, методические и руководящие материалы, техническую документацию и обслуживающий персонал);

– программное обеспечение (включает общесистемные и специальные программы, инструктивно-методические материалы по применению средств программного обеспечения и обслуживающий персонал);

– математическое обеспечение (совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации, используемых при решении функциональных задач);

– лингвистическое обеспечение (совокупность языковых средств для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных единиц в ходе общения персонала со средствами вычислительной техники);

– организационное обеспечение (комплекс документов, регламентирующих деятельность персонала автоматизированной информационной технологии управления в условиях функционирования автоматизированной системы управления);

– правовое обеспечение (совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения при её создании);

– эргономическое обеспечение (совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования автоматизированных информационных технологий для создания оптимальных условий высокоэффективной и безошибочной деятельности персонала в ней и её быстрейшего освоения).

Автоматизированная информационная технология и автоматизированная система управления позволяют реализовать решение функциональных задач управления, составляющих функциональную часть деятельности организации как системы. Состав, порядок и принципы взаимодействия функциональных подсистем, задач и их комплексов устанавливаются с учётом цели функционирования организации.

Таким образом, применение информационных технологий значительно повышает эффективность систем управления. В настоящее время наблюдается увеличение производительности компьютерной техники, развитие средств связи и телекоммуникационных сетей, совершенствуется комплексная система автоматизированного управления организацией.

Информационные технологии в управлении организацией.

1. Основные тенденции развития ИТУ.

"Управление" применяется во всех сферах человеческой деятельности:

в технике (управление машинами, техническими процессами);

в производственно-хозяйственной деятельности (управление производственными процессами).

Целью "Управления" является повышение эффективности функционирова­ния подразделений, предприятий, организаций.

В связи с экономической конъюнктурой "Управление" должно основывать­ся на современных информационных технологиях.

Понятие "информационные технологии" можно определить как совокуп­ность программно-аппаратных средств и систем, обеспечивающих комплексное и эффективное решение разнородных задач.

Информационные технологии управления - это методы и способы взаи­модействия управляющей и управляемой подсистем производст­ва на основе использования современного инструментария.

Современный инструментарий для управления единым информационным полем во всём жизненном цикле существования организации состоит из:

электронно-вычислительные машины,

системы коммуникаций и вычислительных систем,

банки данных и знаний,

программно-информационные средства,

экономико-математические методы и модели,

экспертные системы.

Сегодня положение дел в рассматриваемой области характеризуется крайней неопределенностью. Во-первых, это связано с непрерывным увеличением объема технологических предложений, требующих высоких инвестиций, и соответственно с усилением зависимости от внешних услуг (например, от поставщиков программного обеспечения). Внутрифирменные ассигнования на нужды ИТ растут опережающими темпами по сравнению с другими затратами предприятия. При этом высший менеджмент мало осведомлен об общих расходах в сфере ИТ. Так, компетентные решения фирменного руководства охватывают примерно лишь 5% соответствующих затрат.

Во-вторых, изменяется роль ИТ в хозяйственной деятельности многих предприятий. При выполнении внутрифирменных процессов функция ИТ перестала быть вспомогательной, превратившись в важнейшую составную часть продукта или производственных мощностей. Хозяйственные риски в настоящее время во многом определяются рисками в данной сфере. Реализация же современных высокопроизводительных организационных проектов (например, "виртуальных организаций" без жесткой привязки производственных участков к определенному месту), требует полного использования потенциала ИТ с помощью телекоммуникационных средств.

Не способствует стабилизации быстрый рост издержек в сфере ИТ. Чтобы контролировать их увеличение и добиться большей гибкости в решении информационно-технологических проблем, многие предприятия идут в основном двумя путями. Первый заключается в том, что фирма создает внутрифирменный информационно-технологический участок, который предлагает услуги и внефирменному рынку, доказывая тем самым возможность рентабельного использования своих мощностей.

Чаще предприятия выбирают другой путь, когда большая часть собственного информационно-технологического персонала переводится в распоряжение вновь создаваемых дочерних компаний или совместных со специализированными информационно-технологическими партнерами предприятий, также самостоятельно выступающих на рынке. На материнском предприятии остается небольшая группа сотрудников, на которую возлагаются функции информационного менеджмента.

Высший менеджмент начинает осознавать, какое важное воздействие оказывают информационно-технологические решения на сам хозяйственный процесс и культуру предприятия. Поэтому он чувствует себя все более ущемленным в том плане, что вынужден делегировать соответствующие вопросы внутрифирменным подразделениям или внешним организациям. К тому же первый опыт работы внефирменных информационно-технологических служб не дает особых поводов для оптимизма относительно эффективности решения указанных проблем. В этой связи возникают следующие ключевые вопросы:

каково отношение ведущего персонала к ИТ, какие последствия вытекают из более эффективной ее организации и использования в производстве новых товаров и услуг;

что должно знать высшее руководство фирмы в области ИТ, чтобы принимать компетентные решения, в частности в отношении инвестиций;

в какой мере допустимо делегирование функций в сфере ИТ;

какова должна быть роль высшего менеджмента в управлении информационно-технологическим потенциалом.

Можно выделить шесть заинтересованных групп, от которых зависит принятие решений в сфере ИТ:

высшее руководство, которое должно управлять ИТ как стратегическим потенциалом предприятия;

специалисты, занимающиеся поиском системных решений для оптимизации специальных функциональных задач;

менеджеры отдельных хозяйственных подразделений, которые должны использовать ИТ в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;

менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета, если таковые предусмотрены организационной структурой предприятия:

поставщики ИТ, которые должны предлагать услуги в строгом соответствии с проблемными установками своих потребителей;

собственное информационно-технологическое подразделение.

На многих предприятиях подобные группы интересов не получают признания. Высшее руководящее звено часто делегирует соответствующие функции группе руководителей, следя за выполнением нескольких заданных показателей. Сознательный отказ высшего менеджмента от своих обязанностей приводит к принятию малокомпетентных решений, постановке нереальных плановых задач. Отсутствует также должная мотивация в этой сфере.

В связи с ростом значения ИТ в обеспечении успеха фирмы подобная политика неприемлема. Общефирменное руководство должно в настоящее время найти ответы на следующие два вопроса.

Во-первых, нужно точно определить, какой вклад должна внести ИТ в процесс производства товаров и услуг. Внимания здесь заслуживают главным образом три аспекта: 1) ИТ как функция обеспечения производственного процесса, например в области коммуникаций или автоматизации производства, а также при генерации и передаче управленческих знаний и информации для управления хозяйственными операциями;

2) ИТ как интегральная составная часть продукта;

3) ИТ как организационный инструмент для создания виртуальных форм предприятия.

Во-вторых, кто должен выполнять перечисленные и другие функции. На первый план выдвигается вопрос о координационном механизме для отдельных видов информационно-технологических услуг. Решение может быть найдено в использовании указанных выше специализированных внутрифирменных подразделений и внефирменных филиалов. Возможно и промежуточное решение в виде создания стратегических альянсов между собственным подразделением и внешними партнерами. В двух последних случаях предприятие теряет прямой контроль над своим информационно-технологическим потенциалом. Следует отметить, что подобные услуги могут быть эффективны только при тесном сотрудничестве с их поставщиками. Общефирменный менеджмент должен искать пути устранения или компенсации слабых мест в своей работе.

1.3. Функциональные изменения в сфере использования ИТ

Рассмотренные изменения требований к группам интересов в сфере ИТ обусловлены динамикой развития предприятий и внешней среды. Основные аспекты этого развития и их влияние на роль ИТ в управлении предприятием состоят в следующем.

Децентрализация и рост информационных потребностей

Ориентация на максимальное сближение с клиентом потребовала от предприятий перехода к горизонтальным, децентрализованным структурам. Принятие решений в условиях децентрализации привело к резкому росту потребностей в информации относительно процесса производства товаров и услуг. Возникла необходимость в более подробном ознакомлении третьей стороны с состоянием дел в соответствующих хозяйственных областях. В новой обстановке обеспечение информацией по всем направлениям должно функционировать безупречно.

Использование ИТ призвано нивелировать организационную сложность предприятия. Ранее это достигалось благодаря возложению на компьютеры сложных вычислений и обработки документации в очень больших объемах. Сейчас речь идет о том, чтобы непрерывно усложняющиеся горизонтальные и вертикальные модели взаимосвязей (структуры которых в свою очередь постоянно меняются) совершенствовались с помощью новой коммуникационной технологии.

Ранее на предприятиях устанавливались мощные обрабатывающие системы, готовившие огромное количество цифровых отчетов, на базе которых в последующем осуществлялось управление хозяйственной деятельностью. Сейчас вопрос стоит о том, чтобы разработать такую технологию, с помощью которой можно было бы постоянно держать в курсе событий менеджеров и их партнеров, принимающих решения в условиях децентрализации. Новые информационно-технологические системы должны обеспечивать не какую-то абстрактную хозяйственную систему, а конкретных партнеров, которые в разнообразных формах участвуют в хозяйственном процессе.

От обработки данных через информационные системы к управлению знаниями

Уже давно отпала необходимость рассматривать ИТ как средство обработки данных. С помощью этой технологии из данных надо извлекать информацию для нужд пользователя, а возникающая в этой связи проблема "информационных перегрузок" требует массивных средств отбора, дальнейшей обработки и обновления информации. При этом следует продумать вопрос о коммерчески выгодных интерфейсах и сжатии внутрифирменной и внешней информации, а также о трансфере совместно используемых знаний между организационными подразделениями и партнерами по кооперации.

Быстрое развитие сетей локальных систем с сверхрегиональной и даже интернациональной структурой приводит к отказу от классических рабочих полей информатики и широкому привлечению средств телекоммуникаций. Организационно это ведет к ликвидации границ предприятия. Все труднее становится определить, где оно начинается и где кончается. Создание и эксплуатация соответствующей коммуникационной структуры для подобных "виртуальных предприятий" относятся к задачам информационного менеджмента, так же как и классическая функция обеспечения производственного процесса или разработки товаров и услуг на базе ИТ. Дело при этом состоит не только в обработке информации, но и рациональном распределении знаний .

Кроме того, организация должны учитывать на профессиональном уровне все новые и важные для ИТ аспекты. Примером может служить вопрос о технологическом и хозяйственном значении системы "Интернет". Именно на информационно-технологической службе лежит ответственность за создание здесь платформы, на которой станет возможной квалифицированная психологическая подготовка персонала, включая общефирменный менеджмент.

Интеграция децентрализованных систем

Сейчас информация на предприятиях обрабатывается в рамках самых разнообразных систем. Обеспечение их широкой доступности для всех сотрудников (а также внешних партнеров) и облегчение тем самым принятия творческих решений может стать критически важным фактором успеха для многих предприятий. Вместе с тем объединение по вертикали и горизонтали информационно-технологических систем, возникших в условиях децентрализации, кажется почти невозможным. Во всяком случае в классических областях ИТ опыт на этот счет отсутствует. Тем не менее интеграция должна произойти.

Постановка подобной цели необходима высшему менеджменту для управления изменениями. Организационным рычагом в ее достижении могут стать виртуальные, сверхотраслевые предпринимательские интеграционные группы. Возможно, такие группы смогут даже управлять функцией ИТ. Целью в этом случае мог бы стать интеграционный подход к взаимосвязанным технологическим, социальным, функциональным и хозяйственным процессам.

Будущие зависимости

1. Информационные системы и информационные технологии в управлении качеством

   Контрольная работа >> Информатика, программирование

   Информационные системы и информационные технологии в управлении качеством Информационные системы в управлении качеством НОП. Известно, что... многолетнего опыта западной корпоративной культуры управления и организации бизнеса. Без глубокого реформирования...

2. Информационные технологии в управлении , их сущность и характеристика

   Курсовая работа >> Менеджмент

   3 1. Информационные технологии и информационные системы……………… 4 2. Взаимосвязь организаций и информационных систем…………………….8 3. Виды информационных систем в организации …………………………… 11 4. Роли менеджеров и информационные системы в управлении ……….… . 21 ...

3. Информационное обеспечение системы управления организации на примере ИФНС г. Магнитогорска по

   Кодекс >> Менеджмент

   Сети Интернет. 1.3 Совершенствование информационного обеспечения управления организацией При развитии информационной технологии проявляются пять современных взаимосвязанных...

Государственный Университет -

Высшая Школа Экономики

Факультет Менеджмента

Кафедра Информационных Технологий

КУРСОВАЯ РАБОТА

На тему: Информационные системы в управлении преприятием.

Студент группы №410

Шибагутдинов Илья Евгеньевич

менеджмент, дневное отделение

Научный руководитель:

Наумова Нина Леонидовна

Москва, 2002

Введение………………………………………………………………….3

1. Введение в информационные технологии управления предприятием………………………………………………………...6

1.1. практика выдвигает новые требования……………………6

1.2. Взаимоотношения в сфере ИТ………………………………..7

1.3. Функциональные изменения в сфере использования ИТ…8

2. Системы автоматизации управления предприятием…………..13

2.1. Системы начального уровня…………………………..……..13

2.2. Системы среднего уровня…………………………….………13

2.3. Системы высшего уровня…………………………….………14

3. Выбор, внедрение и эксплуатация системы………………..…...15

3.1. Проблемы выбора информационной системы……….…..15

3.1.1. требования к информационной системе….…..15

3.1.2. проблемы выбора……………………………….…..17

3.2. Критерии выбора…………………………………………..…..18.

3.2.1. Функциональные возможности…………….…...18

3.2.2. Совокупная стоимость владения………….……18

3.2.3. Перспективы развития системы………….……19

3.2.4. Технические характеристики……………….…...19

3.2.5. Минимизация рисков………………………….……19

3.3. Методы внедрения системы . …………………………….…..20

4. Краткий обзор существующих систем…………………………....23

4.1. R /3…………………………………………………………………..23

4.2. ORACLE …………………………………………………………...23

4.3. BAAN IV …………………………………………………………...24

4.4. БОСС……………………………………………………………....24

Заключение…………………………………………………...…………26

Список использованной литературы………………………………...27

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы: главным направлением перестройки менеджмента и его радикального усовершенствования, приспособления к современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Средства и методы прикладной информатики используются в менеджменте и маркетинге. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации. Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использования компаниями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного их развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства и сбыта.

В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация. Но то, что действительно, скажем, для строго формализованного производственного процесса, отнюдь не столь очевидно для такой изящной сферы, как управление. Трудности, возникающие при решении задачи автоматизированной поддержки управленческого труда, связаны с его спецификой. Управленческий труд отличается сложностью и многообразием, наличием большого числа форм и видов, многосторонними связями с различными явлениями и процессами. Это, прежде всего, труд творческий и интеллектуальный. На первый взгляд, большая его часть вообще не поддается какой-либо формализации. Поэтому автоматизация управленческой деятельности изначально связывалась только с автоматизацией некоторых вспомогательных, рутинных операций. Но бурное развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической платформы и появление принципиально новых классов программных продуктов привело в наши дни к изменению подходов к автоматизации управления производством.

Термины, используемые в работе:

Управленческая деятельность - это совокупность действий руководства предприятия и других сотрудников аппарата управления по отношению к объекту управления - трудовому коллективу или производственной системе. Эти действия заключаются в выработке некоторого управленческого решения, являющегося по сути продуктом управленческого труда, и доведении этого решения до исполнителей с последующим выяснением результатов его выполнения.

Согласно определению, принятому ЮНЕСКО, информационная технология (далее ИТ) - это комплекс взаимосвязанных, научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы. Сами информационные технологии требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники.

По мнению американского специалиста в области управ­ления Г. Поппеля, под информационными технологиями (ИТ) следует понимать использование вычислительной тех­ники и систем связи для создания, сбора, передачи, хране­ния, обработки информации для всех сфер общественной жизни.

Информационная система управления - это система информацион­ного обслуживания работников управленческих служб. Таким образом, она выпол­няет технологические функции по накоплению, хранению, пе­редаче и обработке информации. Она складывается, формирует­ся и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой на кон­кретном экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.

Цели исследования:

· Выделить проблемы, возникающие при введении информационной системы в действие.

· Осуществить обзор существующих систем на предмет соответствия выдвигаемым компаниями требованиям.

Задачи исследования:

· исследовать внутрифирменные проблемы при использовании ИСУ;

· определить стратегию внедрения ИС на предприятиях.

В начале работы я ознакомлю Вас с информационными технологиями вообще, проведу небольшую классификацию информационных систем, определю возникающие при внедрении в организацию проблемы и проведу краткий обзор уже существующих систем.

1. Введение в информационные технологии управления предприятием.

1.1. Практика выдвигает новые требования.

Сегодня положение дел в рассматриваемой области характеризуется крайней неопределенностью. Во-первых, это связано с непрерывным увеличением объема технологических предложений, требующих высоких инвестиций, и соответственно с усилением зависимости от внешних услуг (например, от поставщиков программного обеспечения). Внутрифирменные ассигнования на нужды ИТ растут опережающими темпами по сравнению с другими затратами предприятия. При этом высший менеджмент мало осведомлен об общих расходах в сфере ИТ. Так, компетентные решения фирменного руководства охватывают примерно лишь 5% соответствующих затрат.

Во-вторых, изменяется роль ИТ в хозяйственной деятельности многих предприятий. При выполнении внутрифирменных процессов функция ИТ перестала быть вспомогательной, превратившись в важнейшую составную часть продукта или производственных мощностей. Хозяйственные риски в настоящее время во многом определяются рисками в данной сфере. Реализация же современных высокопроизводительных организационных проектов (например, "виртуальных организаций" без жесткой привязки производственных участков к определенному месту), требует полного использования потенциала ИТ с помощью телекоммуникационных средств.

Не способствует стабилизации быстрый рост издержек в сфере ИТ. Чтобы контролировать их увеличение и добиться большей гибкости в решении информационно-технологических проблем, многие предприятия идут в основном двумя путями. Первый заключается в том, что фирма создает внутрифирменный информационно-технологический участок, который предлагает услуги и внефирменному рынку, доказывая тем самым возможность рентабельного использования своих мощностей.

Чаще предприятия выбирают другой путь, когда большая часть собственного информационно-технологического персонала переводится в распоряжение вновь создаваемых дочерних компаний или совместных со специализированными информационно-технологическими партнерами предприятий, также самостоятельно выступающих на рынке. На материнском предприятии остается небольшая группа сотрудников, на которую возлагаются функции информационного менеджмента.

http://www.magisterjournal.ru/docs/VM54_2.pdf - статья Р.А. Волковой

К ВОПРОСУ ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

В УПРАВЛЕНИИ ПРЕДПРИЯТИЕМ

Статья посвящена вопросам использования информационных технологий в управлении предприятием. Разносторонне раскрыто понятие «информационных технологий». В работе представлены сравнительные характеристики используемых информационных технологий. Рассмотрены показатели экономической эффекти-вности использования информационных технологий.

Ключевые слова: информация, информационные технологии, управление, характеристики.

В условиях современного развития мировой экономической системы все большее значение приобретает информационное обеспечение процесса управления, которое является важным для принятия обоснованных управленческих решений. Информация всегда играла чрезвычайно важную роль в жизни общества, и сегодня выступает как один из ключевых ресурсов, значение которого не меньше, чем значение материальных и финансовых. В отличие от других ресурсов, информационные ресурсы могут использоваться многократно как индивидуальными, так и коллективными пользователями.

Экономическая сущность информации заключается в том, что это знания и сведения, предназначенные для снижения неопределенности управления и предотвращения убытков (или роста прибыли).

Информационное обеспечение управления – это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу.

Перед управляющим органом обычно ставятся задачи получения информации, ее переработки, а также генерирования и передачи новой производной информации в виде управляющих воздействий. Такие воздействия осуществляются в оперативном и стратегических аспектах и основываются на ранее полученных данных, от достоверности и полноты которых во многом зависит успешное решение многих задач управления.

Компетентность руководителя зависит от владения достаточным количеством информации о быстро меняющейся ситуации и умения ею воспользоваться. А для удовлетворения информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления предприятием в настоящее время необходимо использовать информационные технологии.

Для комплексного определения понятия «информационные технологии в управлении» считаем необходимым рассмотреть понятие «технология», которое является неоднозначным, и на сегодняшний день существует множество определений данного термина. Например, М. Кранцберг и К. Перселл считают, что практическая сторона технологии содержит в себе организацию и цель трудовой деятельности.

По мнению Дж. Гэлбрэйта, «технология» означает систематизированное применение научного или иначе организованного знания для решения практических задач.

Х. Брукс считает, что технология есть использование научного знания для определения путей выполнения дел способом репродуцирования. Э. Янч понимает под технологией в самом широком смысле слова все области целенаправленного практического использования физических наук, наук об обществе и наук о поведении. Таким образом, сущность технологии сводится к способам, процессам, методам многократного получения конечного результата – конкретной продукции деятельности.

Существуют следующие подходы к пониманию сущности информационных технологий, которые представлены в таблице 1.

Таблица 1

В даны следующие определения: информационные технологии – это процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления этих процессов и методов.

В данной статье авторы используют следующее определение информационных технологий. Информационные технологии – это совокупность методов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение и транспортировку информации по кадрам с целью снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышения их эффективности, надежности и оперативности.

Информационные технологии и системы – прежде всего инструмент управления. Предоставляемые посредством информационных технологий сведения позволяют осуществить концентрацию ресурсов в нужное время и нужном месте для решения главных задач. Данная тема является актуальной, потому что использование информационных технологий дают возможность рационально управлять всеми видами ресурсов предприятия и повышают эффективность управления бизнес-процессами.

Информационные технологии (ИТ) на предприятиях существуют в виде разнообразных информационных систем и информационных комплексов, которые исторически группируются по областям создания конкурентных преимуществ (табл. 2)

Таблица 2

Характеристика информационных технологий

Современный мир меняется с невиданной ранее скоростью. Новые методы и подходы возникают здесь и там. Они базируются как на неизвестных ранее технологиях, так и на социальных механизмах взаимодействия. Или же на их комбинировании, одним из примеров которых являются информационные технологии управления.

Общая информация

Первоначально, давайте разберемся с целями. управления создаются для того, чтобы удовлетворять потребности в данных всех без исключения работников фирмы, которые занимаются принятием решений. Особенно хорош тот факт, что она может использоваться на любом уровне. Использование информационных технологий в системе предприятия или организации позволяет структурировать решаемые задачи и увеличить общую эффективность работы. Они идеально подходят для удовлетворения потребностей в данных сотрудников разных отдельных подразделений и могут быть использованы на всех уровнях управления фирмы. Имеющаяся информация предоставляет сведения о прошлом и текущем положении дел, а также позволяет строить прогнозы на будущее. Данные представлены в виде специальных или регулярных ответов. Чтобы принимать успешные решения, они должны иметь агрегированную форму, которая позволяет просматривать тенденцию их изменения, причины возникающих отклонений, а также возможные решения. Приоритетным является решение таких задач:

1. Оценка планов относительно состояния объекта управления.
2. Рассмотрение отклонений от желательного состояния.
3. Выявление причин для возникших проблем.
4. Анализ доступных решений/действий.

Об отчетности

Применение информационных технологий в управлении позволяет получать данные о результатах деятельности, а также о текущем положении. Они представлены в таком виде:

1. Регулярные отчеты. Формируются согласно установленном графику, который определяется время их создания, а также внесенные данные. В качестве примера можно привести информацию о месячных продажах компании.
2. Специальные отчеты. Формируются по запросам уполномоченных лиц (например, директора) или в случаях, когда в компании произошло не предвиденное событие.

Они могут принимать форму сравнительных, суммирующих и чрезвычайных отчетов. Их различие заключается в следующем:

1. Сравнительные отчеты. Содержат в себе данные, что получены из разных источников или классифицируются по не совпадающим признакам. Используются, как можно догадаться из названия, для сравнения.
2. Суммирующие отчеты. Они содержат в себе данные, что объединяются в определенные группы. Как правило, они отсортированы и позволяют узнать промежуточные и окончательные итоги.
3. Чрезвычайные отчеты. В них имеются данные исключительного характера.

В каких случаях использование отчетности является наиболее эффективным? Наилучший результат был показан во время реализации управления отклонений. Данный подход подразумевает концентрацию внимания на всех отличиях в хозяйственной деятельности предприятия от заранее установленных определенных стандартов.

Как она строится?

Важную роль играют основные компоненты, из которых и сформированы основные информационные технологии управления. Обобщенно они являются такими:

1. Входная информация. Она поступает из различных систем, которые формируют операционный уровень.
2. Базы данных. Сюда передается входная информация. Она структурируется и готовится к использованию
3. Содержимое базы данных посредством нужного программного обеспечения преобразуется в необходимые отчеты, которые поступают к ответственным специалистам, задействованным в принятии решений в рамках организации. Для их обозначения используется понятие «выходная информация».

В рамках рассматриваемой темы для нас наибольший интерес представляют базы данных. Из чего они формируются? В качестве основных компонентов рассматриваются:

1. Данные, что накапливаются, как результат оценки осуществляемых организацией операций.
2. Планы, стандарты, бюджеты и иные нормативные документы, посредством которых обозначается планируемое состояние управляемого объекта (организации или ее отдельного подразделения).

Посредством этих основных компонентов и осуществляется автоматизация офиса. Развитие информационных технологий позволяет создавать все более совершенные и лучшие наработки, которые выводят эффективность на новый уровень. В качестве примера можно привести бухгалтерское дело. То, что еще двадцать лет назад требовало работы пяти-шести человек, сейчас выполняется одним. Это стало возможно благодаря автоматическому выполнению целого ряда операций. Во многих случаях человек нужен только для того, чтобы вводить данные. Благодаря этому современные информационные технологии смогли существенно облегчить рабочие процессы. Но как это выглядит на практике?

Об автоматизации

Развитие информационных технологий затронуло делопроизводство, управление, контроль, ввод, поиск и обновление информации, создание отчетов, составление расписаний, обмен данными между разными отделами, структурными подразделениями и даже целыми предприятиями. В качестве примера можно привести ряд типовых процедур, представить которые на современном предприятии без автоматизации весьма сложно:

1. Обработка входящей/исходящей информации (чтение и подготовка ответов на письма, написание циркуляров, отчетов и иной документации, работа с рисунками и диаграммами).
2. Сбор с последующим анализом данных (результаты деятельности за определенное время разных подразделений, выделение чего-то по конкретным критериям выбора).
3. Сохранение всей необходимой поступившей информации, обеспечение быстрого доступа к ней и инструментария поиска нужных данных.

Для достижения этих целей нужно выполнить целый ряд условий:

1. Необходимо скоординировать работу между исполнителями.
2. Следует по возможности оптимизировать документооборот.
3. Предоставить инструменты взаимодействия для подразделений в рамках организации (или различных структур в объединении).

Современные информационные технологии привлекают возможностью поддержки внутренней связи, а также коммуницировать с внешним миром. При этом вопрос организации и поддержки процессов на базе компьютерной сети играет первостепенную роль. Дополнительно можно привлекать и иные современные средства для передачи и обработки информации (например, телефоны).

Об использовании

Компьютерные и информационные технологии в управлении играют значительную роль в жизни руководителей, специалистов, секретарей и конторских служащих. Говоря об их использовании, необходимо отметить их привлекательность в случае нужды что-то быстро решать в группе. А ведь от скорости и правильности выбора зависит экономическое процветание. Одно дело, когда нужно принимать решение, не имея возможности проконсультироваться у компетентных специалистов и разбирающихся людей, и совсем другое, когда можно получить посильную помощь от них. Основоположную роль при этом играет программное обеспечение. На данный момент широко используется несколько десятков различных решений, начиная от средств учета для бухгалтеров и заканчивая разработками для управления всей организационной структуры. Весь программно-аппаратный комплекс, нацеленный на выполнение описанных задач называется электронным офисом. Что в него входит? Если говорить об то это:

1. Одна (несколько) электронно-вычислительных машин, которые, возможно, объединены в сеть.
2. Печатающие средства.
3. Модем (если необходимо обеспечить подключение к глобальной сети или территориально удаленной электронно-вычислительной машине).
4. Средства копирования документов.
5. Сканеры.
6. Стримеры.

Из программных продуктов следует упомянуть о:

• текстовом редакторе;
• электронной таблице;
• системе управления базами данных;
• программе для анализа;
• графическом редакторе;
• программе презентации;
• средствах обслуживания факс-модема;
• программе перевода.

Это все может идти как по отдельности, так и в рамках интегрированного пакета. О последнем давайте поговорим более детально.

Об интегрированном пакете

Почему только о нем? Дело в том, что отдельных программ существует великое множество. Поэтому о них хватит и обобщающих слов, и простого перечисления. С интегрированными пакетами дела обстоят значительно интересней. Дело в том, что в них входят взаимодействующие меж собой программные продукты. Если говорить про использование информационных технологий, то в первую очередь внимание следует уделить текстовому редактору, электронной таблице и системе управления базой данных. Но главной отличительной чертой программ, что входят в один пакет, является наличие общего интерфейса пользователя, что позволяет применять те же/похожие приемы работы с разными продуктами. Взаимодействие идет на уровне документов. То есть, если мы создали в одном приложении файл, то его можно вставить в другое из того же пакета, изменив при необходимости. Общность интерфейса позволяет уменьшить траты на обучение людей. Еще одно преимущество интегрированных пакетов заключается в том, что целый комплект стоит значительно ниже, нежели покупка программ по отдельности. В качестве примера можно привести довольно широко известный "Майкрософт офис". Если говорить про информационные технологии в государственном управлении, то этот пакет встречается повсеместно. Для большинства, правда, он ограничивается текстовым редактором и инструментом для работы с таблицами. Но это не все его применение. Ведь он предлагает значительный инструментарий для управления проектами, базами данных, презентации и много чего другого.

О базах данных

Они используются для концентрации в себе данных обо всех необходимых процессах и подсистемах организации, а также предоставляют технологию их обработки на оперативном уровне. Информация может поступать как из внутренних, так и внешних источников. При этом специалисты должны уметь выполнять основных технологические операции по работе с данными. Рассмотрим небольшой пример. Допустим, у нас есть база данных, куда поступают сведения об ежедневных продажах, что передаются торговыми агентами предприятия на сервер, или что у нас собирается информация о еженедельных поставках сырья. Не важно. Как еще один вариант - по электронной почте получаются данные о курсе валют, котировках ценных бумаг - что понравиться. После того, как информация занесена в базу данных, она передается компьютерным приложениям. Это может быть текстовый или табличный процессов, или любая прочая программа, с которой ведется работа. Передача может быть запущена вручную или настроена на автоматический режим. Полученная информация используется для обработки, анализа, передачи, хранения или тиражирования. Все зависит от преследуемых целей.

Что есть еще?

Информационные технологии в управлении предприятием не исчерпываются одной базой данных. Кроме них используется:

1. Электронная почта.
2. Аудиопочта.
3. Телеконференции. Использование компьютеров.
4. Электронный календарь.
5. Аудио- и видеоконференции.
6. Видеотекст.
7. Факсимильная связь.
8. Хранение документов.

Начнем с электронной почты. Этот инструмент базируется на сетевом использовании компьютеров. Он предоставляет возможность отправлять, получать и хранить сообщения. Но здесь предусмотрена исключительно однонаправленная связь. Чтобы сделать ее двусторонней нужно многократно принимать и посылать сообщения. Этот инструмент зависимо от вложенных в него функций может предлагать различные возможности. Так, один почтовый клиент может передавать текстовые, звуковые и изобразительные файлы, а другой - исключительно слова. При использовании электронной почты можно создать свою собственную или воспользоваться предложениями специальных организаций. В любом случае это требует денег. Следующая информационная технология - это аудиопочта. Она используется для передачи сообщений голосом. В качестве примера можно привести принцип работы автоответчика, который записывает все, что сказал позвонивший. Но в данном случае все же в основном используется телефон, поскольку он является идеальным устройством для преобразования аудиосигналов в цифровой код. К тому же, он может провести этот процесс и в обратном направлении. Часты случаи и использования для этих целей компьютеров. Можно использовать аудиопочту и для группового решения проблем. В качестве примера можно привести случай, когда указывается список лиц, что должны получить данное сообщение. И система будет передавать им его. Главное преимущество по сравнению с первым вариантом - не нужно использовать клавиатуру.

Электронный календарь и конференции

Это в значительной мере недооцененный инструменты, которые существенно облегчают управление персоналом. В первую очередь поговорим про электронный календарь. Это удобный инструмент, который позволяет хранить и манипулировать рабочим расписанием сотрудников организаций. Управление персоналом благодаря ему значительно облегчается, ведь ответственное лицо может назначать людей на смены, устанавливать время встреч или иных мероприятий. И при этом сотрудникам не обязательно идти куда-то и что-то у кого-то спрашивать. Достаточно просто зайти электронный календарь. Следует отметить, что существует большое количество подобных инструментариев, многие их которых могут похвастаться значительным функционалом. Так, может в автоматическом режиме согласовываться время с уже установленным расписанием и много чего другого.

Теперь давайте о конференциях. Всего их выделяют три вида. Обобщенно они называются «телеконференции». Хотя на практике разделение более существенное. Итак, выделяют компьютерные, аудио- и видеоконференции. Каждая из них имеет свои особенности. Кстати, так уж сложилось, что когда говорят об телеконференциях, то обычно подразумевают работу через компьютер. Ее мы и рассмотрим в первую очередь. Компьютерные конференции предполагают использование сети электронно-вычислительных машин для обеспечения обмена информацией меж участниками группы, которые задействованы в решении определенной проблемы. Конечно, круг лиц, что могут к ней быть привлечены довольно ограничен. Хотя, участников все же больше, чем при аудио- и видеоконференциях. При работе с компьютером количество людей может составлять десятки, сотни, и, если позволяют мощности, даже тысячи людей.

Аудио- и видеоконференции

Это важные информационные технологии в сфере управления. Почему? Возьмем, к примеру, аудиоконференции. Они позволяют устанавливать связь между территориально удаленными подразделениями организации или отдельными работниками. В качестве примера реализации можно привести разговор нескольких абонентов в одном сеансе соединения с помощью телефона. При этом могут использоваться как имеющиеся (встроенные) компоненты, так и дополнительные устройства. Существенным преимуществом данного способа установления связи является отсутствие требования к значительной большому количеству техники. Обычно для этого достаточно иметь только современный телефон. Таким способом значительно облегчается процесс принятия решений. Он удобен и значительно удешевляется. Видеоконференции используются для тех же целей. Но в этом случае применяется определенная аппаратура. Хотя наличие компьютера все так же не обязательно. В этом случае участники конференции, пребывая на значительном удалении, могут видеть на экране телевизора своих собеседников, и, зависимо от функционала, себя. Вместе с изображением передается и звуковое сопровождение. Использование этих инструментов позволяет экономить командировочные и транспортные расходы, время, а также привлекать максимальное количество нужных работников к решению определенных проблем.

Видеотекст, хранение документов и факсимильная связь

Некоторые информационные технологии в экономике и управлении уже теряют свои позиции и часто (не) упоминаются как морально устаревшие варианты. К таким можно отнести факсимильную связь. Но она тем не менее будет рассмотрена. Давайте обо всем по порядку. В первую очередь поговорим про видеотекст. Эта технология базируется на использовании компьютера, с помощью которого получается и выводится на экран графическая и текстовая информация. В таком случае действуют тремя путями: создают файлы самостоятельно, заключают договоры со специализирующимися организациями на разработку, получают доступ к уже созданным другими документам. Наибольшую популярность подобный подход приобрел в деле обмена каталогами и ценниками продукции. Другим перспективным направлением является хранение документов. Что оно собой представляет? В последние несколько столетий наметилась тенденция увеличения документооборота. И необходимо хранить все больше. Причем не только текстовых, но и графических, и видео, и аудио, и ряд других. Порой количество документов может достигать такого объема, что хранение вызывает значительные проблемы. Поэтому получает распространение практика их оцифровывания и сохранения или в облаке, или на определенном физическом носителе на территории организации. При необходимости их можно спокойно извлечь, обработать, изменить, вывести на экран и/или распечатать. При этом для хранения данных необходимо чрезвычайно мало места. На одном оптическом диске может спокойно уместиться примерно 200 тысяч текстовых страниц! Особенно эта важно, если кто-то ищет информационные технологии управления проектами. Ведь хранение документов обычно сопровождается удобством координации их использования. И напоследок - факсимильная связь. Для чего она? Эта связь базируется на использовании факс-аппаратов, которые позволяют быстро рассылать документы участникам группы. Они могут читать документы на одном конце канала связи и воспроизводить его на другом.

Заключение

Вот кратко и были рассмотрены информационные технологии. Следует отметить, что размера статьи явно не хватает для того, чтобы рассмотреть все рабочие моменты и их проникновение в нашу жизнь. Можно было бы уделить внимание и рассказать про информационные технологии в муниципальном управлении. Читатель знал, что сейчас можно во многих городах взаимодействовать с ЖКХ посредством онлайн-службы? Если что-то не удовлетворяет или сломалось из их ведения, то достаточно написать соответствующим структурам, и они вышлют специалиста (электрика, сантехника), чтобы он исправил проблему. Согласитесь, это удобно. При этом они проникают во все сферы жизни, и одним ЖКХ не ограничиваются. Информационные технологии в управлении образованием, медициной, и прочими необходимыми для нас государственными услугами позволяют чувствовать себя более комфортно. Рассмотрим пример? Давайте затронем сферу образования. В последние годы появляются электронные журналы, где проставляются оценки школьников и студентов. Расписание уроков и пар выкладывается в Интернет. Все меньше бумаг остается в быту, и все сильней влияние информационных технологий.