Аннотация: Предпосылки быстрого развития информационных технологий. Этапы развития информационных технологий. Тенденции развития ИТ. Развитие ИТ и организационные изменения. Развитие ИТ и организационные изменения в организации.

Введение

Наиболее характерная черта нынешнего развития мировой экономики - колоссальные успехи и достижения в области техники и технологии, развитие наукоемких производств. Высокие темпы развития науки и технологий, а главное масштабы и темпы их внедрения в производство и общественную жизнь, превратили научно-техническую революцию в естественный процесс, она стала перманентной. Благодаря развитию коммуникаций и росту уровня образования, "ноу-хау" сейчас практически сразу после изобретения становятся общечеловеческим достоянием. В условиях динамичного развития рынка, усложнения его инфраструктуры информация становится таким же стратегическим ресурсом, как и традиционные материальные и энергетические.

Старая истина гласила, что "тот, кто владеет золотом, то владеет миром". Сегодня это не так? миром владеет тот, кто владеет информацией. Но реальную власть дает не сама информация как таковая, а умение её извлекать, собирать, анализировать и с пользой применять. А это означает, что важные для бизнеса данные необходимо использовать с целью получения максимальных выгод. И, если получаемые в результате преимущества велики, то это дает все основания считать такую информацию одним из ключевых бизнес-активов предприятия. Если компания будет пренебрегать этими возможностями, то она рискует быстро оказаться на обочине рынка.

Современные технологии, позволяющие создавать, хранить, перерабатывать данные и информацию, обеспечивать эффективные способы представления информации, стали важным фактором конкурентоспособности и средством повышения эффективности управления всеми сферами общественной жизнедеятельности. Уровень информатизации является сегодня одним из главных факторов успешного развития всякого предприятия.

Менеджер любого уровня при принятии решений основывается лишь на доступной ему информации о предмете управления, поэтому от качественных характеристик этой информации таких, как адекватность , полнота , достоверность , своевременность, непротиворечивость и т. п., непосредственно зависит эффективность его работы. В современных условиях информационные технологии и системы играют и будут играть все большую роль и в достижении стратегических целей компаний. Это влечет за собой новые требования к информационным системам и их функциям. Они не могут оставаться просто инструментом, обеспечивающим обработку информации для отделов и конечных пользователей внутри предприятия. Теперь они должны давать новые изделия и услуги, основанные на информации, которые обеспечат бизнесу конкурентное преимущество на рынке.

Используемые на предприятии информационные технологии поддерживают реализацию деловых решений менеджеров. Однако, в свою очередь , новые системы и технологии диктуют свои специфические условия ведения бизнеса, изменяют компании. И каких бы консультантов в этой области руководитель не привлекал, окончательные решения необходимо принимать ему лично. Менеджер должен уметь извлекать максимальную выгоду из потенциальных преимуществ информационных технологий. Он обязан обладать достаточными знаниями для того, чтобы осуществлять общее руководство процессом применения и развития информационных технологий в компании и понимать, когда требуются дополнительные затраты ресурсов в этой области или помощь сторонних специалистов.

Основная цель этого курса - дать общее системное представление об информации, методах ее хранения, обработки и передачи, о современных информационных технологиях и системах, истории их развития, влиянии на общество и бизнес, методологиях их применения в деятельности предприятия. Поскольку каждая из рассматриваемых в курсе тем представляет собой достаточно большую и самостоятельную предметную область применения современных информационных технологий в управлении бизнесом и информационного менеджмента, то разные темы курса можно рассматривать как вводные в соответствующие дисциплины.

1. Развитие информационных технологий

Информационные технологии (ИТ) являются наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов общества. К настоящему времени ИТ прошли несколько эволюционных этапов, смена которых определялась главным образом техническим прогрессом, появлением новых технологических средств поиска и переработки данных. Последний по времени этап, часто называемый новым, характеризуется изменением направленности ИТ с развития технических средств на создания стратегического преимущества в бизнесе.

1.1. Предпосылки быстрого развития информационных технологий

До недавнего времени информация не считалась важнейшим активом для компании. Процесс управления деятельностью организации в большой степени зависел от персонального воздействия первых лиц компаний без обширного процесса координации усилий менеджеров и анализа данных. Деловые решения принимались первыми лицами компаний чаще всего на основе опыта и интуиции, и лишь в небольшом числе случаев - на основе специально подготовленной информации, содержащей варианты решений и оценку вероятности их осуществимости. Лишь мощные компании могли позволить себе иметь аналитические центры, готовившие материал для принятия решений. Развитие вычислительной техники кардинально изменило окружающую среду бизнеса. На рис. 1.1 показаны главные предпосылки развития ИТ, основанные на компьютерных и телекоммуникационных технологиях.

Рис. 1.1.

Глобализация и интегрированное развитие индустриальных экономик значительно расширяет возможности бизнеса. Информационные технологии и информационные системы (ИТ/ИС) обеспечивают мобильный доступ и аналитическую мощь, которые удовлетворяют потребности в проведении торговли и руководстве предприятиями в масштабе стран и континентов. Это создает угрозы национальным и региональным фирмам: глобальная связь и системы управления доставляют потребителю информацию о предложениях, качестве и ценах и позволяют совершать сделки и заказы в течение 24 часов в сутки в любом месте, где есть доступ в сеть.

Таблица 1.2. Информационные технологии, изменяющие правила работы компаний

Прежнее правило	Новое правило	Технология
Информация может появляться в одном месте, в одно время	Информация может появляться и быть востребованной в любом месте, в любое время - когда это необходимо	Распределенные базы и хранилища данных, поисковые системы, технологии поиска заданных данных
Сложную работу по оценке ситуаций могут выполнять только эксперты	Работу эксперта может выполнять специалист общего профиля	Экспертные системы
Необходимо выбирать между централизацией и децентрализацией	Можно одновременно получать преимущества от сочетания двух форм организации управления и производства	Распределенная работа в группах, телекоммуникации и сети
Все решения принимают только высшие руководители и ответственные менеджеры	Принятие решений становится частью работы каждого сотрудника, отвечающего за свой участок работы	Средства поддержки приятия решений, доступ к базам и хранилищам знаний, системы знания
Для поиска, получения, анализа, хранения и передачи информации требуются специально оборудованные помещения	Специалисты могут посылать и получать информацию из того места, где они находятся	Интернет/Интранет технологии, оптоволоконные и спутниковые системы связи, мобильные системы
Лучший контакт с покупателем - личный контакт	Лучший контакт с потенциальным покупателем - эффективное изучение особенностей покупателя	Интерактивное взаимодействие, базы данных, системы опроса и выявления предпочтений
Для того чтобы найти некую сущность, нужно знать, где она находится	Сущности сами говорят вам, где они находятся	Системы поиска Мобильные агентные системы
Сверстанные планы не пересматриваются или пересматриваются под давлением форс-мажора	Планы пересматриваются и корректируются оперативно, по мере необходимости и адекватно требованиям потребителя	Экспертные системы, системы гибкого планирования и управления рисками, высокопроизводительные ЭВМ

В результате этого изменились сами составляющие бизнеса (табл. 1.3):

Cовременное состояние ИТ можно охарактеризовать следующими положениями:

• наличие большого количества программно-аппаратных комплексов и платформ для эффективного управления и сопровождения производства, промышленно функционирующих баз данных и хранилищ знаний большого объема, содержащих информацию по всем направлениям деятельности общества;
• наличие технологий, обеспечивающих интерактивный доступ любого пользователя к информации и ресурсам - технической основой для этого служат открытые (Free) и корпоративные системы поиска информации (Information Retrieval Systems - IRS) государственные и коммерческие системы связи, глобальные (Global Network Systems), национальные (NNS) и региональные (RNS) информационно-вычислительные сети; международные соглашения, стандарты и протоколы обмена данными;
• расширение функциональных возможностей ИТ, обеспечивающих распределенную работу баз и хранилищ данных с данными разнообразной структуры и содержания, мультиобъектных документов, гиперсред; создание локальных и интегрированных проблемно-ориентированных ИС различного назначения на основе мощных серверов и локально-вычислительных сетей;
• включение в ИС специализированных интерфейсов пользователя для взаимодействия с экспертными системами (Expert System - ES), систем поддержки принятия решения (Decision Support System - DSS), систем поддержки исполнения (Executive Support System - ESS), систем машинного перевода (Translating Computer System - TCS) и другие технологии и средства.

Также можно выделить пять основных тенденций в развитии ИТ:

1. Глобализация. Компании могут с помощью ИТ вести дела на мировом рынке, где угодно, немедленно получая исчерпывающую информацию. Происходит интернационализация программных средств и рынка информационного продукта. Получение преимуществ за счет постоянного распределения информационных расходов на более широкий географический регион становится необходимым элементом стратегии.
2. Конвергенция. Стираются различия между промышленными изделиями и услугами, информационным продуктом и средствами его получения, их профессиональным и бытовым использованием. Передача и прием цифровых, звуковых и видеосигналов объединяются в одних устройствах и системах.
3. Усложнение информационных продуктов и услуг. Информационный продукт в виде программно-аппаратных средств, баз и хранилищ данных, служб эксплуатации и экспертного обеспечения имеет тенденцию к постоянному развитию и усложнению. В то же время интерфейсная часть ИТ при всей сложности решаемых задач постоянно упрощается, делая все более комфортным интерактивное взаимодействие пользователя и системы.
4. Способность к взаимодействию (Interoperability). Проблемы оптимального обмена данными между компьютерными информационными системами, между системой и пользователями, проблемы обработки и передачи данных и формирование требуемой информации приобрели статус ведущих технологических проблем. Современные программно-аппаратные средства и протоколы обмена данными позволяют решать их во все более полном объёме.
5. Ликвидация промежуточных звеньев (Disintermediation). Развитие способности к взаимодействию однозначно ведет к упрощению доставки информационного продукта к потребителю. Становится ненужной цепочка посредников, если есть возможность размещать заказы и получать требуемое непосредственно с помощью ИТ.

Применительно к бизнесу это означает следующее:

• осуществление распределенной обработки данных, когда на рабочем месте достаточно ресурсов для получения и анализа информации;
• создание развитых систем коммуникации, когда рабочие места объединены для максимально быстрой пересылки сообщений;
• устранение помех в системе интеграции организация - внешняя среда, прямой доступ в мировые информационные потоки;
• создание и развитие систем электронных заказов и торговли;
• поддержка социальных сетей.

Рассмотренные выше изменения требований к группам интересов в сфере ИТ и информационной культуре компании обусловлены динамикой развития предприятий и внешней среды и приводят к функциональным изменениям в системе управления. Основные аспекты этого развития и их влияние на роль ИТ в управлении предприятием указаны ниже.

От обработки данных - к управлению знаниями

Уже давно отпала необходимость рассматривать ИТ только как средство обработки данных. С помощью технологий из данных надо извлекать информацию для нужд пользователя, а возникающая в этой связи проблема "информационных перегрузок" требует современных быстродействующих средств отбора, дальнейшей обработки и обновления информации. При этом следует продумать вопрос о коммерчески выгодных и удобных интерфейсах, а также о взаимодействии совместно используемых знаний между организационными подразделениями и партнерами по кооперации.

Быстрая интеграция сетей локальных систем с региональными и даже интернациональными структурами приводит к отказу от классических рабочих полей информатики и широкому привлечению средств телекоммуникаций. Организационно это ведет к "размыванию" информационных границ предприятия. Все труднее становится определить, где оно начинается и где кончается.

Создание и эксплуатация соответствующей коммуникационной структуры для подобных "виртуальных предприятий" относятся к задачам информационного менеджмента так же, как и классическая функция обеспечения производственного процесса или разработки товаров и услуг на базе ИТ. Дело при этом состоит не только в обработке информации, но и рациональном распределении и использовании знаний. Знания должны приносить прибыль и, если можно, сегодня!

Кроме того, работники и руководители предприятия должны учитывать на профессиональном уровне все новые и важные для ИТ аспекты. Примером может служить вопрос о технологическом и хозяйственном значении технологий Internet/Intranet. Именно на информационно-технологической службе лежит ответственность за создание платформы, на которой станет возможным корпоративный менеджмент, включая квалифицированную подготовку (в том числе и психологическую) персонала.

Децентрализация и рост информационных потребностей

Ориентация на максимальное сближение с клиентом потребовала от предприятий перехода к горизонтальным, децентрализованным структурам. Принятие решений в условиях децентрализации привело к резкому росту потребностей в информации относительно процесса производства товаров и услуг. Возникла необходимость в более подробном ознакомлении третьей стороны с состоянием дел в соответствующих хозяйственных областях и системами реализации качества продукта. В новой обстановке обеспечение информацией по всем направлениям должно функционировать безупречно.

Использование ИТ призвано нивелировать организационную сложность предприятия. Ранее это достигалось благодаря возложению на компьютеры сложных вычислений и обработки документации в очень больших объемах. Сейчас речь идет о том, чтобы непрерывно усложняющиеся горизонтальные и вертикальные модели взаимосвязей (структуры которых в свою очередь постоянно меняются) совершенствовались с помощью новой коммуникационной технологии.

Ранее на предприятиях устанавливались мощные вычислительные центры, готовившие огромное количество цифровых отчетов, на базе которых в последующем осуществлялось управление хозяйственной деятельностью. Сейчас задача ИТ-служб компании состоит в том, чтобы разработать такую технологию, с помощью которой можно было бы постоянно держать в курсе событий менеджеров и их партнеров, принимающих решения в условиях децентрализации. Новые информационно-технологические системы должны обеспечивать не какую-то абстрактную хозяйственную систему, а конкретных партнеров, которые в разнообразных формах участвуют в хозяйственном процессе.

Интеграция децентрализованных систем

Информация на предприятиях обрабатывается в рамках самых разнообразных систем, часто не связанных друг с другом. Обеспечение их широкой доступности для всех сотрудников (а также внешних партнеров) и облегчение тем самым принятия творческих решений может стать критически важным фактором успеха для многих предприятий. Вместе с тем, объединение по вертикали и горизонтали информационно-технологических систем, возникших в условиях децентрализации, кажется почти невозможным. Во всяком случае, в классических областях ИТ опыт на этот счет отсутствует. Тем не менее, интеграция должна произойти.

Постановка подобной цели необходима высшему менеджменту для реального управления изменениями. Организационным рычагом в ее достижении могут стать виртуальные, проектные и рабочие группы, объединенные общими интересами выполнения текущих проектов и решения долгосрочных задач. Возможно, такие группы смогут даже эффективно управлять функциями распределенных отделов компании и сопровождающих их деятельность ИТ. Целью в этом случае мог бы стать интеграционный подход к взаимосвязанным технологическим, социальным, функциональным и хозяйственным процессам компании.

Капиталовложения и риски

Капиталовложения в ИТ сегодня влекут за собой многочисленные последствия. С одной стороны, они открывают определенные перспективы, а с другой - могут лишить предприятие перспективных возможностей в будущем из-за зависимостей, связанных с быстрыми технологическими изменениями и "привязки" к какой-либо одной технологии или определенному поставщику. Поэтому решения о капиталовложениях в ИТ не должны приниматься, пока не будут оценены риски применения тех или иных компьютерных и телекоммуникационных средств и не получена профессиональная консультация, по какому пути пойдет развитие следующего поколения технологии. При планировании капиталовложений в ИТ необходимо в обязательном порядке "держать" в уме конечную цель их приобретения и развёртывания - насколько ИТ будут способствовать реализации бизнес-стратегии предприятия.

Психологический фактор и языковые уровни

Естественно, что новая технология повышает производительность, помогает фирме добиться лучших хозяйственных результатов. Наряду с этим, менеджеры должны знать о том, как мыслят и как работают люди, использующие новую технологию. Фирмам, которым это удается лучше, могут надеяться на большую отдачу от средств, вложенных в ИТ.

Изготовители информационной техники и интеграционные команды должны научиться делать предложения не только в узкоспециальных терминах. На переговорах партнер будет ставить вопросы, имеющие принципиальное значение для высшего менеджмента в его компании. Здесь важно, чтобы обе стороны вышли на новый переговорный уровень, на котором стороны говорили бы на одном языке. Речь в этом случае идет скорее не о качестве техники, а о качестве услуг в сфере ИТ. Техника, разумеется, должна хорошо работать, быть на высоком уровне. Вместе с тем ее изготовитель должен почувствовать себя на месте менеджера, который с помощью ИТ стремится добиться конкурентных преимуществ. Чистый продавец в системе сбыта ИТ уходит в прошлое. Аналогичная ситуация должна складываться и на самом предприятии, особенно когда речь идет о многопрофильном производстве или оказании разнообразных услуг. Умение ИТ-менеджера находить общий язык с менеджерами подразделений должно перестать быть искусством одиночек, а превратиться в повседневную практику.

1.4. Развитие ИТ и организационные изменения на предприятиях

Новые информационные технологии и реализованные на их основе информационные системы являются мощным инструментом для организационных изменений, которые "вынуждают" предприятия перепроектировать свою структуру, область деятельности, коммуникации, ресурсы, т. е. провести полный реинжиниринг бизнес-процессов для достижения новых стратегических целей. В таблице 1.4 показаны некоторые технические и технологические новации, применение которых неизбежно приводит к необходимости изменений в организации.

Факторы, приводящие к необходимости реинжиниринга предприятия

Таблица 1.4. Факторы, приводящие к необходимости реинжиниринга предприятия

Информационные технологии		Организационные изменения
Глобальные сети		Международное разделение производства: действия компании не ограничиваются локализацией; глобальная сфера деятельности расширена; снижаются затраты на производство за счет дешевой рабочей силы, улучшается координация филиалов.
Сети предприятия		Совместная работа: организация процессов координируется поверх границ подразделений, распределенные производственные мощности становятся доминирующим фактором. Управление процессами подчиняется единому плану.
Распределенное управление		Изменяются полномочия и ответственность: личности и группы имеют информацию и знания, чтобы действовать самостоятельно. Бизнес-процессы перестают быть "черными ящиками". Затраты на текущее управление снижаются. Централизация и децентрализация хорошо сбалансированы.
Распределенное производство		Организация становится частично виртуальной: производство не привязано географически к одному месту. Информация и знания доставляются туда, где они необходимы, в нужном количестве и в нужное время. Снижаются организационные и капитальные затраты, так как уменьшается потребность в недвижимом имуществе для размещения средств производства.
Графические интерфейсы пользователя		Все в организации, начиная с высших руководителей и кончая исполнителями, имеют доступ к необходимой информации и знаниям; управление процессами автоматизируется, контроль становится простой процедурой. Организационные процессы и документооборот упрощаются, так как управленческие воздействия движутся от бумажного воплощения к цифровому.

Внедрение информационных технологий может приводить к организационным изменениям различной степени: от минимальных до далеко идущих. Всё зависит от стратегии развития компании, предметной области её деятельности, от развитости сети бизнес-процессов, от степени интегрированности информационных ресурсов и, конечно, от степени решимости и настойчивости высшего руководства предприятия довести начатые преобразования до логического завершения.

Информационная ИТ доставляют всю необходимую информацию в управленческие и производственные процессы конечному потребителю Параллельность и доступ ИТ позволяют выстраивать процессы в нужной последовательности с возможностью параллельного выполнения однотипных операция и одновременного доступа многих устройств и исполнителей Управления данными и знаниями ИТ организуют сбор, обработку, систематизацию данных, формирование и распространение знаний, экспертных и аудиторских действий для улучшения процессов Отслеживание и контроль ИТ обеспечивают детальное отслеживание выполнения процессов и контроль исполнения управленческих воздействий Интеграция ИТ напрямую объединяют части деятельности во взаимосвязанные процессы, которые раньше были связаны через посредников и промежуточные управленческие звенья Географическая и телекоммуникационная ИТ быстро передают информацию для выполнения процессов, независимо от места их выполнения

На рисунке 1.3 показаны четыре основных класса структурных изменений в компании, которые поддерживаются информационными технологиями. Каждый из них имеет свои последствия и риски.

Наиболее распространенная форма организационных изменений с помощью ИТ - автоматизация бизнес-процессов (Business Process Automation - BPA). Первые приложения, разработанные с помощью ИТ, затронули финансовые операции и документооборот, так как это наиболее формализованная часть деловых процессов компании. Расчеты и исполнение платежей, контроль транзакций и перемещения документов, прямой доступ клиентов к своим депозитам - вот стандартные примеры ранней автоматизации. Риск внедрения этих технологий был минимальным, выигрыш очень большим.

Более серьезный тип изменений - реинжиниринг (перепроектирование) бизнес-процессов (Business Process Reenginee-ring - BPR), в течение которого процессы заново идентифицируются, анализируются, переосмысляются и изменяются с целью оптимизировать производство радикально уменьшить затраты. Использование ИТ помогает реализовать все эти процессы с наибольшей эффективностью. Реинжиниринг бизнеса реорганизует производственные и управленческие процессы, комбинирует и улучшает их, устраняет дублирование однотипных операций. Всё это требует нового, свежего видения проблем предприятия и его места в сложившихся рыночных отношениях и в современном мире.

Процедуры BPA, BPI и BPR, как правило, ограничены отдельными функциями, процессами, подразделениями компании или отдельными частями бизнеса. Риск таких изменений становится ощутимым, если предприятие должным образом не подготовлено к необходимым изменениям как в процедурной или процессной областях, так и в системе управления деятельностью предприятия.

Новые ИТ, в конечном счете, призваны изменить природу всей организации, трансформируя ее цели и стратегические устремления (Paradigm Shift - PS). Например, освоение принципиально новой ниши рынка, открытие филиалов компании в других странах, приобретение другой компании или слияние с компанией партнера и т. д. Такие организационные изменения обладают наибольшим риском, но они несут и наивысшую отдачу. Руководство компании должно осознанно подходить к изменениям такого типа, понимая всю меру ответственности за принимаемые глобальные решения.

В таблице 1.6 показано качественное распределение компаний по признаку отсталости или успешности внедрения и применения новых ИТ-технологий.

В развитии вычислительных и информационных систем предприятий в настоящее время основная тенденция заключается во все большей интеграции ИТ/ИС для максимальной отдачи, повышения эффективности использования и роста "возврата инвестиций".

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

• Введение
• 1.1 Понятие "проект"
• 1.2 Виды и этапы проектов
• 1.3 Управление проектами
• Заключение
• Список используемых источников и литературы

Введение

Актуальность темы . Актуальность темы "Совершенствование использования информационных технологий на предприятии" (на примере Уральского таможенного управления Федеральной таможенной службы России) заключается в том, что эта тема является решением проблемы автоматизации деятельности предприятия (таможенной службы Уральского региона) по внедрению автоматизированных систем управления. Использования информационных технологий позволяет обеспечить поступление информации, как из внешней среды, так и из внутренней среды предприятия, поддерживать постоянное и надежное информационное взаимодействие между таможнями Уральского округа и региональными таможенными управлениями Федеральной таможенной службы России.

Цель работы . Совершенствование использования информационных технологий на предприятии, изучение предпосылок их внедрения, разработка темы и определение значения использования информационных технологий для предприятия (на примере Уральского таможенного управления ФТС России).

Задачи работы . Для достижения поставленной цели требуется решить следующие задачи:

изучить понятия “проект”, его виды и этапы, управление проектами;

изучить характеристику, структуру и задачи Уральского таможенного управления Федеральной таможенной службы России;

изучить и описать структуру системы видеоконференцсвязи;

описать входящую в состав системы видеоконференцсвязи конференц-систему;

определить значение разработки темы и предложения по решению проблем.

Объект исследования . Объектом данного исследования является процесс внедрения информационных технологий на предприятии.

Предмет исследования . Способы использования информационных технологий на предприятии.

Степень разработанности темы . Для написания работы использовались следующие источники и литература: теоретические вопросы нашли свое отражения в научных трудах ученых И.И. Мазура, Н.Г. Ольдерогге, В.Д. Шапиро, А.В. Лысаков, Д.А. Новиков.

Структура и объем курсовой работы. Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, а так же списка использованных источников и литературы.

Глава 1. Теоретическая сущность проекта

1.1 Понятие "проект"

Всякая организация в процессе своей деятельности осуществляет повторяющиеся между собой операции.

В учебном пособии дано понятие проекта, о том, что “проект" соединяет между собой разные виды деятельности, которые характеризуются следующими общими признаками:

результаты, направленные на достижения определенных целей;

сплоченное направление координированных действий;

короткая длительность по времени имеющая свое начало и свой конец. Мазур И.И.; Шапиро В.Д.; Ольдероге Н.Г. М12 Управление проектами: Учебное пособие / под общ. ред. И.И. Мазура - 2-е изд. - М.: Омега-Л, 2004. - с. 12.

Проект - это действия, которые выполняется с целью создания уникального продукта или услуги, где уникальность означает, что отличаются условия их создания.

Проект - это ограниченное во времени целенаправленное изменение отдельной системы с установленными требованиями к качеству результатов, возможными рамками расхода средств и ресурсов и специфической организацией.

Многообразие проектов. С которыми приходится сталкиваться в реальной жизни, чрезвычайно велико. Они могут сильно отличаться по сфере приложения, предметной области, масштабам, длительности, составу участников, степени сложности и т.д. Новиков Д.А. Управление проектами: организационные механизмы. - М.: ПМСОФТ,2007. - с. 7

Проект имеет конечный результат, результат является целью проекта.

Окончательное определение проекта можно сформулировать следующим образом: это совокупность действий, направленных на достижение уникального полезного результата необходимого качества, выполняемых для создания продукта или услуги в определенных условиях и временных рамках, действий начинаемых с возникновения идеи и заканчивающихся достижением заданной цели.

Существуют такие понятия как проектный цикл или жизненный цикл проекта - временной промежуток между началом и окончанием проекта.

Каждый проект от возникновения идеи до полного своего завершения проходит ряд ступеней своего развития, образуя жизненный цикл проекта. Новиков Д.А. Управление проектами: организационные механизмы. - М.: ПМСОФТ,2007. - с. 42

Жизненный цикл проекта делится нафазы :

концептуальная фаза, которая включает в себя формулирование цели, платежеспособность и планирование проекта;

фаза выполнения проекта, которая включает работы о внедрении проекта, в том числе обучение персонала, маркетинг;

фаза разработки проекта, в состав которой входит определение структуры работ, их исполнители, общий календарный график работ, бюджет проекта, проектно-сметная документация, обсуждения условий и заключения договоров с подрядчиками и поставщиками;

фаза окончания проекта, включающая испытание, приемку, опытную эксплуатацию, сдачу в эксплуатацию;

фаза эксплуатационная, которая состоит из приемки, запуска проекта, модернизации, а в случае необходимости включает в себя и замену технических средств.

Каждый проект от возникновения идеи до полного своего завершения проходит ряд ступеней своего развития. Полная совокупность ступеней развития образует жизненный цикл проекта. Жизненный цикл принято разделять на фазы, фазы на стадии, стадии на этапы. Новиков Д.А. Управление проектами: организационные механизмы. - М.: ПМСОФТ,2007. - с. 44

Жизненный цикл проекта - временной промежуток от начала проекта до его окончания. Мазур И.И.; Шапиро В.Д.; Ольдероге Н.Г. М12 Управление проектами: Учебное пособие / под общ. ред. И.И. Мазура - 2-е изд. - М.: Омега-Л, 2004. - с. 33

Существует системный подход в управлении проектом , который имеет большое значение в том, чтобы представить любую организацию или предприятие как сложную социальную систему, т.е. механизм, элементы которого берутся из внешнего окружения организации или предприятия и подвергаются преобразованиям с целью получения и выхода конечного результата. При этом, чтобы продолжать существовать, организация или предприятие должны поддерживать благоприятные для них взаимоотношения с внешним окружением. Сутью системного подхода является решение конкретной проблемы.

Управление проектом не может существовать без участников проекта , которые являются заинтересованными сторонами проекта. При этом главным участником проекта является заказчик. Для достижения целей проекта должна существовать и действовать отлаженная команда проекта - это специальная группа, которая управляет процессами проекта. Лица, входящие в состав команды проекта, взаимодействуя друг с другом, обладают определенными профессиональными качествами, они должны ясно понимать цели проекта, четко распределить функции и ответственность, быть бесконфликтной командой, активно участвовать в решении всех проблем. Такое эффективное руководство командой обеспечивается проектным менеджером.

Проектный менеджер в целях эффективного руководства сам должен обладать определенными качествами: знать организационную структура команды, подобрать её состав, определить функции и обязанности каждого участника команды, определить руководителей и ответственных лиц за конкретные направления работы, четко всем объяснить цели и задачи проекта, спланировать работу, обеспечить трудовую активность команды своим личным авторитетом, помогать преодолевать препятствия и избегать конфликты, оказывать всем членам команды помощь в решении проблем, привлекать членов команды к решению задач, создать положительный имидж команды.

От перечисленных качеств команды проекта и менеджера зависит достижение результата проекта.

Цель проекта - это конечный результат, который необходимо достичь после окончания проекта. Мазур И.И.; Шапиро В.Д.; Ольдероге Н.Г. М12 Управление проектами: Учебное пособие / под общ. ред.И. И. Мазура - 2-е изд. - М.: Омега-Л, 2004. - с. 35 В проекте существует генеральная цель (миссия проекта), цели первого уровня, возможны последующие уровни, а так же подцели (задачи, действия и результаты). Цели формулируются с учетом интересов всех заинтересованных сторон.

Генеральная цель проекта или миссия - это четкая обозначенная причина существования проекта. Миссия проекта ориентирует, в случае необходимости, на определение целей следующих уровней. Миссия - это главная задача проекта с точки зрения его конечного результата. Мазур И.И.; Шапиро В.Д.; Ольдероге Н.Г. М12 Управление проектами: Учебное пособие / под общ. ред. И.И. Мазура - 2-е изд. - М.: Омега-Л, 2004. - с. 35

Каждый проект имеет структуру работ, т.е. иерархическую структуру, которая разделяет работы проекта на группы или фазы, и т.д. Структура работ определяет последовательность работ и переход от верхних уровней цели проекта к более низким уровням, в результате чего появляется возможность отслеживать полное выполнение каждого этапа или фазы проекта, определять степень ответственности лиц за выполнение каждого этапа или фазы, оплату работ, достижение результата каждой фазы и последующее календарное планирование очередного этапа проекта.

Чтобы определить стоимость проекта необходимо знать исходные данные о стоимости ресурсов, продолжительности и стоимости работ.

Организационная структура работ проекта - это такая структура, которая подразделяет и систематизирует выполнение тех или иных работ.

Существуют следующие организационные формы работ проекта:

проектная структура, которая включает в себя комплекс работ проекта разработанных независимо от иерархической структуры организации;

функциональная структура, которая предполагает использование иерархической структуры организации;

матричная структура, такая структура, которая объединяет преимущества всех структур управления, при этом назначаются ответственные лица по каждой работе проекта. Создание матрицы распределения ответственности в проекте - способ управления проектом в целях установления обстоятельств вины конкретного исполнителя за задержку выполненных работ или срыв сроков выполнения работ. Задержка и срыв сроков работ - это возможные риски проекта, которые необходимо избегать в процессе управления проектом. Причины рисков скрываются в неопределенности конкретных задач и результатов проекта. Мазур И.И.; Шапиро В.Д.; Ольдероге Н.Г. М12 Управление проектами: Учебное пособие / под общ. ред. И.И. Мазура - 2-е изд. - М.: Омега-Л, 2004. - с. 43

Предполагаемые риски могут быть определены и оценены в процессе управления проектом, а не предполагаемые риски - это те, которые не идентифицированы и не могут быть спрогнозированы.

В связи с этим существует необходимость управления рисками.

Управление рисками - это процесс выполнения мероприятий, целью которых является предупреждение и избежание рисков, в этих целях проводится ряд следующих процедур:

идентификация рисков - определение обстоятельств, способных отрицательно повлиять на проект, для чего необходимо задокументировать характеристики таких обстоятельств;

качественная оценка рисков - качественный анализ обстоятельств и условий возникновения возможных обстоятельств с целью выяснения их влияния на результат проекта;

планирование - подбор и планирование деятельности по управлению рисками;

планирование реакции на риски, т.е. выбор конкретных мер с целью ослабления отрицательных последствий для проекта;

контроль рисков и мониторинг рисков, т.е. оценка эффективности принятых мер по исключению рисков и минимизации возможных отрицательных последствий. Балыбин В.М., Лунев В.С., Муромцев Д.Ю., Орлова Л.П. Принятие проектных решений. Учебное пособие Ч. 1 / Тамбов: Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2003. - с. 13 - 14.

С целью получения обозначенных миссией проекта результатов выделяется центральное звено в выработке конкретных направлений действий - это центральное звено и является стратегией проекта.

1.2 Виды и этапы проектов

В связи с тем, что проекты классифицируются по масштабам, срокам реализации, качеству исполнения, ограниченности ресурсов, участникам, различают следующие виды проектов:

бездефектные проекты - это такие проекты, которые имеют повышенное качество, стоимость таких проектов огромна и измеряется сотнями миллионов и даже миллиардами долларов;

краткосрочные проекты - это такие проекты, при производстве которых на предприятиях и в организациях реализуются различные новинки, опытные установки, восстановительные работы, при этом заказчик, будучи заинтересованным, в скорейшем завершении проекта, соглашается на увеличение окончательной стоимости проекта;

малые проекты - это такие проекты, которые являются малыми по масштабу, ограниченными и простыми по объему, при этом, в связи с дефицитом времени на устранение допущенных ошибок в таком проекте, требуется тщательное и качественное определение всех характеристик проекта;

мегапроекты - это такие проекты, на выполнение которых требуется выделение больших финансовых и человеческих ресурсов и времени, при этом, они могут быть государственными, региональными, национальными, смешанными и они являются по своей сути целевыми программами, т.к. их управлением занимаются государственные органы власти;

международные проекты - это такие проекты, которые являются сложными, имеют высокую стоимость и играют важную роль в экономике и политике стран-разработчиков проекта, при этом каждый партнер проекта вносит свой конкретный вклад в реализацию проекта и участвует в прибылях от реализации проекта;

сложные проекты - это такие проекты, с помощью которых решаются существующие организационные технические задачи и для этого требуются конкретные подходы и повышенные затраты.

Состояния, через которые проходит каждый проект, называют этапами , стадиями или фазами. Какого-то единообразного подхода к определению этапов не существует, при этом каждый участник проекта руководствуются своей ролью в проекте, опытом, условиями выполнения проекта. Поэтому в практической деятельности деление проекта на этапы может быть самым различным, но при этом деление проекта на этапы имело свои контрольные точки, проходя которые оценивалась бы возможность развития, управления и реализация проекта.

Каждый этап может делиться на фазы более мелкого уровня и т.д. Деление проекта на этапы связанно с опытом знаний специалистов, опытом работы участников проекта и руководителей проекта.

1.3 Управление проектами

Представляет собой методологию организации, планирования, руководства, координации всех ресурсов в жизненном цикле проекта, которая направлена на эффективное достижение целей и результатов проекта по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству путем применения системы современных методов и технологий управления.

В управлении проектами применяются профессиональные методы управления в целях успешного достижения результатов проекта на уровне требуемого качества, в установленные проектом сроки, в рамках заданного финансирования и в целях удовлетворения всех желаний участников проекта.

В целях эффективного управления проектом система проекта хорошо структурируется, т.е. проект разбивается на части, каждой из которых можно управлять.

Функции управления проектом - это планирование, контроль, анализ, принятие решений, составление и оплата проекта, организация осуществления проекта, оценка, отчетность, экспертный анализ, проверка и приемка проекта и т.д.

Управление проектами осуществляется с помощью следующих методов : определение цели, обоснование сроков, структуры проекта, необходимых объемов, источников финансирования, подбор команды и выбор исполнителя проекта, подготовка и заключение договоров, определение графика реализации проекта, ответственных за его выполнение лиц, расчет ресурсов, сметы и бюджета проекта, учет рисков и принятие мер к сведение рисков к минимуму, обеспечение контроля за ходом выполнения проекта, а также сетевое, календарное, стандартное, структурное, ресурсное планирование и т.д. Мазур И.И.; Шапиро В.Д.; Ольдероге Н.Г. М12 Управление проектами: Учебное пособие / под общ. ред. И.И. Мазура - 2-е изд. - М.: Омега-Л, 2004. - с. 12

Процессы управления проектами, в свою очередь, делятся на группы, к ним относятся: процессы планирования (разработка различных планов проекта), процессы выполнения (координация материальных и человеческих ресурсов), процессы контроля (отслеживание хода выполнения работ и корректировка действий, направленных на ликвидацию нежелательных отклонений от плана и нежелательных последствий), процессы закрытия (приемка выполненного проекта или его этапа и завершение проекта с помощью составления соответствующих документов). Каждая группа может подразделяться на подгруппы, для каждого отдельно взятого проекта, это могут быть свои специфические подгруппы. Мазур И.И.; Шапиро В.Д.; Ольдероге Н.Г. М12 Управление проектами: Учебное пособие / под общ. ред. И.И. Мазура - 2-е изд. - М.: Омега-Л, 2004. - с. 17

Формирование подсистем управления проектом зависит от структуры предметных областей и управляемых элементов проекта, которые, в свою очередь, тоже формируют подсистемы управления проектом . Данные предметные элементные области и управляемые элементы, кроме этого, включают в себя: стоимость и издержки, доходы, закупку и поставку, распределение запасов технических и человеческих ресурсов, сроки, изменения проекта, его риски, качества работ и услуг и т.д. Этот список не является окончательным для каждого конкретного проекта, т.к. в каждом проекте могут быть добавлены любые специфические подсистемы.

информационная технология проект управление

Глава 2. Характеристика проекта

2.1 Характеристика и структура Уральского таможенного управления

В целях повышения эффективности государственного таможенного контроля, его роли в управлении народным хозяйством и борьбе с правонарушениями в области внешнеэкономической деятельности на территории Уральского региона России, совершенствования управления таможенным делом, укрепления материально-технической базы таможенной системы, развития ее социальной сферы приказом Государственного Таможенного Комитета России № 116 от 1 апреля 1993 г. образовано Уральское таможенное управление Федеральной таможенной службы России (далее - Управление), которое в настоящее времяявляется мощной, современной, отлаженной структурой и является Региональным таможенным управлением, объединяющим 10 таможен, и входит в Федеральную таможенную службу России (далее - ФТС России).

Таблица 3

Структура УТУ ФТС России

	Наименование таможни
	Екатеринбургская таможня
	Кольцовская таможня
	Курганская таможня
	Магнитогорская таможня
	Нижнетагильская таможня
	Уральская оперативная таможня
	Тюменская таможня
	Ханты-Мансийская таможня
	Челябинская таможня
	Ямало-Ненецкая таможня

Управление включает в себя 10 указанных в таблице 1 таможен, куда входят 59 таможенных постов и 21 пункт пропуска через государственную границу. Управление осуществляет таможенное оформление и контроль в 6 аэропортах, имеющих статус международных, в 7 арктических портах и на границах с близлежащими Республиками, протяженность которых составляет более 1,5 тысячи километров.

Управление состоит из 17 отделов и служб: служба организации таможенного контроля, служба федеральных таможенных доходов, служба таможенной инспекции, информационно-техническая служба, организационно-инспекторская служба, кадровая служба, правовая служба, тыловая служба, финансово-бухгалтерская служба, служба собственной безопасности, служба силового обеспечения, отдел документационного обеспечения, отделение защиты государственной тайны и специальной документальной связи, контрольно-ревизионный отдел, мобилизационное отделение, отделение по связям с общественностью, экспертно-криминалистическая служба.

Основываясь на принципах единства таможенной политики, таможенной территории и таможенного законодательства, Управление в своей деятельности руководствуется законодательными актами России, нормативными документами ГТК России и положением об Управлении.

Основными задачами Управления являются:

обеспечение соблюдения законодательства по таможенному делу и законодательства России,

совершенствование организации таможенного контроля,

организация эффективного и единообразного применения таможенно-тарифного механизма с целью защиты внешнеэкономических интересов России,

организация и осуществление борьбы с контрабандой, иными преступлениями, производство дознания по которым отнесено к компетенции таможенных органов, координация деятельности таможен, взаимодействие с правоохранительными органами региона в этой сфере деятельности,

организация и ведение региональной таможенной статистики,

организация финансирования и контроля за рациональным использованием материальных и денежных средств на содержание и развитие таможенных органов.

Приоритетным направлением является внедрение передовых технологий таможенного оформления, т.е. электронное декларирование.

Благодаря деятельности Управления современная многофункциональная таможенная служба является неотъемлемой частью экономической жизни региона, способствует установлению и развитию торгово-экономических отношений, деловых, промышленных и научных кругов Уральского федерального округа с их зарубежными партнерами.

Географическое положение Уральского региона выгодно прежде всего тем, что регион находится на пересечении железнодорожных, автомобильных и авиационных путей из Сибири в Центральную Россию, Дальнего Востока и Юго-Восточной Азии - в Европу, а так же из богатого нефтью и газом Севера - на Юг, а это значит, что и его геополитическое положение в осуществлении экономических и внешнеторговых связей, перемещении грузопотоков и развитии транспортно-логистических услуг будет увеличиваться.

Дальнейшее совершенствование информационных технологий, работа на основе управления рисками, широкое использование электронных телекоммуникаций - все это позволяет уральским таможенникам работать на уровне международных стандартов, предъявляемых к таможенным службам развитых стран. Деятельность таможенной службы относится к факторам экономической, социальной и политической стабильности. Таможенные органы дают государству те реальные деньги, которые сегодня так необходимы для осуществления государственных социальных программ, выплаты пенсий, пособий, зарплаты бюджетникам. Именно таможенные органы России обеспечивают более 50% доходной части государственного бюджета. Свой достойный вклад в деятельность общероссийской таможенной системы вносит и коллектив Управления.

2.2 Предпосылки внедрения системы видеоконференцсвязи

В сложных условиях существования современных организаций, когда значительную роль для эффективного функционирования играет стратегия ее развития, растет роль информации и ускоряется темп принятия решений. Развитие техники приводит к усложнению процессов производства, ускорению процесса принятия управленческих решений. Прогресс экономики сегодня во многом определяется передовыми информационными технологиями. Совершенствование использования информационных технологий имеет огромное значение для достижения конкретных целей в любой отрасли.

В наиболее развитых странах, переходящих от индустриального к информационному обществу, стремительное развитие информационных технологий проявляется в усилении информационного обеспечения в экономике и управлении.

Среди многих факторов, способных снизить риски и повысить эффективность организации, особенно выделяется информационный фактор. Не случайно его выделяют как новый фактор производства вместе с факторами труда, земли и капитала. В XX1 веке "информация" наряду со "временем", "пространством", "энергией" становится основополагающей характеристикой описания любого явления реально наблюдаемого мира. Знания, данные, экспертные оценки - все это близкие понятия, отражающие разные стороны информации. Управление в современных условиях так же тесно связано с информацией.

Система видеоконференцсвязи является одним из важных источников информационных технологий передачи информации, зрительного и слухового восприятия информации на большие расстояния. В связи с этим применение системы видеоконференцсвязи в управлении и во всех других областях сферы деятельности человека приносит огромную пользу. Системы видеоконференций резко сокращают временные и финансовые затраты любого учреждения, организации, фирмы на проведение различных совещаний, встреч, семинаров, консультаций, на командировки сотрудников.

Видеоконференцсвязь позволяет добиться нового уровня взаимодействия между людьми, разделёнными на большие расстояния, при этом возникает возможность следить за жестикуляцией и мимикой собеседника, за его отношением к рассматриваемому вопросу, поэтому почти полностью достигается восприятие информации и положительные результаты решений любых вопросов.

Видеоконференцсвязь - это огромные технологические возможности, которые позволяют людям общаться друг с другом, слышать и одновременно видеть друг друга, при этом обмениваться информацией и совместно обрабатывать эти данные в интерактивном режиме, используя возможности рабочей станции, максимально приближая общение на расстоянии к реальному живому общению. Видеоконференцсвязь может быть двухсторонней или многосторонней связью для передачи звука и изображения и может быть проведена между двумя или несколькими студиями как внутри страны, так и между разными странами.

В связи с необходимостью обрабатывать все возрастающее количество информации, как локальной, находящейся на одном компьютере, так и сетевой и межсетевой, возросла роль оборудования и программного обеспечения. Дистанционное обучение и управление, виртуальные средства обучения, удаленный доступ, и управление, а также средства проведения видеоконференций переживают период своего бурного развития и предназначены для облегчения и увеличения эффективности взаимодействия как человека с компьютером и данными, так и группы людей с компьютерами, объединенными в сеть.

Взаимодействие в режиме видеоконференций также называют сеансом видеоконференцсвязи.

Предоставление системой видеоконференцсвязи огромных возможностей общения в реальном режиме по интерактивному обмену информацией и предоставление существенного преимущества по сравнению с традиционными решениями рассматривается в настоящее время как частичное решение проблемы автоматизации деятельности организации. И такая проблема в деятельности любой организации, предприятия разрешается, как правило, быстро и качественно с помощью видеоконференцсвязи.

Кроме этого, система видеоконференцсвязи находит применение везде, где существует необходимость в оперативном анализе ситуации и принятии решений, где есть необходимость в консультации специалиста или необходимость в совместной работе в режиме удаленного доступа над проектами и решениями и т.д.

В целях обеспечения эффективной работы таможенных органов страны, в т.ч. таможенных органов Уральского округа, на уровне современных технических данных разработана и функционирует система ВКС в Уральском таможенном управлении.

Проектные работы выполнены с целью создания системы видеоконференцсвязи (далее - СВКС) для Управления. СВКС предназначена для обеспечения проведения сеансов двусторонней и многосторонней видео,-аудио связи между таможенными органами ФТС России и создана как фрагмент СВКС ФТС России.

Технические решения данного проекта соответствуют требованиям экологических, санитарно-гигиенических, противопожарных и других норм, действующих на территории РФ, и обеспечивают безопасность для жизнедеятельности сотрудников таможенных служб, эксплуатацию системы при соблюдении предусмотренных мероприятий и регламентированных правил эксплуатации.

Объектом применения СВКС являются производственные помещения Управления и таможен Уральского округа. В целях внедрения и управления проектом разработана концепция построения системы видеоконференцсвязи для Уральского округа “Cisco” и предполагает выделение четырех основных классов заказанного и используемого оборудования, программного обеспечения, к ним относятся следующие устройства.

Абонентские терминалы - устройства и программное обеспечение (далее - ПО), обеспечивающее доступ конечных пользователей к сервисам сети. Проектом предусмотрено использование различных типов абонентского оборудования: Н.323-терминалов, SCCP-терминалов, а также IP-телефонов и аналоговых телефонов в режиме “только аудио”.

Интеллектуальная сетевая инфраструктура - устройства и ПО, обеспечивающие единую политику подключения абонентских устройств к сети и гарантии качества, предоставляемых сервисом. В рамках корректировки ведомственной интегрированной телекоммуникационной сети (далее - ВИТС) Управления была создана сеть регионального масштаба. Оборудование ВИТС обеспечивает обработку и передачу потоков данных в соответствии с требуемыми параметрами качества обслуживания. Дублирование функций магистральных устройств и наличие резервных маршрутов передачи трафика между узлами обеспечивают высокую степень надежности базовой сети и бесперебойность предоставления наложенных сервисов.

Система управлениями соединениями - устройства и ПО, обеспечивающие организацию взаимодействия между абонентскими устройствами СВКС. В рамках корректировки ВИТС Управления было создано ядро управления мультимедийными сервисами. На начальном этапе функционирования мультисервисной сети CallManager используется для интеграции голосовых сервисов, таких как в IP-телефонии.

Сервисный уровень - устройства и ПО, непосредственно отвечающие за предоставление сервисов. Проектом предусмотрена установка устройств Cisco, выполняющих функции организации многоточечных видеоконференций и сервера планирования видеоконференций Radvision. Данный подход позволяет рассматривать СВКС как часть IP - видеотелефонии Управления.

Существуют требования к организации работ в условиях эксплуатации системы видеоконференцсвязи.

Для обеспечения работ по эксплуатации СВКС необходимо наличие:

службы эксплуатации, включающей технический персонал, технические программные средства контроля или управления оборудованием, а также средства обеспечения эксплуатации;

запасного имущества, принадлежностей и инструментов для обеспечения технического обслуживания и текущего ремонта оборудования.

Планирование технической эксплуатации осуществляется должностными лицами служб в соответствии с их функциональными обязанностями.

Основными принципами организации и эксплуатации является:

рациональное распределение обязанностей между службами и подразделениями организации;

непрерывный контроль функционирования оборудования;

организация процессов сбора, учета, обработки и обобщения информации о состоянии оборудования СВКС, качество его функционирования.

Унификация базовых сервисов:

телефон, подключенный к ведомственной сети телефонии, может использоваться для участия в конференциях в режиме “только аудио”;

видеотерминал может использоваться в качестве обычного телефонного аппарата для звонков по ведомственной сети;

в рамках сети IP-видеотелефонии сохраняется схема организации соединений путем набора телефонного номера вне зависимости от типа устанавливаемых соединений;

абонентские видеотерминалы индивидуального использования (IP-видеотелефоны) могут одновременно выполнять функции видеотерминала, телефона ведомственной связи, городского телефона и устройства селекторной связи;

существующие сервисы телефонной сети могут быть трансформированы в сервисы СВКС, например, селекторные совещания могут быть преобразованы в видеосессии;

аналоговые телефоны на рабочих местах пользователей при этом заменяются видеотелефонами с сохранением используемых номеров.

Описание структуры построения системы видеоконференцсвязи, которая повторяет организационную структуру подразделений и структуру ВИТС Управления. В рамках СВКС абонентские терминалы, размещенные на одном узле, образуют логическую группу - зону. Каждая зона имеет свой идентификатор - префикс (***499), используемый при маршрутизации вызовов между устройствами. Устройство уровня доступа СВКС обслуживают абонентские терминалы - они обеспечивают их логическое подключение к СВКС, доставку вызовов между терминалами в рамках одной зоны и взаимодействия с оборудованием при вызове.

Оборудование СВКС Управления выполняет маршрутизацию сигнальных сообщений, поступающих от оборудования доступа. Оборудование имеет информацию обо всех существующих в СВКС зонах, но не во всех абонентских терминалах. Маршрутизация вызовов производится оборудованием на основании префиксов, передаваемых оборудованием уровня доступа в сигнальных сообщениях, и отвечает за интеграцию СВКС Управления в общую систему СВКС ФТС России.

С целью наиболее эффективного использования ресурсов, с учетом функциональных особенностей, система видеоконференцсвязи Управления включает в себя две взаимоувязанные подсистемы .

Н .3 23 подсистема - оптимизирована для проведения масштабных видеоконференций. Для организации взаимодействия между абонентскими терминалами в рамках данной подсистемы используется протокол H.323, что гарантирует возможность взаимодействия абонентов СВКС Управления с абонентами внешних систем.

В состав данной подсистемы входят следующие устройства:

специализированные видеотерминалы группового использования;

привратники Н.323-зон (привратники уровня доступа);

Н.323 - привратники уровня ядра;

сервера многоточечной видеоконференцсвязи;

сервера коллективной работы с данными;

SCCP подсистема - оптимизирована для проведения локальных видеоконференций, с целью организации взаимодействия между абонентскими терминалами внутренних систем.

К оборудованию SCCP - подсистемы относятся следующие устройства:

видеотерминалы персонального использования (IP-видеотелефоны);

унаследованные голосовые терминалы (IP - телефоны);

унаследованные системы аналоговой телефонии и голосовые шлюзы;

унаследованные серверы;

серверы многоточечной видеоконференцсвязи.

Интеграция подсистем в единую систему обеспечивается за счет использования протокола Н.323 и взаимодействия между терминальным оборудованием, относящимся к различным подсистемам.

В рамках СВКС используется система управления видеоконференциями. Состав системы оптимизирован с учетом выделения двух функциональных подсистем СВКС и состоит из двух компонентов - системы планирования видеоконференций и системы управления абонентскими терминалами.

Система планирования на базе Radvision представляет удобный графический интерфейс для планирования и мониторинга видеоконференций. Управление осуществляется через web-интерфейс, поэтому на месте оператора нет необходимости устанавливать какое-либо дополнительное программное обеспечение.

При этом оператор в любой момент обладает полной информацией о конференциях, проходящих в подконтрольных системах. В любой момент можно подключить или удалить терминал из конференции, изменить расположение картинок участников на экранах, а также включить или отключить звук участникам. Web-интерфейс сервера также позволяет следить за использованием ресурсов сервера и управлять форматом медиапотоков.

Radvision является системой планирования конференций и ресурсов с очень широким функционалом. В частности, система планирования производит оценку объема ресурсов, необходимых для проведения конференций, и выполняет резервирование ресурсов MCU. Кроме того, Radvision позволяет создавать повторяющиеся и сложные расписания видеоконференций с автоматическим оповещением участников о дате, времени, тематике и составе участников.

Наиболее важная сервисная функция системы планирования заключается в сборе участников конференции в момент начала конференции. Данная функция реализуется посредством автоматического вызова терминалов, участвующих в конференции, напрямую с сервера MCU.

Еще одной важной особенностью системы является возможность заблаговременно автоматически проверить доступность вызываемого терминала, что гарантирует работоспособность терминала ко времени начала конференции.

Использование Radvisioni позволяет полностью автоматизировать процесс организации видеоконференции и свести участие администратора системы к мониторингу и оперативному реагированию на внештатные ситуации.

Простота реализации перечисленных функций позволяет чаще и эффективнее использовать систему видеоконференции по сравнению с обычными Н.323 решениями, не обладающими подобным широким функционалом.

Система управления абонентскими терминалами состоит из двух подсистем, соответствующих функциональным подсистемам СВКС Управления, где управление видеотерминалами персонального использования, относящимся к SCCP - подсистеме, осуществляется через web-интерфейс. Данный подход наследует все механизмы и возможности, связанные с управлением голосовыми IP-телефонами, такие как обновление ПО, контроль присутствия абонента в сети, назначение, смена номера и т.д. Следовательно, видеотерминалы персонального использования оптимизированы для участия в конференциях по запросу, управление терминалами при помощи CallManager позволяет обеспечить максимально точную настройку, соответствующую специфике конференций по запросу.

Для управления абонентскими терминалами группового использования, относящимися к Н.323 - подсистеме, используются Network Manager.network Manager позволяет автоматически отслеживать состояние абонентских терминалов, вести журнал и диагностировать ошибки, возникающие в процессе видеоконференцсвязи. Видеотерминалы группового использования оптимизированы для применения в запланированных конференциях, предполагающих использование системы планирования видеоконференций. В связи с этим использование Network Manager, позволяет создать систему планирования и управления многоточечными видеоконференциями, обладающую максимальным набором функций, с единым интерфейсом доступа и без необходимости дублирования служебной информации. Решения по организации взаимодействия должны иметь доступ к сервисам СВКС с использованием зарегистрированных в системе абонентских терминалов на различных устройствах уровня доступа.

SCCP - видеотерминалы регистрируются на сервере. При включении терминал запрашивает с сервера CallManager конфигурационную информацию, в соответствии с которой настраиваются различные параметры терминала. По завершении настройки терминал периодически обменивается с CallManager служебными сообщениями, подтверждающими готовность терминала к работе.

Таким образом, CallManager всегда имеет полный список SCCP-видеотерминалов, подключенных к СВКС. Данная информация может быть затребована администратором системы при устранении неполадок в работе СВКС.

IP-телефоны, в зависимости от размещения, регистрируются либо на серверах кластера CallManager, либо на серверах CallManager Express, установленных в региональных таможнях УТУ. Процедура регистрации и настройки в обоих случаях аналогична процедуре регистрации SCCP - видеотерминалов.

Н.323 - терминалы регистрируются и являются частью программного обеспечения маршрутизаторов. Конфигурирование Н.323 - терминалов не связанно с процедурой регистрации и выполняется независимо. Регистрация терминалов осуществляется с целью обеспечения контроля доступа к сервисам СВКС, для обеспечения единства используемого номерного плана и упрощения администрирования СВКС.

Данным проектом предусматриваются различные сценарии использования системы видеоконференцсвязи, различающиеся количеством участников сеанса видеосвязи, типами абонентских терминалов и процедурами организации конференций.

Двухточечные видеоконференции - это такие видеоконференции, где производится установление видео, - это соединения между двумя абонентскими терминалами. При проведении двухточечных конференций, не используются ресурсы серверов MCU и DCS. Исключения могут составлять случаи, когда видеоконференция проводится между двумя терминалами с полностью несовместимыми наборами аудио - и видео кодеков. Данная двухточечная конференция является частым случаем запланированной многоточечной конференции, к которой по ходу проведения могут подключаться дополнительные участники. Двухточечная конференция является также начальным этапом конференции по запросу, в ходе которой подключение дополнительных абонентов производится по инициативе участников конференции при наличии технических возможностей на абонентских терминалах.

Многоточечные видеоконференции - это такие видеоконференции, где предусматривается одновременное участие в конференции нескольких абонентов, использующих терминальные устройства с потенциально различными характеристиками. Для проведения многоточечных видеоконференций всегда используют вычислительные ресурсы серверного оборудования СВКС.

Запланированные конференции - это такие конференции, где предполагается предварительное согласование времени и состава участников конференции. В соответствии с классификацией, запланированными являются масштабные конференции, проведение которых является одной из основных задач СВКС. В связи с этим запланированные конференции в СВКС УТУ проводятся с использованием Н.323 - сервисов MCU под управлением Н.323 - привратников уровня ядра. Резервирование и контроль использования ресурсов MCU при проведении запланированной конференции выполняет сервер планирования конференций.

Концепции по запросу возникают по запросу в ходе проведения двухточечной конференции по инициативе одной из сторон, желающей подключить к диалогу третью сторону. Большая часть конференций в таком формате проводится с участием трех - четырех персональных систем видеоконференцсвязи (локальные концепции). Концепции по запросу в СВКС Управления проводятся с использованием SCCP - сервисов MCU. Возможность проведения конференции по запросу, количество участников такой конференции, качество обслуживания абонентов определяются наличием свободных (незарезервированных) ресурсов на серверном оборудовании СВКС, параметрами абонентских терминалов и наличием у сторон прав на проведение конференций.

В проекте системы видеоконференцсвязи представлена схема проведения многоточечных видеоконференций, где организовывается взаимодействие между компонентами СВКС при проведении запланированной конференции.

Перед запланированной видеоконференцией на сервере MCU при помощи системы планирования конференций резервируется часть вычислительных ресурсов, соответствующая потребностям запланированной конференции. Ресурсы, зарезервированные для проведения конференции, объединяются в группу, называемую сервисом MCU.

Использование системы видеоконференцсвязи предназначается для:

проведения масштабных видеоконференций с участием большого количества абонентов (ФТС России);

проведения рабочих видеоконференций с подразделениями Управления.

Требования СВКС Управления:

возможность интеграции в СВКС ФТС России;

использование системы IP-телефонии с ведомственной телефонной связью;

использование ресурсов оборудования максимально эффективно;

взаимозаменяемость оборудования;

устанавливаемое оборудование должно иметь единую систему управления.

С учетом всех требований в проекте предусматривается использование следующих моделей оборудования и программного обеспечения:

абонентские видеотерминалы;

системы аудиовизуального отображения;

система визуального отображения;

система планирования конференций.

2.3 Описание конференц-системы

До настоящего времени происходит постоянное совершенствование СВКС. Так, с 1 июня 2011 г. по 31 декабря 2011 г. интегрирована конференц-система для существующей СВКС УТУ ФТС России.

Установленная конференц-система интегрирована к существующему оборудованию СВКС.

Микрофоны подключаются последовательной цепочкой к центральному блоку.

Система Realtronix имеет многомодульную систему настройки-управления, что позволяет управлять оборудованием в помещении.

Логическая схема приведена на рис.1.

Рис.1 Логическая схема подключения конференц-системы

Интегрируемая конференц-система Realtronix состоит из центрального блока, 12 пультов делегатов и 1 пульта председателя, которые в дальнейшем будут устанавливаться на рабочих местах участников конференции. Все пульты соединяются общим кабелем, и подключаются к центральному блоку. Управление конференц-системой осуществляется с помощью рабочей станции, а также в автоматическом режиме по заданным параметрам в центральном блоке.

Микрофонный пульт системы - это рабочее место каждого участника совещаний. Конференц-система Realtronix имеет в своем составе микрофонные пульты настольного и врезного исполнения. Настольные микрофонные пульты оборудованы:

микрофоном на гибкой шее с индикатором состояния;

громкоговорителем;

кнопками запроса на выступление и голосование;

гнездами для наушников с регулятором громкости.

Конференц-система Realtronix поддерживает одновременную работу от 1 до 1024 микрофонных пультов, что позволяет устанавливать систему в любых залах.

Центральный блок - является "сердцем" конференц-системы и обеспечивает питание микрофонных пультов, обработку и обмен данными в реальном времени между различными устройствами.

Система не требует предварительных настроек установки адреса для каждого микрофонного пульта, что бывает в других конференц-системах, т.е. адрес задается автоматически при включении центрального блока.

Центральный блок системы Realtronix имеет дополнительные функции:

интерфейс системы эхоподавления;

программируемые порты для управления внешними устройствами (камеры, DVD-ресивер, модули управления проекционными экранами и занавесями), как собственного производства, так и других производителей;

освещенность зала под стиль конкретного совещания.

Центральный блок осуществляет контроль системы и дает возможность управлять ею с помощью рабочей станции. В случае отказа рабочей станции, центральный блок автоматически переходит в автономный режим работы, тем самым, не нарушая сеанс видеоконференции.

Функции автономной работы центрального блока осуществляются:

в режиме ограничения количества - в данном режиме устанавливается максимально разрешенное количество одновременно включаемых микрофонов. Следовательно, каждый делегат может включить свой микрофон в любое время, тем самым, выступающий делегат ставится в очередь на выступление;

в режиме прерывания - каждый делегат во время видеоконференции включает свой микрофон, тем самым, выключает предыдущий;

в режиме председателя - в данном режиме может быть включен только микрофонный пульт председателя;

в свободном режиме - без каких-либо ограничений для делегатов.

Микрофонный пульт делегата дает возможность участнику конференции выступить и слушать выступления других участников через встроенный в корпус громкоговоритель. Для предотвращения возникновения обратной связи в момент включения микрофона громкоговоритель находится в выключенном состоянии. Кроме громкоговорителя, в корпусе микрофонного пульта имеются встроенная кнопка включения или выключения микрофона, кнопки для голосования с подсветкой, индикатор состояния пульта, регулятор громкости для подключения внешних наушников.

Микрофонный пульт председателя имеет те же функции, что и микрофонный пульт делегата, не считая дополнительной кнопки приоритета, которая дает возможность выключить все микрофоны делегатов, которые были активированы во время видеоконференции. При удерживании данной кнопки делегаты не смогут включить свои микрофоны.

Работа СВКС зависит от пуско-наладочных работ на уровне установки и настройки конференц-системы, которая производилась после подтверждения заказчиком готовности существующего оборудования и помещения, а также согласования мест размещения оборудования в помещении. В установку включена распаковка всех компонентов, монтаж центрального элемента в технологическую стойку и подключение к сети питания. Программное обеспечение (ПО) для управления оборудованием установлено на рабочую станцию, которая соединена с центральным блоком конференц-системы посредствам СОМ - порта.

Таким образом, от хорошо отлаженной работы всех частей системы видеоконференцсвязи зависит работа таможенных органов Уральского округа, зависит оперативное восприятие информации и быстрое принятие правильных решений по рассматриваемым вопросам, зависит совершенствование информационных технологий, определение направлений и модернизация развития системы видеоконференцсвязи на дальнейшую перспективу, управление обеспечением проведения двусторонней и многосторонней сеансов аудио - и видеосвязи между таможенными органами Уральского федерального округа и подключения в систему ВКС Федеральной таможенно службы, а также зависит перспектива развития всех таможенных органов страны.

Заключение

Для принятия любого управленческого решения имеет огромное значение информация, сбор и обработка информации, от качества которых зависит конечное решение вопросов. Все это свидетельствует о важности информационного обеспечения управления. На протяжении 20 лет своего развития Главный научно-информационный вычислительный центр Федеральной таможенной службы России обеспечивает информационно-техническую поддержку деятельности таможенных органов. В условиях вступления в силу законов и нормативов Таможенного союза приобретает особую значимость обеспечение четкого взаимодействия между подразделениями таможенных служб, разработки современных компьютерных программ, новых технологических систем и внедрение передовых форм информационных технологий.

Подобные документы

Снижение рисков и повышение эффективности организации. Модернизация информационных технологий. Решения проблемных вопросов возникших при реализации и управлении проектом внедрения. Развитие информационных технологий по системам видеоконференцсвязи.

курсовая работа , добавлен 05.02.2012


Проблемы автоматизации документооборота, бухгалтерского учета и других формализованных процессов управления производством. Современное состояние информационных технологий в России, методы внедрения IT как инструмента управления экономикой предприятия.

курсовая работа , добавлен 02.08.2015


Понятие информационных систем управления предприятием, оценка их роли и значения, проблемы и задачи в процессе внедрения. Анализ и оценка использования информационных технологий на исследуемом предприятии, разработка путей его совершенствования.

дипломная работа , добавлен 16.02.2012


Понятие и классификация информационных технологий управления. Значение использования информационных систем для обеспечения эффективного управления предприятием. Использование информационных технологий в управлении "Росинтер ресторантс холдинг".

курсовая работа , добавлен 22.01.2015


Характеристики информационных систем. Современные системы управления полиграфической организацией. Совершенствование управления предприятием на основе информационных технологий. Анализ системы управления и финансового состояния ООО "ПолиГрафиксПрим".

дипломная работа , добавлен 15.06.2015


Понятие и классификация информационных технологий и систем, их виды. Современные компьютерные технологии в управлении гостиницами и ресторанами. Анализ использования информационных технологий менеджерами гостиниц и ресторанов, их совершенствование.

курсовая работа , добавлен 15.02.2012


Анализ и статистика внедрения функционирования бизнес-процессов на отечественных предприятиях. Оценка экономической эффективности от внедрения процессного подхода управления в организации. Совершенствование информационных систем в современных компаниях.

курсовая работа , добавлен 29.05.2014


Роль информационных технологий в управлении персоналом. Анализ финансовой деятельности предприятия, оценка эффективности системы управления персоналом с применением информационных технологий "Контур - Персонал" и "Контур – Зарплата", их совершенствование.

дипломная работа , добавлен 14.09.2012


Особенности внедрения автоматизированных технологий в документационное обеспечение управления в АО "Тандер". Анализ этапов расчета экономической эффективности при внедрении системы автоматизации. Анализ основ организации информационных технологий.

курсовая работа , добавлен 30.03.2017


Теоретический анализ систем управления персоналом: сущность, виды, механизмы внедрения. Характеристика современных направлений исследований в области управления персоналом. Изучение механизма внедрения современных кадровых технологий на ООО "Инна Тур".

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ НА ПРЕДПРИЯТИИ

Курсовая работа

Введение

1.1 Понятие проект

1.2 Вид и этапы проекта

1.3 Управление проектом

Заключение

Список использованных источников и литературы

Введение

Актуальность темы. Совершенствование использования информационных технологий на предприятии является основной задачей существования современных организаций, т.к. информация с целью эффективного функционирования и развития предприятия, имеет информация, которая ускоряется процесс принятия управленческих решений. Развитие информационных технологий приводит к улучшению процессов принятия управленческих решений. Совершенствование использования информационных технологий имеет огромное значение для достижения конкретных целей в любой отрасли.

В наиболее развитых странах, переходящих от индустриального к информационному обществу, стремительное развитие информационных технологий проявляется в усилении информационного обеспечения в экономике и управлении.

Среди многих факторов, способных снизить риски и повысить эффективность организации, особенно выделяется информационный фактор. Не случайно его выделяют как новый фактор производства вместе с факторами труда, земли и капитала. В XXI веке “информация” наряду со “временем”, становится основополагающей характеристикой описания любого явления реально наблюдаемого мира. Знания, данные, экспертные оценки - все это близкие понятия, отражающие разные стороны информации. Управление в современных условиях так же тесно связано с информацией.

Таким образом, актуальность данной темы связана с тем, что:

- модернизация информационных технологий в Уральском таможенном управлении требуется для того, чтобы быстро и качественно принимать обоснованные управленческие решения;

- поддержание постоянного и надежного информационно-технического взаимодействия между таможенными органами как Уральского региона, так и региональными таможенными управлениями Федеральной таможенной службы России.

Объект исследования. В качестве объекта исследования выступает внедрение системы видеоконференцсвязи и совершенствование использования информационных технологий “Уральского таможенного управления Федеральной таможенной службы России”.

Предмет исследования. Предметом исследования выступает

Цель работы. Управление созданием и внедрением системы видеоконференцсвязи для Уральского таможенного управления Федеральной таможенной службы России;

Для достижения поставленной цели требовалось решить следующие задачи:

1. Изучить понятие “проект”, виды и этапы проектов, управление проектом;

2. Дать характеристику и структуру Уральскому таможенной управлению и системе видеоконференцсвязи;

3. Сформулировать проблемные вопросы при внедрении и эксплуатации системы видеоконференцсвязи;

4. Разработать решения проблемных вопросов возникших при реализации и управлении проектом внедрения.

Проектируемая “Система видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления Федеральной таможенной службы России” предназначена для обеспечения проведения сеансов двухсторонней и многосторонней видео и аудио связи между таможенными органами Уральского федерального округа.

3. “Система видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления Федеральной таможенной службы России” должна иметь возможность интеграции, т.е. подключения в “Систему видеоконференцсвязи Федеральной таможенной службы России”.

совершенствования использования информационных технологий на предприятии в организации в Уральском таможенном управлении ФТС России.

Задачи курсовой работы.

- создание и внедрение “Системы видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления Федеральной таможенной службы России”- сокращение номенклатуры устанавливаемых технических средств системы видеоконференцсвязи;

- развитие информационных технологий по средствам системы видеоконференцсвязи;

- обеспечение необходимого уровня подготовки сотрудников таможенной службы и специалистов, осуществляющих эксплуатацию комплексных систем видеоконференцсвязи.

Предмет -

Источники и литература

Проблема, избранная для исследования -

Система видеоконференцсвязи является одним из важных источников информационных технологий передачи информации, зрительного и слухового восприятия информации на большие расстояния. В связи с этим применение системы видеоконференцсвязи в управлении и во всех других областях сферы деятельности человека приносит огромную пользу. Системы видеоконференций резко сокращают временные и финансовые затраты любого учреждения, организации, фирмы на совещания, встречи, семинары, командировки сотрудников и консультации.

Видеоконференцсвязь позволяет добиться нового уровня взаимодействия между людьми, разделёнными на большие расстояния, при этом возникает возможность следить за жестикуляцией и мимикой собеседника, за его отношением к рассматриваемому вопросу, поэтому почти полностью достигается восприятие информации и положительные результаты решений любых вопросов.

Видеоконференцсвязь - это огромные технологические возможности, которые позволяют людям общаться друг с другом, слышать и одновременно видеть друг друга, при этом обмениваться информацией и совместно обрабатывать эти данные в интерактивном режиме, используя возможности рабочей станции, максимально приближая общение на расстоянии к реальному живому общению. Видеоконференцсвязь может быть двухсторонней или многосторонней связью для передачи звука и изображения и может быть проведена между двумя или несколькими студиями как внутри страны, так и между разными странами.

В связи с необходимостью обрабатывать все возрастающее количество информации, как локальной, находящейся на одном компьютере, так и сетевой и межсетевой, возросла роль оборудования и программного обеспечения. Дистанционное обучение и управление, виртуальные средства обучения, удаленный доступ, и управление, а также средства проведения видеоконференций переживают период бурного развития и предназначены для облегчения и увеличения эффективности взаимодействия как человека с компьютером и данными, так и групп людей с компьютерами, объединенными в сеть.

Взаимодействие в режиме видеоконференций также называют сеансом видеоконференцсвязи.

Предоставление системой видеоконференцсвязи огромных возможностей общения в реальном режиме по интерактивному обмену информацией и предоставление существенного преимущества по сравнению с традиционными решениями рассматривается в настоящее время как частичное решение проблемы автоматизации деятельности организации. И такая проблема в деятельности любой организации, предприятия разрешается, как правило, быстро и качественно с помощью видеоконференцсвязи.

Кроме этого, система видеоконференцсвязи находит применение везде, где существует необходимость в оперативном анализе ситуации и принятии решений, где есть необходимость в консультации специалиста или совместная работа в режиме удаленного доступа над проектами и решениями и т.д.

В целях обеспечения эффективной работы таможенных органов страны, в т.ч. таможенных органов Уральского округа, на уровне современных технических данных разработана и функционирует система ВКС в Уральском таможенном управлении.

Актуальность темы управления проектом «Внедрение системы видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления Федеральной таможенной службы России» заключается в том, что тема является решением проблемы автоматизации деятельности организации и в таможенной службе вообще по внедрению автоматизированных систем управления организацией. Эта система позволяет обеспечить поступление информации извне, поддерживать постоянное и надежное информационное взаимодействие между всеми частями Уральского таможенного управления со всеми внешними региональными таможенными управлениями Федеральной таможенной службы России.

Целью данного проекта является обеспечение успешного управления работами по развитию и совершенствованию системы видеоконференцсвязи в системе таможенных органов Уральского округа, модернизация и определение направлений развития системы видеоконференцсвязи на дальнейшую перспективу, управление обеспечением проведения двусторонней и многосторонней сеансов аудио- и видеосвязи между таможенными органами Уральского федерального округа и подключения в систему ВКС Федеральной таможенной службы России.

Задачами данного проекта являются: оснащение таможенных служб Уральского таможенного управления рациональными по составу и основным характеристикам комплексными системами видеоконференцсвязи, сокращение номенклатуры установленных технических средств системы видеоконференцсвязи, развитие системы технического обслуживания и ремонта технических средств, входящих в состав комплексной системы видеоконференцсвязи, обеспечение необходимого уровня подготовки сотрудников таможенной службы и специалистов, которые осуществляют эксплуатацию комплексных систем видеоконференцсвязи.

Объектом исследования проекта “Внедрения системы видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления Федеральной таможенной службы” является управление системой видеоконференцсвязи и внедрение конференц-системы, а так же комплекс производственных помещений Уральского таможенного управления Федеральной таможенной службы России и таможен Уральского региона, которые подлежат оснащению абонентскими терминалами.

Предметом исследования проекта выступают подходы и методы управлением проекта.

Сущность методологии исследования управления проектом заключается в том, что ответственность за выполнение и достижение результатов проекта возлагается на Исполнителя - Закрытом акционерном обществе “Корус АКС”.

Структурное построение проекта состоит из 3 глав, при этом каждая глава посвящена конкретному вопросу, которые раскрывают тему проекта. Данная структура является наиболее полной и четной для раскрытия данной темы.

Для написания проекта использовались источники и литература. Теоретические вопросы управлением проектов нашли свое отражения в научных трудах ученых И.И. Мазура, Н.Г. Ольдерогге, В.Д. Шапиро, А.В. Лысаков, Д.А. Новиков.

Работы данных авторов имеют большое теоретическое и практическое значение. Накопленный опыт по данной теме служит базой для анализа формирования и управления эффективных проектных решений для планирования и управления системы видеоконференцсвязи.

Глава 1. Теоретическая сущность проекта

информационный технология проект видеоконференцсвязь

1.1 Понятие «проект»

Проект «Внедрение системы ВКС УТУ ФТС России» - это совокупность действий, направленных на достижение положительного результата по внедрению в действие системы видеоконференцсвязи в Уральском таможенном управлении Федеральной таможенной службы России с целью ее дальнейшей эксплуатации для проведения сеансов двусторонней и многосторонней видео-и аудиосвязи (видеоконференцсвязи) между таможенными органами Федеральной таможенной службы России и таможенными органами Уральского таможенного управления Федеральной таможенной службы России.

Контроль по проекту осуществляется начальником информационно-технической службы УТУ ФТС России полковником таможенной службы Марченко В.Н. при утверждении комплекса всех действий начальником Уральского таможенного управления ФТС России генерал-лейтенантом таможенной службы Дроздецким Геннадием Николаевичем.

Заказчиком проекта является Федеральная таможенная служба России.

Генеральный подрядчик по проекту - Закрытое акционерное общество «Корус АКС».

Система ВКС УТУ ФТС России создается как фрагмент системы ВКС ФТС России.

Идея создания проекта связана с заключением договора № 751-0108 от 01.12.2005г. между сторонами.

Начало проекта связано с началом вложения денежных средств в его выполнение и с началом реализации проекта. Начало этапов проекта связано также с оплатой работ по настоящему этапу и полной оплатой работ по предыдущему этапу проекта.

Окончание проекта - это ввод в действие объектов, начало их эксплуатации.

Жизненный цикл проекта «Внедрение системы видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления определен временными рамками:

Аппарат УТУ ФТС России (г. Екатеринбург, ул. Шейнкмана, д. 31, 2 эт.),

Аппарат УТУ ФТС России (г. Екатеринбург, ул. Шейнкмана, д. 31, 6 эт.),

Екатеринбургская таможня (г. Екатеринбург, ул.Гоголя, д. 27),

Кольцовская таможня (г. Екатеринбург, пер.Вечерний,4, аэроп.Кольцово),

Нижнетагильская таможня (г.Нижний Тагил, ул.Победы, д.43-а),

Магнитогорская таможня (г. Магнитогорск, Челябинская обл., ул.Советская, 106),

Курганская таможня (г. Курган, ул.Бурова-Петрова, д. 113),

Тюменская таможня (г. Тюмень, ул. Холодильная, д. 58-а),

Челябинская таможня (г. Челябинск, просп. Победы, д. 368-в),

Ханты-Мансийская таможня (Ханты-Мансийский автономный округ, Югра,

г. Нижневартовск, ул. Ханты-Мансийская, д. 25-б),

Ямало-Ненецкая таможня (Ямало-Ненецкий автономный округ Тюменской обл., г. Салехард, ул. З.Космодемьянской, д. 49).

Объектом применения системы ВКС является комплекс производственных помещений УТУ ФТС России и таможен Уральского региона, которые подлежат оснащению абонентскими терминалами.

1.2 Вид и этапы проекта

Вид проекта “Внедрение системы видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления Федеральной таможенной службы России” - это мегапроект (целевая государственная региональная программа), относящийся к главному проекту и являющийся частью проекта СВКС Федеральной таможенной службы России, т.к. они объединены общей целью, выделенными ресурсами, отпущенным на их выполнение временем, формируются, поддерживаются и координируются на верхних уровнях управления.

Проект имеет отличительные черты, такие как высокая стоимость, капиталоемкость (потребность его в финансовых средствах), трудоемкость, длительность реализации и управления проектом, отдаленность районов.

Проект “Внедрения системы видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления Федеральной таможенной службы России” состоит из 3 этапов и каждый из них делится на фазы, отраженные в таблице 1.

Таблица 1.

Этапы проекта

Поставка оборудования:
	Доставка до таможен
Настройка оборудования:
Запуск оборудования:
	Екатеринбургская таможня
	Уральская оперативная таможня
	Кольцовская таможня
	Курганская таможня
	Магнитогорская таможня
	Нижнетагильская таможня
	Тюменская таможня
	Ханты-Мансийская таможня
	Челябинская таможня
	Ямало-Ненецкая таможня
Приемочные испытания:
	Уральское таможенное управление
	Екатеринбургская таможня
	Уральская оперативная таможня
	Кольцовская таможня
	Курганская таможня
	Магнитогорская таможня
	Нижнетагильская таможня
	Тюменская таможня
	Ханты-Мансийская таможня
	Челябинская таможня
	Ямало-Ненецкая таможня
Поставка оборудования:
	Доставка до таможен
Настройка оборудования:
Работы СКС:
	Уральское таможенное управление
	Екатеринбургская таможня
	Уральская оперативная таможня
	Кольцовская таможня
	Нижнетагильская таможня
	Тюменская таможня
	Ханты-Мансийская таможня
	Челябинская таможня
	Ямало-Ненецкая таможня
Запуск оборудования:
	Уральское таможенное управление
	Екатеринбургская таможня
	Курганская таможня
	Магнитогорская таможня
	Тюменская таможня
	Ханты-Мансийская таможня
	Челябинская таможня
	Ямало-Ненецкая таможня
Приемочные испытания:
	Уральское таможенное управление
	Екатеринбургская таможня
	Курганская таможня
	Магнитогорская таможня
	Тюменская таможня
	Ханты-Мансийская таможня
	Челябинская таможня
	Ямало-Ненецкая таможня
Поставка оборудования:
	Доставка до таможен
Настройка оборудования:
Работы СКС:
	Уральское таможенное управление
	Екатеринбургская таможня
	Уральская оперативная таможня
	Кольцовская таможня
	Нижнетагильская таможня
Запуск оборудования:
	Уральское таможенное управление
	Екатеринбургская таможня
	Уральская оперативная таможня
	Кольцовская таможня
	Нижнетагильская таможня
Приемочные испытания:
	Уральское таможенное управление
	Екатеринбургская таможня
	Уральская оперативная таможня
	Кольцовская таможня
	Нижнетагильская таможня

1.3 Управление проектом

Управление проектом осуществляется поэтапно:

Этап 1. Подготовка проекта, закупки и поставки оборудования.

Это этап подготовки проекта «Внедрение системы ВКС УТУ ФТС России» и этап закупки и поставки оборудования. Состоит из ряда мероприятий, целью которых является создание условий, необходимых для реализации проекта:

Формирование проектных групп;

Создание структуры управления проектом;

Организация проектного офиса;

Формирование требований к техническому оборудованию;

Разработка и согласование регламента ведения проектных работ;

Оценка сроков и стоимости проекта;

Определение и согласование организационных и функциональных рамок проекта;

Разработка общего плана проекта;

Поставка оборудования;

Настройка оборудования.

На данном этапе запланирована закупка соответствующего оборудования и поставка оборудования.

На этой фазе проводится анализ основных текущих процессов, их особенностей разрабатывается детальный план на следующую фазу. На данной фазе также проводится детальное обследование инфраструктурного обеспечения на объектах внедрения системы СКВС.

Результаты фазы этапа оформляются в виде рабочих материалов, являющихся основой для разработки проектных решений, с описанием процессов, содержащие: общее описание процесса, описание функций процесса, перечень организационных подразделений, принимающих участие в ходе выполнения каждого процесса.

Основной задачей фазы является создание концептуальной модели - описания реализации процессов в системе СВКС. Изменения процессов оформляются документально проектными решениями.

Основные результаты фазы:

Реестр проектных решений, подлежащих изменению, для приведения в соответствие со стандартом СКВС;

Реестр разработок в среде СВКС;

Проектные решения.

Этап 2. Работы структурированной кабельной системы.

Задачами 2 этапа является создание и прокладка структурированной кабельной системы, отвечающей утвержденным проектным решениям. Окончанием этапа является проверка работоспособности сети на передачу данных и связь.

Этап 3. Подготовка к вводу в эксплуатацию СВКС.

Задачей данной фазы является подготовка и испытание запускаемого активного оборудования перед эксплуатацией. В рамках этапа разрабатывается план перехода системы в испытательный процесса перед эксплуатацией, производится загрузка начальных данных и справочников, ввод дополнительных данных. Кроме этого осуществляется обучение конечных пользователей соответствующим навыкам работы с новой системой. Окончанием этапа является составление акта приемки в промышленную эксплуатацию СВКС, протокол технического совещания по завершению проекта СВКС и план мероприятий по устранению замечаний по результатам проведения приемочных испытаний. В соответствии с проектом эксплуатации проведены испытания СВКС Управления. Место проведения испытаний: конференц-зал Управления (2 и 6 этажи) по адресу: г. Екатеринбург, ул. Шейнкмана, 31.Результаты проведенных испытаний представлены в таблице 2.

Таблица 2

Результаты проведенных испытаний СВКС в Управлении

	Программа работ	Методы испытаний	Результат испытаний
	Проверка соединения «точка-точка» между групповыми терминалами 2 и 6 этажей здания Управления	С терминала на 2 (6) этаже посылается вызов на номер терминала на 6 (2) этаже. Используется режим управления местной и удаленной камерами.	Отображение картинки и трансляция звука с вызываемого терминала. Повороты и увеличение/уменьшение изображения с местной и удаленной камер согласно командам оператора.
	Проверка соединения «точка-точка» между персональными терминалами в здании УТУ	С одного персонального терминала посылается вызов на номер другого персонального терминала.	Отображение картинки и трансляция звука с удаленного терминала.
	Проверка многоточечной конференции, смена раскладок экрана	Оператором через web -интерфейс MSU производится сбор видеоконференции на 10 точек: региональные групповые и персональные терминалы, терминал на 2 (6) этаже.	Отображение на терминалах участников сборной картинки в соответствии, передача звука от активных участников, оперативная смена раскладки на экранах, в соответствии с действиями оператора и активностью участников.
	Проверка многоточечной конференции с максимальным числом участников	Оператором через web -интерфейс MSU производится сбор видеоконференции на 18 точек: региональные групповые и персональные терминалы, терминал на 2 и 6 этажах, персональные терминалы в здании Управления.	Отображение на терминалах участников сборной картинки из 16 терминалов, смена раскладки в соответствии с действиями оператора.
	Проверка параллельных многоточечных конференций	Оператором через web -интерфейс MSU производится сбор двух видеоконференций на 4 точки каждая: в первой конференции региональные групповые и групповой терминал 2 (6) этажа, во второй региональные групповые и персональный терминал в здании УТУ.	Отображение на терминалах участников картинки и передача звука соответствующей конференции, взаимонезависимость двух видеоконференций.
	Проверка режима трансляции презентационных материалов	Оператором через web -интерфейс MSU производится сбор видеоконференции на 4 точки региональные групповые и групповые терминалы в здании Управления.	Отображение на терминалах участников изображения с документ-камеры, смена раскладок экрана в соответствии с действиями оператора.
	Проверка режима оперативного подключения аудиоучастников в текущую видеоконференцию	Оператором через интерфейс сервера ВКС производится сбор видеоконференции на 4 точки: региональные групповые или персональные терминалы, терминал на 2 (6) этаже. Затем оператором производится вызов IP-телефона и включение его в конференцию.	Отображение на терминалах участников сборной картинки в соответствии, передача звука от активных участников, в том числе от участника с IP- телефоном, передача звука конференции на IP-телефон.

Глава 2. Характеристика проекта

2.1 Характеристика и структура Уральского таможенного управления

В целях повышения эффективности государственного таможенного контроля, его роли в управлении народным хозяйством и борьбе с правонарушениями в области внешнеэкономической деятельности на территории Уральского региона России, совершенствования управления таможенным делом, укрепления материально-технической базы таможенной системы, развития ее социальной сферы приказом Государственного Таможенного Комитета России № 116 от 1 апреля 1993 г. образовано Уральское таможенное управление Федеральной таможенной службы России (далее - Управление), которое в настоящее время является мощной, современной, отлаженной структурой и является Региональным таможенным управлением, объединяющим 10 таможен и входящем в Федеральную таможенную службу России (далее - ФТС России).

Таблица 3

Структура УТУ ФТС России

Управление включает в себя 10 указанных в таблице 1 таможен, куда входят 59 таможенных постов и 21 пункт пропуска через государственную границу. Оно осуществляет таможенное оформление и контроль в 6 аэропортах, имеющих статус международных, в 7 арктических портах и на границах с близлежащими Республиками, протяженность которых составляет более 1,5 тысячи километров.

Управление состоит из 17 отделов и служб: служба организации таможенного контроля, служба федеральных таможенных доходов, служба таможенной инспекции, информационно-техническая служба, организационно-инспекторская служба, кадровая служба, правовая служба, тыловая служба, финансово-бухгалтерская служба, служба собственной безопасности, служба силового обеспечения, отдел документационного обеспечения, отделение защиты государственной тайны и специальной документальной связи, контрольно-ревизионный отдел, мобилизационное отделение, отделение по связям с общественностью, экспертно-криминалистическая служба.

Основываясь на принципах единства таможенной политики, таможенной территории и таможенного законодательства, Управление в своей деятельности руководствуется законодательными актами России, нормативными документами ГТК России и положением об Управлении.

Основные задачи Управления:

Обеспечение соблюдения законодательства по таможенному делу и законодательства России,

Совершенствование организации таможенного контроля,

Организация эффективного и единообразного применения таможенно - тарифного механизма с целью защиты внешнеэкономических интересов России,

Организация и осуществление борьбы с контрабандой, иными преступлениями, производство дознания по которым отнесено к компетенции таможенных органов, координация деятельности таможен, взаимодействие с правоохранительными органами региона в этой сфере деятельности,

Организация и ведение региональной таможенной статистики,

Организация финансирования и контроля за рациональным использованием материальных и денежных средств на содержание и развитие таможенных органов.

Приоритетными направлениями являются внедрение передовых технологий таможенного оформления, т.е. электронное декларирование.

Благодаря деятельности Управления современная многофункциональная таможенная служба является неотъемлемой частью экономической жизни региона, способствует установлению и развитию торгово-экономических отношений, деловых, промышленных и научных кругов Уральского федерального округа с их зарубежными партнерами.

Географическое положение Уральского региона выгодно прежде всего тем, что регион находится на пересечении железнодорожных, автомобильных и авиационных путей из Сибири в Центральную Россию, Дальнего Востока и Юго-Восточной Азии - в Европу, а так же из богатого нефтью и газом Севера - на Юг, а это значит, что и его геополитическое положение в осуществлении экономических и внешнеторговых связей, перемещении грузопотоков и развитии транспортно-логистических услуг будет увеличиваться.

Дальнейшее совершенствование информационных технологий, работа на основе управления рисками, широкое использование электронных телекоммуникаций - все это позволяет уральским таможенникам работать на уровне международных стандартов, предъявляемых к таможенным службам развитых стран. Деятельность таможенной службы относится к факторам экономической, социальной и политической стабильности. Таможенные органы дают государству те реальные деньги, которые сегодня так необходимы для осуществления государственных социальных программ, выплаты пенсий, пособий, зарплаты бюджетникам. Именно таможенные органы России обеспечивают более 50% доходной части государственного бюджета. Свой достойный вклад в деятельность общероссийской таможенной системы вносит и коллектив Управления.

2.2 Предпосылки внедрения системы видеоконференцсвязи

Проектные работы выполнены с целью создания системы видеоконференцсвязи (далее - СВКС) для Управления. СВКС предназначена для обеспечения проведения сеансов двухсторонней и многосторонней видео, - аудио связи между таможенными органами ФТС России и создана как фрагмент СВКС ФТС России.

Технические решения данного проекта соответствуют требованиям экологических, санитарно-гигиенических, противопожарных и других норм, действующих на территории РФ, и обеспечивают безопасность для жизнедеятельности сотрудников таможенных служб, эксплуатацию системы при соблюдении предусмотренных мероприятий и регламентированных правил эксплуатации.

Объектом применения СВКС являются производственные помещения Управления и таможен Уральского округа. В целях внедрения и управления проектом разработана концепция построения системы видеоконференцсвязи для Уральского округа “Cisco” и предполагает выделение четырех основных классов заказанного и используемого оборудования, программного обеспечения, к ним относятся следующие устройства.

Абонентские терминалы - устройства и программное обеспечение (далее - ПО), обеспечивающее доступ конечных пользователей к сервисам сети. Проектом предусмотрено использование различных типов абонентского оборудования: Н.323-терминалов, SCCP-терминалов, а также IP-телефонов и аналоговых телефонов в режиме “только аудио”.

Интеллектуальная сетевая инфраструктура - устройства и ПО, обеспечивающие единую политику подключения абонентских устройств к сети и гарантии качества, предоставляемых сервисом. В рамках корректировки ведомственной интегрированной телекоммуникационной сети (далее - ВИТС) Управления была создана сеть регионального масштаба. Оборудование ВИТС обеспечивает обработку и передачу потоков данных в соответствии с требуемыми параметрами качества обслуживания. Дублирование функций магистральных устройств и наличие резервных маршрутов передачи трафика между узлами обеспечивают высокую степень надежности базовой сети и бесперебойность предоставления наложенных сервисов.

Система управлениями соединениями - устройств и ПО, обеспечивающее организацию взаимодействия между абонентскими устройствами СВКС. В рамках корректировки ВИТС Управления было создано ядро управления мультимедийными сервисами. На начальном этапе функционирования мультисервисной сети CallManager используется для интеграции голосовых сервисов, таких как в IP-телефонии.

Сервисный уровень - устройства и ПО, непосредственно отвечающие за предоставление сервисов. Проектом предусмотрена установка устройств Cisco, выполняющих функции организации многоточечных видеоконференций, и сервера планирования видеоконференций Radvision. Данный подход позволяет рассматривать СВКС как часть IP - видеотелефонии Управления.

Требования к организации работ в условиях эксплуатации системы видеоконференцсвязи.

Для обеспечения работ по эксплуатации СВКС необходимо наличие:

Службы эксплуатации, включающей технический персонал, технические программные средства контроля или управления оборудованием, а также средства обеспечения эксплуатации;

Запасного имущества, принадлежностей и инструментов для обеспечения технического обслуживания и текущего ремонта оборудования.

Планирование технической эксплуатации осуществляется должностными лицами служб в соответствии с их функциональными обязанностями.

Основными принципами организации и эксплуатации является:

Рациональное распределение обязанностей между службами и подразделениями организации;

Непрерывный контроль функционирования оборудования;

Организация процессов сбора, учета, обработки и обобщения информации о состоянии оборудования СВКС, качество его функционирования.

Унификация базовых сервисов:

Телефон, подключенный к ведомственной сети телефонии, может использоваться для участия в конференциях в режиме “только аудио”;

Видеотерминал может использоваться в качестве обычного телефонного аппарата для звонков по ведомственной сети;

В рамках сети IP-видеотелефонии сохраняется схема организации соединений путем набора телефонного номера вне зависимости от типа устанавливаемых соединений;

Абонентские видеотерминалы индивидуального использования (IP-видеотелефоны) могут одновременно выполнять функции видеотерминала, телефона ведомственной связи, городского телефона и устройства селекторной связи;

Существующие сервисы телефонной сети могут быть трансформированы в сервисы СВКС, например, селекторные совещания могут быть преобразованы в видеосессии;

Аналоговые телефоны на рабочих местах пользователей при этом заменяются видеотелефонами с сохранением используемых номеров.

Описание структуры построения системы видеоконференцсвязи, которая повторяет организационную структуру подразделений и структуру ВИТС Управления. В рамках СВКС абонентские терминалы, размещенные на одном узле образуют логическую группу - зону. Каждая зона имеет свой идентификатор - префикс (***499), используемый при маршрутизации вызовов между устройствами. Устройство уровня доступа СВКС обслуживают абонентские терминалы - обеспечивают их логическое подключение к СВКС, доставку вызовов между терминалами в рамках одной зоны и взаимодействия с оборудованием при вызове.

Оборудование СВКС Управления выполняет маршрутизацию сигнальных сообщений поступающих от оборудования доступа. Оборудование имеет информацию обо всех существующих в СВКС зонах, но не во всех абонентских терминалах. Маршрутизация вызовов производится оборудованием на основании префиксов, передаваемых оборудованием уровня доступа в сигнальных сообщениях, так же отвечает за интеграцию СВКС Управления в общую систему СВКС ФТС России.

С целью наиболее эффективного использования ресурсов, с учетом функциональных особенностей, система видеоконференцсвязи Управления включает в себя две взаимоувязанные подсистемы.

Н.323 подсистема - оптимизирована для проведения масштабных видеоконференций. Для организации взаимодействия между абонентскими терминалами в рамках данной подсистемы используется протокол H.323, что гарантирует возможность взаимодействия абонентов СВКС Управления с абонентами внешних систем.

В состав данной подсистемы входят следующие устройства:

Специализированные видеотерминалы группового использования;

Привратники Н.323-зон (привратники уровня доступа);

Н.323- привратники уровня ядра;

Сервера многоточечной видеоконференцсвязи;

Сервера коллективной работы с данными;

SCCP подсистема - оптимизирована для проведения локальных видеоконференций, с целью организации взаимодействия между абонентскими терминалами внутренних систем.

К оборудованию SCCP- подсистемы относятся следующие устройства:

Видеотерминалы персонального использования (IP-видеотелефоны);

Унаследованные системы аналоговой телефонии и голосовые шлюзы;

Унаследованные серверы;

Серверы многоточечной видеоконференцсвязи;

Интеграция подсистем в единую систему обеспечивается за счет использования протокола Н.323 и взаимодействия между терминальным оборудованием, относящимся к различным подсистемам.

В рамках СВКС используется система управления видеоконференциями. Состав системы оптимизирован с учетом выделения двух функциональных подсистем СВКС и состоит из двух компонентов - системы планирования видеоконференций и системы управления абонентскими терминалами.

Система планирования на базе Radvision представляет удобный графический интерфейс для планирования и мониторинга видеоконференций. Управление осуществляется через web- интерфейс, поэтому на месте оператора нет необходимости устанавливать какое-либо дополнительное программное обеспечение. При этом оператор в любой момент обладает полной информацией о конференциях, проходящих в подконтрольных системах. В любой момент можно подключить или удалить терминал из конференции, изменить расположение картинок участников на экранах, а также включить или отключить звук участникам. Web- интерфейс сервера также позволяет следить за использованием ресурсов сервера и управлять форматом медиапотоков. Radvision является системой планирования конференций и ресурсов с очень широким функционалом. В частности, система планирования производит оценку объема ресурсов, необходимых для проведения конференций, и выполняет резервирование ресурсов MCU. Кроме того, Radvision позволяет создавать повторяющиеся и сложные расписания видеоконференций с автоматическим оповещением участников о дате, времени, тематике и составе участников. Наиболее важная сервисная функция системы планирования заключается в сборе участников конференции в момент начала конференции. Данная функция реализуется посредством автоматического вызова терминалов, участвующих в конференции, напрямую с сервера MCU. Еще одной важной особенностью системы является возможность заблаговременно автоматически проверить доступность вызываемого терминала, что гарантирует работоспособность терминала ко времени начала конференции. Использование Radvisioni позволяет полностью автоматизировать процесс организации видеоконференции и свести участие администратора системы к мониторингу и оперативному реагированию на внештатные ситуации.

Простота реализации перечисленных функций позволяет чаще и эффективнее использовать систему видеоконференции по сравнению с обычными Н.323 решениями, не обладающие подобным широким функционалом.

Система управления абонентскими терминалами состоит из двух подсистем, соответствующих функциональным подсистемам СВКС Управления, где управление видеотерминалами персонального использования, относящимся к SCCP - подсистеме, осуществляется через web- интерфейс. Данный подход наследует все механизмы и возможности, связанные с управлением голосовыми IP-телефонами, такие как обновление ПО, контроль присутствия абонента в сети, назначение, смена номера и т.д. Следовательно, что видеотерминалы персонального использования оптимизированы для участия в конференциях по запросу, управление терминалами при помощи CallManager позволяет обеспечить максимально точную настройку, соответствующую специфике конференций по запросу.

Для управление абонентскими терминалами группового использования, относящимися к Н.323 - подсистеме, используются Network Manager. Network Manager позволяет автоматически отслеживать состояние абонентских терминалов, вести журнал и диагностировать ошибки, возникающие в процессе видеоконференцсвязи. Видеотерминалы группового использования оптимизированы для применения в запланированных конференциях, предполагающих использование системы планирования видеоконференций. В связи с этим использование Network Manager, позволяет создать систему планирования и управления многоточечными видеоконференциями, обладающую максимальным набором функций, с единым интерфейсом доступа и без необходимости дублирования служебной информации. Решения по организации взаимодействия должны иметь доступ к сервисам СВКС с использованием зарегистрированных в системе абонентских терминалов на различных устройствах уровня доступа.

SCCP - видеотерминалы регистрируются на сервере. При включении терминал запрашивает с сервера CallManager конфигурационную информацию, в соответствии с которой настраиваются различные параметры терминала. По завершении настройки терминал периодически обменивается с CallManager служебными сообщениями, подтверждающими готовность терминала к работе. Таким образом, CallManager всегда имеет полный список SCCP-видеотерминалов, подключенных к СВКС. Данная информация может быть затребована администратором системы при устранении неполадок в работе СВКС.

IP-телефоны, в зависимости от размещения, регистрируются либо на серверах кластера CallManager, либо на серверах CallManager Express, установленных в региональных таможнях УТУ. Процедура регистрации и настройки в обоих случаях аналогична процедуре регистрации SCCP - видеотерминалов.

Н.323 - терминалы регистрируются и являются частью программного обеспечения маршрутизаторов. Конфигурирование Н.323 - терминалов не связанно с процедурой регистрации и выполняется независимо. Регистрация терминалов осуществляется с целью обеспечения контроля доступа к сервисам СВКС, для обеспечения единства используемого номерного плана и упрощения администрирования СВКС.

Данным проектом предусматриваются различные сценарии использования системы видеоконференцсвязи, различающиеся количеством участников сеанса видеосвязи, типами абонентских терминалов и процедурами организации конференций.

Двухточечные видеоконференции, где производится установление видео - соединения между двумя абонентскими терминалами. При проведении двухточечных конференций, не используются ресурсы серверов MCU и DCS. Исключения могут составлять случаи, когда видеоконференция проводится между двумя терминалами с полностью несовместимыми наборами аудио- и видео кодеков. Данная двухточечная конференция является частым случаем запланированной многоточечной конференции, к которой по ходу проведения могут подключаться дополнительные участники. Двухточечная конференция является также начальным этапом конференции по запросу, в ходе которой подключение дополнительных абонентов производится по инициативе участников конференции при наличии технических возможностей на абонентских терминалах.

Многоточечные видеоконференции, где предусматривается одновременное участие в конференции нескольких абонентов, использующих терминальные устройства с потенциально различными характеристиками. Для проведения многоточечных видеоконференций всегда используют вычислительные ресурсы серверного оборудования СВКС.

Запланированные конференции, где предполагается предварительное согласование времени и состава участников конференции. В соответствии с классификацией, запланированными являются масштабные конференции, проведение которых является одной из основных задач СВКС. В связи с этим запланированные конференции в СВКС УТУ проводятся с использованием Н.323 - сервисов MCU под управлением Н.323 - привратников уровня ядра. Резервирование и контроль использования ресурсов MCU при проведении запланированной конференции выполняет сервер планирования конференций.

Концепции по запросу, возникает по запросу в ходе проведения двухточечной конференции по инициативе одной из сторон, желающей подключить к диалогу третью сторону. Большая часть конференций в таком формате проводится с участием трех - четырех персональных систем видеоконференцсвязи (локальные концепции). Концепции по запросу в СВКС Управления проводятся с использованием SCCP- сервисов MCU. Возможность проведения конференции по запросу, количество участников такой конференции, качество обслуживания абонентов определяются наличием свободных (незарезервированных) ресурсов на серверном оборудовании СВКС, параметрами абонентских терминалов и наличием у сторон прав на проведение конференций.

В проекте системы видеоконференцсвязи представлена схема проведения многоточечных видеоконференций, где организовывается взаимодействие между компонентами СВКС при проведении запланированной конференции.

Перед запланированной видеоконференцией на сервере MCU при помощи системы планирования конференций резервируется часть вычислительных ресурсов, соответствующая потребностям запланированной конференции. Ресурсы, зарезервированные для проведения конференции, объединяются в группу, называемую сервисом MCU. Сбор абонентов в конференцию может производиться двумя способами:

В указанный момент времени система управления конференциями автоматически производит вызов всех абонентов с MCU.

Использование системы видеоконференцсвязи предназначается для:

Проведение масштабных видеоконференций с участием большого количества абонентов (ФТС России);

Проведение рабочих видеоконференций с подразделениями Управления.

Требования СВКС Управления:

Возможность интеграции в СВКС ФТС России;

Использование системы IP-телефонии с ведомственной телефонной связью;

Использование ресурсов оборудования максимально эффективно;

Взаимозаменяемость оборудования;

Устанавливаемое оборудование должно иметь единую систему управления.

С учетом всех требований в проекте предусматривается использование следующих моделей оборудования и программного обеспечения:

Абонентские видеотерминалы;

Системы аудиовизуального отображения;

Система визуального отображения;

Система планирования конференций.

2.3 Описание конференц-системы

До настоящего времени происходит постоянное совершенствование СВКС. Так, с 1 июня 2011 г. по 31 декабря 2011 г. интегрирована конференц-системы для существующей СВКС УТУ ФТС России. Установленная конференц-система интегрирована к существующему оборудованию СВКС. Логическая схема приведена на рис. 1.

Рис. 1 Логическая схема подключения конференц-системы

Микрофоны подключаются последовательной цепочкой к центральному блоку. Система Realtronix имеет многомодульную систему настройки-управления, что позволяет управлять оборудования в помещении.

Интегрируемая конференц-система Realtronix состоит из центрального блока, 12 пультов делегатов и 1 пульта председателя, в дальнейшем которые будут устанавливаться на рабочих местах участников конференции. Все пульты соединяются общим кабелем, и подключаются к центральному блоку. Управление конференц-системой осуществляется с помощью рабочей станции, а также в автоматическом режиме по заданным параметрам в центральном блоке.

Микрофонный пульт системы - это рабочее место каждого участника совещаний. Конференц-система Realtronix имеет в своем составе микрофонные пульты настольного и врезного исполнения. Настольные микрофонные пульты оборудованы:

Микрофоном на гибкой шее с индикатором состояния;

Громкоговорителем;

Гнездами для наушников с регулятором громкости.

Конференц-система Realtronix поддерживает одновременную работу от 1 до 1024 микрофонных пультов, что позволяет устанавливать систему в любых залах. Центральный блок - является «сердцем» конференц-системы и обеспечивает питание микрофонных пультов, обработку и обмен данными в реальном времени между различными устройствами. Так же система не требует предварительных настроек установки адреса для каждого микрофонного пульта, что бывает в других конференц-системах, т.е. адрес задается автоматически при включении центрального блока.

Центральный блок системы Realtronix имеет дополнительные функции:

Интерфейс системы эхоподавления;

Программируемые порты для управления внешними устройствами (камеры, DVD-ресивер, модули управления проекционными экранами и занавесями), как собственного производства, так и других производителей;

Освещенность зала под стиль конкретного совещания.

Центральный блок осуществляет контроль системы и дает возможность управлять ею с помощью рабочей станции. В случае отказа рабочей станции, центральный блок автоматически переходит в автономный режим работы, тем самым не нарушая сеанс видеоконференции.

Функции автономной работы центрального блока осуществляются:

В режиме ограничения количества: в данном режиме устанавливается максимально разрешенное количество одновременно включаемых микрофонов. Следовательно, каждый делегат может включить свой микрофон в любое время, тем самым выступающий делегат ставится в очередь на выступление;

В режиме прерывания: каждый делегат во время видеоконференции включает свой микрофон, тем самым выключает предыдущий;

В режиме председателя: в данном режиме может быть включен только микрофонный пульт председателя;

В свободном режиме: без каких-либо ограничений для делегатов.

Микрофонный пульт делегата дает возможность участнику конференции выступить и слушать выступления других участников через встроенный в корпус громкоговоритель. Для предотвращения возникновения обратной связи в момент включения микрофона громкоговоритель находится в выключенном состоянии. Кроме громкоговорителя, в корпусе микрофонного пульта имеются встроенная кнопка включения или выключения микрофона, кнопки для голосования с подсветкой, индикатор состояния пульта, регулятор громкости для подключения внешних наушников.

Микрофонный пульт председателя имеет те же функции, что и микрофонный пульт делегата, не считая дополнительной кнопки приоритета, которая дает возможность выключить все микрофоны делегатов, которые были активированы во время видеоконференции. При удерживании данной кнопки делегаты не смогут включить свои микрофоны. Работа СВКС зависит от пуско-наладочных работ на уровне установки и настройки конференц-системы, которая производилась после подтверждения заказчиком готовности существующего оборудования и помещения, а также согласования мест размещения оборудования в помещении. В установку включена распаковку всех компонентов, монтаж центрального элемента в технологическую стойку и подключение к сети питания. ПО для управления оборудованием установлено на рабочую станцию, которая соединена с центральным блоком конференц-системы посредствам СОМ - порта.

Заключение

Для принятия любого управленческого решения имеет огромное значение информация, сбор и обработка, от качества которых зависит конечное решение вопросов. Все это свидетельствует о важности информационного - обеспечения управления. На протяжении 20 лет своего развития Главный научно-информационный вычислительный центр Федеральной таможенной службы России обеспечивает информационно-техническую поддержку деятельности таможенных органов. В условиях вступления в силу законов и нормативов Таможенного союза приобретает особенную значимость обеспечения четкого взаимодействия между подразделениями таможенных служб, разработки современных компьютерных программ, новых технологических систем и внедрение передовых форм информационных технологий.

В свете данных решений в таможенных органах внедрена система видеоконференцсвязи, по этому данная тема по управлению проектом исследована в данной работе.

Научно-практические результаты работы: исследованы цель, задачи проекта, объект, предмет исследования проекта, раскрыта теоретическая и практическая сущность проекта, дана характеристика и структура Уральского таможенного управления, указаны предпосылки возникновения проекта, обозначен устав проекта, определен список и анализ источников литературы. В основной части работы структурированной из глав изложен материал темы и решены задачи по управлению проектов. Выявлены проблемы, возникающие при эксплуатации системы видеоконференцсвязи, даны рекомендации по совершенствованию и развитию управлению проектом системы видеоконференцсвязи и указан способ решения проблемы.

Практическая значимость работы заключается в том, что ее результаты могут быть использованы Уральским таможенным управлением ФТС России при управлении проектом в самом управлении и в других таможенных органах Уральского округа с целью совершенствования своей деятельности и системы видеоконференцсвязи.

Структура и объем проекта: работа объемом 46 страниц, состоит из введения, 3 глав, объединяющих 8 параграфов, в состав которых включено 5 таблиц и 2 рисунка, заключения, списка используемых источников и литературы.

Список используемых источников и литературы:

1. Балыбин В.М., Лунев В.С., Муромцев Д.Ю., Орлова Л.П. Принятие проектных решений. Учебное пособие ч.1 / Тамбов: Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2003. 80 с.

2. Лысаков А.В., Новиков Д.А. Договорные отношения в управлении проектами. М.: ИПУ РАН, 2004. - 100 с.

Подобные документы

Совершенствование использования информационных технологий в организации, изучение предпосылок их внедрения на примере Уральского таможенного управления Федеральной таможенной службы России. Виды проектов, этапы их внедрения, особенности управления.

курсовая работа , добавлен 19.06.2012


Понятие и классификация информационных технологий управления. Значение использования информационных систем для обеспечения эффективного управления предприятием. Использование информационных технологий в управлении "Росинтер ресторантс холдинг".

курсовая работа , добавлен 22.01.2015


Понятие и классификация информационных технологий и систем, их виды. Современные компьютерные технологии в управлении гостиницами и ресторанами. Анализ использования информационных технологий менеджерами гостиниц и ресторанов, их совершенствование.

курсовая работа , добавлен 15.02.2012


Понятие информационных систем управления предприятием, оценка их роли и значения, проблемы и задачи в процессе внедрения. Анализ и оценка использования информационных технологий на исследуемом предприятии, разработка путей его совершенствования.

дипломная работа , добавлен 16.02.2012


Роль информационных систем и технологий в управлении предприятием, классификация их видов. Особенности и проблемы применения информационных технологий в организациях различного типа. Виды информационных технологий, используемых в кадровом менеджменте.

курсовая работа , добавлен 23.12.2012


Роль информационных технологий в управлении персоналом. Анализ финансовой деятельности предприятия, оценка эффективности системы управления персоналом с применением информационных технологий "Контур - Персонал" и "Контур – Зарплата", их совершенствование.

дипломная работа , добавлен 14.09.2012


История развития информационных технологий, особенности их эволюции в XIV-XXI вв. Понятие индустрии гостеприимства; анализ использования ИТ в гостинице "Русотель"; снижение затрат отеля: повышение технического уровня, введение инновационных продуктов.

дипломная работа , добавлен 12.05.2013


Проблемы автоматизации документооборота, бухгалтерского учета и других формализованных процессов управления производством. Современное состояние информационных технологий в России, методы внедрения IT как инструмента управления экономикой предприятия.

курсовая работа , добавлен 02.08.2015


Информационные системы электронного документооборота, их роль в системе управления. Повышение эффективности организации ООО "Валга" за счет использования информационных технологий при организации документационного сопровождения деятельности менеджера.

дипломная работа , добавлен 13.01.2015


Требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. Понятие и классификация информационных технологий управления, характеристика и стратегии их использования. Использование современных информационных технологий в бухгалтерии.

Федеральное агентство образования

Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

Государственный университет управления

Институт Инноватики и Логистики

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

по дисциплине

«Информационные технологии управления»

на тему:

«Совершенствование информационных технологий»

(на примере финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»)

Выполнила:

студентка 3 курса

Польшкова Е. Н.

Проверил:

старший преподаватель

Филиппов Е.Е.

Москва 2006 год

Введение

В настоящее время главное место в экономике организаций занимает развитие информационных технологий. Успех практически любого предприятия состоит в том, чтобы организация работала как слаженный механизм.

С появлением информационных технологий все большее количество процессов прошло автоматизацию. С появлением информационных технологий все большее количество процессов прошло автоматизацию. С каждым годом сильнее ощущается потребность в них – без хорошей, отлаженной техники, программного обеспечения, обученного к работе с ней персонала невозможно конкурировать на рынке. Одной из наиболее важных характеристик эффективности деятельности организации является наличие хорошей информационной технологии, позволяющей работать всем подразделениям предприятия достаточно быстро, правильно и без сбоев.

В данном курсовом проекте рассматриваются возможности совершенствования существующей информационной технологии на примере финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково» - старейшего авиатранспортного предприятия Москвы.

1. Организационно-экономическая сущность финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»

ОАО «Аэропорт Внуково» - старейшее авиатранспортное предприятие Москвы. Это организация со сложной структурой, включающая в себя множество служб, каждая из которых выполняет определенные функции для наиболее эффективной работы всего аэропортного комплекса. К таким службам относятся: сам АВК (аэровокзальный комплекс), аэродромные службы, службы связи, медсанчасть, администрация, которая в свою очередь включает в себя руководство аэропортом, планово-экономический отдел. отдел кадров, отдел бухгалтерского учета, а также финансовый отдел и т.д

1.1 Характеристика основных элементов финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»

1.1.1 Цели и задачи финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»

Финансовый отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора ОАО «Аэропорт Внуково». Отдел подчиняется непосредственно заместителю генерального директора – финансовому директору ОАО «Аэропорт Внуково».

К задачам финансового относятся:

1. Осуществление единой политики предприятия в области финансов.

2. Организация финансовой деятельности предприятия с целью наиболее эффективного использования всех видов ресурсов в процессе производства и реализации продукции (работ, услуг) и получения максимальной прибыли.

3. Контроль за использованием оборотных средств предприятия, кредитов.

4. Разработка учетной и налоговой политики.

5. Выработка кредитной политики предприятия.

6. Обеспечение своевременности налоговых платежей, расчетов с кредиторами и поставщиками.

1.1.2 Организационная структура финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»

Начальник отдела

Менеджер

Менеджер

Менеджер

1.1.3 Основные функции финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»

В соответствии с основными задачами на финансовый отдел возлагаются следующие функции:

1. Управление движением финансовых ресурсов предприятия и регулирование финансовых отношений, возникающих между хозяйствующими субъектами в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов.

2. Разработка финансовой стратегии предприятия и базы для его финансовой устойчивости.

3. Подготовка материалов для составления бизнес-плана предприятия.

4. Работа по привлечению заемных средств.

5. Взаимодействие с кредитными учреждениями по вопросам предоставления кредитных ресурсов.

6. Составление и предоставление кредитных заявок и квартальных кассовых планов в банки и кредитные учреждения.

7. Организация работы по заключению договоров о предоставлении кредитов.

8. Финансовое оформление полученных кредитов.

9. Работа по своевременному погашению займов и возврату полученных кредитных средств в установленные сроки.

10. Обеспечение выполнения кредитных планов, включая выплату процентов за кредит.

11. Работа с ценными бумагами (приобретение акций, облигаций, пр.)

12. Оформление финансово-расчетных и банковских операций в установленные сроки, включая предъявление в банки платежных требований, поручений и других расчетных документов.

13. Ведение оперативного учета финансовых, расчетных и кредитных операций, выполняемых предприятием по счетам в банках и кредитных учреждениях.

14. Обеспечение своевременности оплаты счетов поставщиков и подрядчиков за отгруженные материальные ценности (выполненные работы, оказанные услуги) в соответствии с заключенными договорами.

15. Организация работы по перечислению платежей и взносов по налогам и сборам в федеральный бюджет, бюджеты субъектов Российской Федерации, местный бюджет, в государственные внебюджетные социальные фонды.

16. Составление и предоставление в налоговые органы установленной документации по вопросам финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

17. Осуществление мероприятий по укреплению финансовой дисциплины на предприятии.

18. Контроль за правильностью составления и оформления отчетной документации.

19. Обеспечение достоверности финансовой информации.

20. Осуществление контроля за выполнением финансовых планов структурными подразделениями.

21. Составление и предоставление руководству предприятия:

Сведений о поступлении денежных средств;

Отчетов о ходе выполнения финансовых, кредитных и кассовых планов;

Информации о финансовом состоянии предприятия;

22. Обеспечение выполнения финансовых, кредитных и кассовых планов.

23. Контроль за:

Выполнением финансовых планов и бюджета, кредитных и кассовых планов, планов по прибыли и по иным финансовым показателям;

Правильным и эффективным расходованием денежных средств;

Соблюдением кассовой дисциплины;

24. Участие в определении финансовых условий в заключаемых хозяйственных договорах, экспертиза проектов договоров, представленных контрагентами.

1.1.4 Основными бизнес-процессы финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»

Основными бизнес-процессами являются:

Разработка финансовой стратегии;

Заключение договоров о предоставлении кредитов и выполнение кредитных планов;

Осуществление финансово-расчетных и банковских операций;

Предоставление руководству данных о финансовой деятельности организации.

1.2 Характеристика обеспечивающих элементов финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»

1.2.1 Информационное обеспечение финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»

К информационному обеспечению рассматриваемого отдела можно отнести:

распорядительные документы;

приказы;

счета;

договоры;

служебные записки

и другую информацию, поступающую из других отделов, таких как: отдел бухгалтерского учета и финансов, планово-экономический отдел и юридический отдел.

1.2.2 Документационное и методическое обеспечение финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»

К документационному обеспечению отдела относятся:

действующее законодательство;

приказы Министерства финансов;

приказы и указания министерства по налогам и сборам;

устав ОАО «Аэропорт Внуково»;

приказы генерального директора;

правила и нормы охраны труда и промышленной безопасности;

требования государственных и межгосударственных нормативных документов;

правила внутреннего трудового распорядка;

приказы Центробанка;

положения по бухгалтерскому учету.

Также рассматриваемый отдел использует в своей работе систему «Банк-клиент».

Система «Банк-клиент» представляет собой программу, позволяющую проводить операции с денежными средствами на собственном банковском счете с помощью модемной связи или выделенной интернет-линии, не выходя из офиса. Такие программы предоставляют почти все банки.

1.2.3 Техническое обеспечение финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»

Техническое обеспечение представляет собой комплекс технических средств (средства сбора, передачи, хранения, представления, транспортировки, использования информации, оргтехника, средства связи и др.), необходимых для работы объекта. Центральное место среди всех технических средств занимает персональный компьютер.

В рассматриваемом отделе имеется:

4 ПК:

Технические характеристики :

- микропроцессор – intel ( R ) Celeron ( R ) CPU 1,8 GHz ;

- материнская плата – ;

- память – оперативная – 256 МБ, дисковая - ;

- устройство ввода информации – клавиатура Logitech и мышь Genius ;

- видеосистема – тип видеокарты, параметры монитора: SIS 650, монитор BenQ TFT 15" (LCD,TFT, 1280*1024-75Hz);

- сетевая карта – SIS 900 – Based PCI Fast Ethernet Adapter;

1 факсимильный аппарат – Panasonic KX-FL 543;

1 сканер Hewlett Packard 5500;

1 принтер – Hewlett-Packard Laser Jet 1320;

1 кондиционер - Toshiba;

4 телефона - Siemens Euroset 2910.

1.2.4 Программное обеспечение финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»

Программное обеспечение включает в себя совокупность программ, реализующих функции и задачи информационных технологий и обеспечивающих устойчивую работу комплекса технических средств. Структурными элементами ПО являются системные и прикладные программные средства, инструктивно-методические материалы по применению ПО.

К программному обеспечению финансового отдела относятся:

Системные ПО:

операционная система MicrosoftWindows 2000

архиваторы WinZip, WinRar

Прикладные ПО:

Консультант Плюс

1.2.5 Кадровое обеспечение финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»

В финансовом отделе работают 4 человека: начальник отдела и 3 менеджера.

Состав работников относительно стабилен. Структуру и штатную численность отдела утверждает генеральный директор ОАО «Аэропорт Внуково», исходя из условий и особенностей деятельности предприятия, по представлению начальника финансового отдела и по согласованию с заместителем генерального директора -финансовым директором ОАО «Аэропорт Внуково».

Стоит отметить, что все новые сотрудники проходят обязательное двухнедельное обучение в службе по подготовке персонала компании и стажировку продолжительностью два месяц. Курс подготовки для работы с компьютером уже включен в программу обучения.

1.3 Направление совершенствования процесса управления

Итак, исходя из полученного объема информации о техническом, документационном, программном, информационном и кадровом обеспечениях, можно предложить следующие направления совершенствования ИТ. В данном случае целесообразно поменять техническое обеспечение на более современные модели: установить новые технические средства (в отделе отсутствует копировальный аппарат) и программное обеспечение, ввести систему электронного документооборота (например, Directum), установить профессионально ориентированные программные средства (например, Систему Гарант) и установить антивирусную программу. А также учитывая то, что система SAP была введена совсем недавно и принимая во внимание вышеперечисленные пункты следует отправить персонал на курсы повышения квалификации. Это позволит повысить качество труда работников отдела.

2. Задание на проектирование

2.1 Цель разработки проекта

Целью разработки проекта является совершенствование существующей информационной технологии финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково», внедрение современных технических и программных средств.

В данном случае предлагается ввести систему электронного документооборота Directum, обновить техническое и программное обеспечение, а также отправить сотрудников отдела на курсы повышения квалификации для освоения введенных программ.

2.2. Основание для разработки проекта

Основанием для разработки проекта являются выявленные в ходе анализа недостатки информационной технологии объекта проектирования с точки зрения существующих информационных технологий.

Недостатки действующей ИТ финансового отдела:

отсутствие электронного документооборота;

отсутствие необходимого программного обеспечения;

отсутствие необходимого технического обеспечения.

2.3 Краткая характеристика объекта проектирования

Объект проектирования курсового проекта – финансовый отдел ОАО «Аэропорт Внуково», который является его структурным подразделением. Численность персонала – 4 человека.

Основными функциями рассматриваемого отдела являются: управление движением финансовых ресурсов, регулирование финансовых отношений, разработка финансовой стратегии, привлечение заемных средств и кредитных ресурсов, обеспечение выполнения кредитных планов, работа с ценными бумагами, ведение оперативного учета финансовых, расчетных и кредитных операций; составление и предоставление руководству данных о финансовом состоянии предприятия и др.

В отделе имеется 4 компьютера, которые по своим техническим возможностям несколько уступают требованиям современных программных средств, поэтому нуждаются в апгрейде.

Также в финансовом отделе есть возможность выхода в глобальную сеть Интернет, и имеется локальная вычислительная сеть (ЛВС).

2.4 Перечень проектных мероприятий

Необходимый перечень проектных мероприятий, которые необходимы для решения всех выявленных в ходе исследования недостатков, представлен в таблице:

Таблица 2.1.

Недостатки действующих ИТ

2.5 Краткое экономическое обоснование проектных мероприятий

Предполагаемые затраты на внедрение проектных мероприятий составят

Из них:

на технические средства: 55700 руб

на программные средства: 23800 руб

на курсы повышения квалификации: 6000 руб за 1 человека

Также будем помнить о средствах, полученных от продажи старого оборудования: 5000 руб.

Основным источником окупаемости затрат является повышение прибыли предприятия от более эффективного функционирования финансового отдела.

3. Проектная часть

3.1. Разработка функциональной модели объекта

3.1.1 Формирование перечня функций проектируемого объекта с декомпозицией по операциям и исполнителям

Проектирование состава и содержания функций управления начинается с формирования их перечня в соответствии с нормативными и методическими документами их регламентирующими (положениями об отделе, должностными инструкциями, уставом организации и пр.). Каждая функция состоит из отдельных процедур, которые в свою очередь делятся на операции.

Таблица 3.1.

Состав функций объекта по операциям и исполнителям

Виды функций

3.1.2 Построение оперограмм рационализируемых бизнес-процессов проектируемого объекта

Оперограмма – это матрица, позволяющая выполнить увязку документов с точки зрения последовательности их формирования и определяющая степень и форму участия каждого функционального подразделения организации или отдельного исполнителя в их формировании.

Оперограмма устанавливает последовательность выполнения операций по заданной процедуре с указанием конкретных исполнителей, трудоемкости и используемых технических средств.

Результатом анализа процессов управления с помощью оперограмм является разработка мероприятий по рационализации процессов управления с помощью современных технических средств.

Таблица 3.2. Оперограмма процесса выполнения процедуры "Оформление кредита"

Перечень операций

Оперограмма процедуры «Оформление кредита» позволила выявить, что дублирования операций не происходит, маршруты достаточно просты. Рассматриваемый процесс уже достаточно оптимизирован.

3.1.3 Определение трудоемкости и периодичности выполнения отдельных видов работ

Таблица 3.3

3.2 Разработка информационной модели объекта

3.2.1 Разработка состава информации проектируемого объекта

Цель данного подраздела состоит в рационализации информационного обеспечения отдела закупок компании «Нестле» на базе определения минимального объема информации, достаточного для осуществления эффективных управленческих процессов.

Рабочей документацией этого подраздела является:

логико-информационная схема объекта;

таблица повторяемости показателей в документах;

Логико-информационная схема (ЛИС) объекта позволяет представить перечень всей информации, циркулирующей в рассматриваемом отделе (входной, выходной, нормативно-справочной) с ее группировкой по основным видам работ, выполняемых в проектируемом объекте.

Таблица 3.4.

Логико-информационная схема финансового отдела

Перечень основных процедур

От формы документа часто зависит объем трудозатрат не только тех работников, которые эти документы формируют, но и тех, кто их читает, анализирует, использует в справочных целях. В связи с этим, проектирование состава информационных массивов является важнейшей задачей рационализации информационного обеспечения объекта. Основной задачей исследователя является определение того минимального объема информации, который достаточен для процесса управления. Эта задача может быть реализована с помощью таблицы повторяемости показателей в документах.

Данная таблица должна выявить :

дублирование отдельных реквизитов;

соответствие содержащейся в документе информации задачам исследуемого объекта;

соответствие каждого документа своему целевому назначению;

характер использования документа в месте его назначения

Таблица 3.5.

Таблица повторяемости показателей в документах

Наименование отдельных реквизитов

Из таблицы повторяемости отдельных реквизитов видно, что в большинстве данные повторяются. Но формы оформления документов являются стандартными, поэтому изменение их содержания нецелесообразно.

3.2.2 Разработка движения информации в проектируемом объекте

Целью данного подраздела является рационализация маршрутов движения и обмена информацией в исследуемом объекте.

Рабочей документацией этого раздела является:

маршрутная схема движения документа;

схема информационных потоков.

В каждом прямоугольнике, обозначающим документ, с помощью условных знаков отмечаются операции, выполняемые с документом в данном структурном подразделении данным исполнителем.

Таблица 3.6.

Маршрутная схема движения документа

Менеджер по общим вопросам

Финансовый директор

Начальник финансового отдела

Менеджер финансового отдела

П

Р

С

С

И

Условные обозначения :

П – получение документа

И – изучение документа

С – визирование документа

Р – наложение резолюции

Движение документа происходит по рациональной схеме, поэтому дальнейшее совершенствование проводить нецелесообразно.

Исследование информационных потоков устанавливает рациональные связи между источниками и приемниками информации и пути ее циркуляции. Источники информации могут находиться как непосредственно в организации, так и вне ее. Схема информационных потоков устанавливает рациональные связи между источником и приемником информации и пути ее циркулирования.

Финансовый отдел

Бухгалте-рия

Юридический отдел

Банки

Финансовый директор

Юридический отдел

Финансовый директор

Планово-экономический отдел

Бухгалте-рия

Планово-экономический отдел

Банки

Рисунок 3.1. Схема информационных потоков

Разработанный проект не охватывает деятельность всей организации, а схема взаимодействия сотрудников отдела закупок не меняется, следовательно, проводить организационные изменения не целесообразно.

3.3 Разработка организационных изменений в объекте

3.3.1 Проектирование структуры управления

Организационная структура финансового отдела представляет собой:

Начальник отдела

Менеджер

Менеджер

Менеджер

Рис. 3.2. Организационная структура финансового отдела

В рассматриваемом отделе работает 4 человека, у каждого сотрудника есть свой определенный спектр обязанностей. Поэтому, нет необходимости что-то менять в организационной структуре после усовершенствования технического и программного обеспечения, так как данная структура вполне отвечает всем предъявленным требованиям.

3.3.2 Проектирование функций управления

Здесь разрабатывается состав функций управления, определяется их трудоёмкость, проектируется функциональное разделение труда. Результаты проектирования могут быть представлены в различных табличных формах (в том числе, в виде матрицы функционального разделения труда).

Таблица 3.7.

Матрица функционального разделения труда в финансовом отделе

функции

Условные обозначения :

У – утверждает, В – выполняет, С – собирает информацию.

3.3.3 Проектирование кадрового обеспечения

В предъявлении каких-либо новых требований нет необходимости, так как все новые сотрудники проходят обязательное двухнедельное обучение в службе по подготовке персонала компании и стажировку продолжительностью два месяц. Курс подготовки для работы с компьютером уже включен в программу обучения. Единственное, всем сотрудникам отдела следует пройти курсы повышения квалификации по освоению нового программного обеспечения.

3.4 Разработка способов формирования, обработки и передачи информации в объекте

3.4.1 Проектирование технических возможностей объекта и формирование перечня дополнительных технических средств

Техническое обеспечение представляет собой комплекс технических средств (средства сбора, передачи, хранения, представления, транспортировки, использования информации, оргтехника, средства связи и др.), необходимых для работы объекта по новой технологии. Центральное место среди всех технических средств занимает персональный компьютер.

В состав технического обеспечения входят:

1) электронно-вычислительная техника

2) средства связи (коммуникаций)

3) организационная техника.

Исходя из анализа, проделанного в 1 разделе курсового проекта, можно сказать, что текущие характеристики ПК, имеющихся в финансовом отделе, соответствуют решаемым на них задачам и в замене не нуждаются.

В замене нуждается организационная техника: следует заменить принтер на более мощный и установить в отделе копировальный аппарат.

Таблица 3.8.

Комплекс технических средств, предлагаемых для работы финансового отдела

Составная часть

3.4.2 Проектирование программного обеспечения управленческих процессов

Операционная система Windows 2000 Professional объединяет присущую Windows 98 простоту использования в Интернете, на работе, в пути, с присущими Windows NT управляемостью, надежностью и безопасностью. Возможности операционной системы Windows 2000 Professional позволяют использовать ее как основную операционную систему. Поэтому существующую операционную систему оставляем без изменения.

Необходимо установить антивирусную программу, например NOD 32.

Антивирусная программа, предназначенная для полномасштабной защиты рабочих станций от различных проникновений вирусов, хакеров и различных вредоносных кодов, расширенная возможностью обновления всех программ Nod32 с одной выделенной машины по средствам модуля "зеркало", что позволяет экономить трафик предприятия.

Что касается специализированных программ, то следует установить следующие ПП:

Гарант

Система ГАРАНТ включает все нормативные документы, которые требуются в работе специалиста любой квалификации:

судебную и арбитражную практику;

Мария Каменнова , генеральный директор,
Андрей Коптелов , директор по ИТ-консалтингу,
"IDS Scheer/Логика бизнеса"

Многократно доказано, что успешность бизнеса во многом зависит от "правильного" использования ИТ для эффективной поддержки ключевых бизнес-процессов организации. Сегодня ИТ-подразделение становится партнером бизнеса, формирующим добавочное качество, как и основные производственные подразделения организации, тогда как раньше оно только предоставляло в пользование элементы ИТ-инфраструктуры.

С другой стороны, уже нет той веры во всемогущество ИТ, как 10 лет назад, - нет и таких инвестиций. Теперь необходимо четко обосновывать перед бизнесом направления развития ИТ, преимущества выбранных ИТ-решений и сроки возврата инвестиций в них. Бизнес требует от информационных технологий нацеленности на конкретные результаты, поддержки целей бизнеса и увеличения эффективности деятельности. От используемых ИТ и качества их сопровождения зависит деятельность всей компании, и это серьезно повышает требования к эффективности ИТ-подразделения.

Стратегическое управление ИТ-подразделением

Как правило, все целевые установки для ИТ-подразделения должны вытекать из стратегии бизнеса в целом и отражаться в ИТ-стратегии - основополагающем документе по вопросам стратегического управления в области ИТ, который определяет и регламентирует основные направления развития ИТ и расставляет приоритеты проектов. Этот документ должен отвечать на следующие вопросы:

• Каких целей должно достигать ИТ-подразделение?
• Как сбалансировать цели бизнеса и цели в области ИТ?
• Как оценивать степень достижения целей и определять, насколько эффективно работают специалисты?
• По каким параметрам контролировать деятельность ИТ-подразделения?
• Какие процессы наиболее критичны с точки зрения их автоматизации?
• Какие проекты в области ИТ наиболее приоритетны?

В настоящий момент в большинстве компаний ИТ-стратегия сформирована, однако часто это достаточно формальный документ, который не делает ИТ-стратегию реально работающей и не связывает стратегические установки и оперативную деятельность ИТ-подразделения. Чтобы ИТ-стратегия из формального документа превратилась в эффективный инструмент стратегического управления, предлагается использовать технологию Balanced Scorecard - BSC (система сбалансированных показателей, ССП), которая позволяет довести стратегию до всех сотрудников ИТ-подразделения и сделать так, чтобы ее реализация стала ежедневной задачей каждого.

Balanced Scorecard - инструмент стратегического управления, направленный на достижение целей организации через реализацию бизнес-процессов и проектов организации, позволяющий задавать четкие сбалансированные количественные измерители целей, гибко и оперативно вносить корректировки в процесс реализации стратегии.

Преимущество внедрения BSC/ССП состоит в том, что ИТ-подразделение получает некую систему координат для организации действий в соответствии со стратегией и возможность последующего ее мониторинга при помощи ключевых показателей результативности - КПР (Key Performance Indicators, KPI).

При построении единой комплексной системы стратегического управления ИТ-подразделением следует учитывать накопленный опыт в области управления ИТ, творчески применяя его к каждой конкретной ситуации. Данный опыт сосредоточен в Библиотеке передового опыта организации ИТ (IT Infrastructure Library, ITIL).

Формирование целей ИТ-подразделения

На первом этапе реструктуризации необходимо разработать целевые установки для ИТ-подразделения в виде дерева (графа), отражающего детализацию основных целей с разбивкой их на подцели по принципу "что это значит". Достижение всех подцелей означает безусловное достижение самой цели.

Если в организации уже разработана ИТ-стратегия, она становится основой для построения дерева целей ИТ-подразделения (рис. 1). Например, если основная цель формулируется как "Обеспечить достаточное количество эффективных и безопасных ИТ-сервисов", то далее, при построении дерева целей, происходит выделение подцелей этой целевой установки по принципу "что это значит?":

• гарантировать оптимальный уровень надежности и доступности ИТ-сервисов;
• обеспечить необходимый и достаточный режим информационной безопасности;
• обеспечить экономическую целесообразность функционирования ИТ;
• добиться лояльности бизнес-окружения и т. д.

Дерево целей дает четкое и связанное понимание направлений и логики развития ИТ-подразделения.

Исходя из нашего опыта проектов, суммарное (с учетом декомпозиции) число целей в дереве целей ИТ-подразделения мы оцениваем в диапазоне от 20 до 50, но эта величина сильно зависит от количества сотрудников подразделения и возложенных на него функций. Разработка дерева целей - процесс итерационный, в рамках которого оттачиваются формулировки и приходит понимание направлений развития ИТ в организации.

Для более объективного и качественного стратегического планирования развития ИТ в организации необходимо при формировании целей ИТ-подразделений учитывать цели всей организации. При таком подходе проводится "балансировка" целей в области ИТ и целей бизнеса.

После того как дерево целей разработано и утверждено, необходимо определить и закрепить ответственных за достижение каждой цели. Без данной процедуры дерево целей останется набором лозунгов, которые будет трудно выполнять.

Стратегическая карта ИТ-директора

После того как для каждой цели определены ответственные, можно переходить к разработке стратегических карт. Стратегические карты - это способ представления совокупности целей и причинно-следственных связей между ними.

На стратегической карте цели распределяются по четырем перспективам (рис. 2) - точкам зрения на организацию, которые важны для оценки эффективности бизнеса.

Перспектива "Финансы" показывает ожидания бизнеса от ИТ-подразделения (как деятельность ИТ-подразделения повлияет на финансовое состояние всей организации).

Перспектива "Клиенты" отражает ожидания клиентов ИТ-подразделения (как деятельность ИТ-подразделения должна выглядеть перед его клиентами).

Перспектива "Процессы" формирует требования к внутренним процессам ИТ-подразделения и процессам взаимодействия с другими подразделениями; она определяет стратегическую важность процессов.

Перспектива "Обучение и развитие" показывает, как необходимо развивать персонал и поддерживать способность к совершенствованию ИТ-подразделения, чтобы реализовать ИТ-стратегию.

Рис. 3. Стратегическая карта ИТ-директора.

Представленный набор перспектив является общепринятым, однако в некоторых случаях можно вводить дополнительную перспективу - "Технологии", которая отражает требования к информационным технологиям.

Для небольших ИТ-подразделений с числом сотрудников до 50 человек достаточно создать стратегическую карту только для руководителя подразделения. Если в подразделении более 50 сотрудников, то, помимо карты руководителя, рекомендуется разработать карты для его ведущих специалистов.

Однако нужно понимать, что стратегическая карта - это инструмент руководителей верхнего уровня и нет необходимости строить стратегические карты для всех сотрудников ИТ-подразделения. Рядовые сотрудники должны быть нацелены на достижение плановых значений ключевых показателей результативности в своих процессах и проектах, которые "выводятся" из ключевых показателей, связанных со стратегическими целями.

Взаимосвязь целей и ключевых показателей результативности

Определения целевых установок и распределения ответственности за достижение целей недостаточно для построения работоспособной системы стратегического управления ИТ-подразделением, поэтому необходимо разработать механизм контроля достижения целей и четко понять, какими показателями оценивается уровень достижения каждой цели.

Как правило, в ИТ-подразделении существует набор собственных количественно измеримых параметров - ключевых показателей результативности; кроме того, большое число ключевых показателей результативности определено в ITIL. Примерами ключевых показателей результативности для ИТ-подразделения могут служить следующие:

• процент инцидентов, разрешенных на первом уровне технической поддержки;
• среднее время восстановления сервиса/услуги после инцидента;
• число обращений на одного оператора службы Service Desk;
• количество успешных изменений и т. д.

Однако при всем обилии КПР, которыми могут измеряться цели, необходимо выбирать ограниченное (два-три) их число, а именно те, которые наиболее полно отражают достижение данной цели (рис. 4). Слишком большое число КПР приведет к неоправданному усложнению системы контроля и повышению трудозатрат для расчета КПР без ощутимого повышения качества системы стратегического управления.

Помимо КПР, необходимо выделить те направления деятельности ИТ-подразделения, от которых зависит достижение целей. Для каждого КПР необходимо определить текущие и целевые значения, а также источники сбора информации и процедуры расчета. Тогда можно говорить о построении полноценного механизма контроля за достижением целей через оценку соответствующих КПР.

Например, достижение цели "Обеспечивать оптимальный уровень надежности и доступности ИТ-сервисов" (рис. 5) можно отслеживать с помощью следующих КПР, источником которых выступает информационная система:

• процент времени, в течение которого сервис был недоступен;
• среднее время устранения проблемы;
• частота возникновения однотипных инцидентов.

Достижение данной цели зависит от выполнения проекта по разработке "Плана доступности" и от эффективности следующих процессов: "Управление инцидентами" и "Управление проблемами".

Следующий этап в построении системы стратегического управления в ИТ-подразделении - корректировка системы мотивирования, т. е. определение механизмов мотивирования для руководителей ИТ-подразделения, которые будут связаны с достижением конкретных целей и КПР. При эффективной системе мотивирования деятельность ИТ-подразделения будет направлена на достижение целей, определенных ИТ-стратегией, что свяжет стратегические установки и оперативную деятельность.

В результате внедрения системы стратегического управления с использованием BSC ИТ-подразделение получает следующие преимущества:

• четкое понимание своих целей;
• распределение ответственности за достижение каждой конкретной цели;
• определение КПР для оценки степени достижения каждой цели;
• определение приоритетов проектов и мероприятий, направленных на достижение целей;
• обоснованное распределение бюджета по проектам в области ИТ;
• получение ранжированного по критичности перечня процессов и проектов;
• определение механизмов мотивирования руководителей ИТ-подразделения для более эффективного достижения целей.

Совершенствование бизнес-процессов ИТ-подразделения

Как известно, деятельность любой организации реализуется через бизнес-процессы и отдельные проекты (программы). Бизнес-процесс - это связанный набор повторяемых действий (функций), которые преобразуют исходный материал и информацию в конечный продукт (результат) в соответствии с предварительно установленными правилами. Проект (программа) - это комплекс работ, направленных на достижение определенных результатов. ИТ-подразделение в данном случае не является исключением, и если область управления ИТ-проектами уже достаточно хорошо известна и описана, то эффективное управление процессами вызывает большой интерес.

Сегодня все большее число российских менеджеров поддерживают идею процессного управления и понимают необходимость его встраивания в традиционные функциональные структуры. Безусловно, способствует этому как желание повысить эффективность операций (к примеру, сократить время разрешения инцидентов), так и необходимость реагировать на требования пользователей, а также стремление к повышению ключевых показателей результативности своей деятельности.

Актуальность вопроса привела к тому, что многие организации осознали необходимость описания и оптимизации бизнес-процессов и стали применять данный подход для выстраивания внутренних "производственных" отношений в компании, что обеспечило четкую структуризацию процедур в формате, удобном для создания регламентной базы и оптимизации. ИТ-подразделение в данном случае не является исключением, поэтому для повышения эффективности его деятельности необходимо оптимизировать внутренние процессы, а иногда провести их реструктуризацию и даже реинжиниринг.

Описание процессов ИТ-подразделения происходит "сверху вниз": сначала определяются процессы верхнего уровня, т. е. деятельность подразделения описывается "крупными мазками", а далее они детализируются до уровня рабочих мест. Пример процессов верхнего уровня ИТ-подразделения приведен на рис. 6. Для выделения процессов верхнего уровня ИТ-подразделения могут использоваться так называемые референтные модели, а именно ITSM HP Reference Model (Hewlett-Packard), Microsoft Operations Framework (Microsoft), IT Process Model (IBM), ARIS ITIL Reference Model (IDS Scheer).

Основываясь на опыте проектов, можно выделить следующие процессы ИТ-подразделения:

• управление ИТ-стратегией;
• планирование и бюджетирование;
• контроллинг;
• предоставление сервисов;
• поддержка сервисов;
• управление проектами (проектирование и внедрение);
• обеспечение информационной безопасности;
• управление инфраструктурой;
• управление персоналом.

При выделении процессов необходимо верифицировать цели и процессы, добиваясь их согласованности. Для каждой цели необходимы процессы, направленные на ее достижение, и каждый процесс должен быть направлен на достижение определенных целей в дереве целей.

На дальнейших этапах необходимо определить наиболее значимые и ключевые процессы для совершенствования, что можно сделать с помощью методологии BSC.

Опыт наших проектов, связанных с анализом и совершенствованием деятельности ИТ-подразделений, показывает, что наибольшее число проблем сосредоточено в следующих процессах:

• бизнес-прогноз и планирование услуг;
• управление ИТ-стратегией;
• предоставление сервисов (управление уровнем сервиса; управление финансами);
• поддержка сервисов (взаимодействие с пользователями; управление инцидентами; управление проблемами).

Совершенствование данных процессов в первую очередь дает качественный скачок эффективности деятельности ИТ-подразделения, что позволяет получить поддержку руководства для дальнейшего совершенствования.

Недостаточно только выделить процессы, т. е. определить объекты управления в системе процессного управления; необходимо назначить ответственных за каждый процесс - "владельцев процесса". Владелец процесса - лицо (бизнес-роль), несущее полную ответственность за процесс и наделенное полномочиями в отношении этого процесса. Он не касается функций, выполняемых в рамках процесса отдельными подразделениями, ему важна успешная реализация всего процесса, прежде всего его производительность, эффективность и адаптируемость. Владелец процесса несет ответственность за все параметры процесса и должен активно участвовать в его совершенствовании.

В рамках совершенствования для каждого из рассматриваемых процессов определяют следующие параметры:

• цель процесса;
• владелец процесса;
• ключевые показатели результативности процесса;
• потребители результатов процесса;
• поставщики процесса;
• ограничения по времени и ресурсам;
• варианты процесса;
• логика процесса.

Разработка процесса должна происходить с активным участием его владельца. Как правило, описание процесса создается в графической форме, что обеспечивает понятность и формализованность всех компонентов (рис. 7). Детальный процесс можно считать разработанным в том случае, если определены все условия его выполнения, участники (бизнес-роли), функции, документы, информационные системы и т. д. При детальном описании процессов возможен анализ и оптимизация их стоимости с помощью метода Activity-based costing (АВС) на этапе совершенствования.

Совершенствование процесса требует обязательной поддержки руководства и активного участия команды совершенствования, в которую обычно включают экспертов по управлению процессами ИТ-подразделения. Особое внимание необходимо уделять обучению участников создаваемых процессов, что упростит процедуру внедрения измененных процессов в регулярную деятельность.

После совершенствования процессов необходимо внести корректировки, иногда очень значительные, в организационную структуру ИТ-подразделения, используя принцип привязки к должностям определенных бизнес-ролей, что часто влечет за собой изменение "Положения об ИТ-подразделении". Примерная организационная структура и перечень ролей приведены на рис. 8.

В то же время, помимо совершенствования процессов, необходимо регламентировать взаимоотношения между бизнесом и ИТ, что достигается разработкой "Соглашения об уровне услуг" (Service Level Agreement, SLA), которое регламентирует предоставляемые услуги в области ИТ и формализует требования к процессам на этапе их создания.

Для внедрения разработанных процессов необходимо "заставить" подразделение работать по данным процессам, что можно сделать двумя способами: разработать и утвердить регламенты процессов и должностных инструкций либо автоматизировать процессы, заложив при этом регламентацию (по сути, логику выполнения) в информационную систему класса workflow.

Наиболее эффективно использование инструментальных средств, с помощью которых можно автоматизировать получение регламентов на основании графического описания (рис. 9), что уменьшает затраты на регламентацию и позволяет эффективно управлять изменениями. Изначально вся информация вносится в графические модели, после чего все регламентное окружение процесса (регламенты, должностные инструкции, положения о подразделениях и т. д.) формируется автоматически, что обеспечивает актуальность и взаимосвязь регламентов между собой.

При автоматической генерации регламентов инструментальной средой анализируются связи между моделями процессов, организационной структуры, документов, информационных систем, что дает возможность помимо регламентов получать требования к автоматизации процессов и проекты технических заданий на внедрение информационных систем.

Для ИТ-подразделения приемлемы оба способа. Известно, что инвестиции в процесс всегда выгоднее инвестиций в информационную систему, поэтому необходимо воспринимать ИТ-решения как средство автоматизации отлаженных процессов, а не готовое решение, при развертывании которого будут решены все проблемы.

Под термином workflow понимается управление потоком работ и через него - бизнес-процессом. Согласно глоссарию международной организации Workflow Management Coalition (WfMC), workflow - это автоматизация, полная или частичная, бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором процедурных правил. Автоматизация предполагает наличие набора правил, которые намного сложнее нарушить (умышленно или случайно), чем регламент или должностную инструкцию.

Некоторые процессы достаточно только регламентировать, поскольку они выполняются редко и автоматизация их не приведет к ожидаемому эффекту. По нашему опыту, наибольший эффект дает автоматизация следующих процессов: управление инцидентами, проблемами и изменениями. Остальные процессы можно регламентировать на первых этапах, а решение об их автоматизации принять позже.

Одно из преимуществ, которые должна обеспечивать автоматизация процессов, - это сбор и анализ ключевых показателей результативности ИТ-подразделения, что позволяет с минимальными трудозатратами наполнять систему BSC реальными данными, позволяющими оценивать достижение стратегических целей.

Вместо заключения

Обобщая вышесказанное и учитывая наш собственный опыт, можно отметить, что совершенствование деятельности ИТ-подразделения с использованием ITIL, BSC и процессно-ориентированного подхода в управлении позволяет решить стратегические вопросы развития ИТ и повысить эффективность регулярной деятельности компании. Это оказывает влияние на развитие бизнеса в целом и обеспечивает быстрый возврат от инвестиций, вложенных в информационные технологии.