В предыдущей статье я рассказывал о том, как можно сортировать письма по папкам (ярлыкам) в почтовом сервисе GMail. А в этой статье я покажу как раскладывать входящие письма по нужным папкам на почте Яндекса, в которой этот процесс даже более интуитивно понятен, чем в Google.
Если в почте GMail папки называются правильно “ярлыки” и слово “папка” вы там не увидите, то в Яндекс употребляется именно понятия “папки” для писем.
Создание папок для сортировки писем в Яндекс
В Яндексе папки создаются элементарно.
Слева в личном кабинете почты расположены основные папки, такие как “Входящие”, “Отправленные”, “Удалённые” и под ними расположена ссылка “Создать папку”. Нажмите на неё:
В открывшемся окошке нужно указать название папки и такое, чтобы вы потом сами понимали, что за письма в ней содержатся:) Понятное дело, что назвав папку “123”, вы потом вряд ли поймёте, что за письма в ней лежат:))
Здесь же вы можете выбрать “родительскую” папку, т.е. ту, в которую будет помещена создаваемая данная папка (подпапка). Например, есть папка с названием “Фирма А”, в которую у вас будут попадать все письма от фирмы “А”. И поскольку письма могут быть от разных людей и для разных целей, вы можете в той папке создать ещё несколько подпапок, например, “От руководства”, “Отчёты”, если, конечно, вам нужна такая детальная сортировка.
Чтобы создать такую подпапку, нажмите “Вложить в другую папку” и выберите нужную родительскую папку.
Уже можно нажимать “Создать папку” внизу и всё, папка будет создана.
Все созданные дополнительные папки располагаются под “Входящие”:
Принцип сортировки писем по папкам в Яндексе
Рассортировывать письма по созданным папкам вы можете 2-мя способами:
- Вручную. То есть, выбрав нужное письмо, перекладываете его в нужную папку;
- Автоматически. Создав специальные правила (условия) для переброски определённых писем в нужные папки сразу при поступлении их на почту.
Ручное перемещение писем в папку
Ручная переброска письма или нескольких в нужную папку делается так...
Выбираете в списке писем одно или несколько, которые хотите переместить в другую папку, нажимаете “В папку” и из появившегося окна выбираете, в какую папку они будут перемещены.
А можно открыть само письмо и проделать то же самое. Разницы нет.
Автоматическое размещение писем в нужные папки
Автоматическое размещение писем можно настроить прямо при создании самой папки.
Для этого в окне создания папки нажмите “Яндекс.Почта может автоматически перекладывать …”.
В открывшемся окне будут даны условия (“Складывать в папку, если”), при помощи которых вы можете настроить автоматическую переброску писем.
Например, вы можете заполнить адрес в условии “От кого” или часть адреса и в итоге, если при поступлении письма на почту адрес отправителя будет совпадать с тем, что вы указали в том условии, то оно сработает и письмо отправится в данную папку.
Чтобы сделать условие более “узким”, вы можете указать ещё и тему. В итоге будут проверяться сразу 2 условия: адрес и тема письма. И только в том случае если и то и другое соответствует указанному вами, письмо будет отправлено в нужную папку.
Здесь же, если необходимо, можно перейти к настройке более сложных и гибких условий, нажав “Мне нужны более сложные условия” .
В открывшемся окне вы можете создать более сложные условия и действия в зависимости от данных условий над поступающими на почту письмами.
Принцип аналогичен: указываете само условие и выбираете, что делать с письмом при выполнении данного условия.
Действие над папками (удалить, переименовать, настройка)
Созданные папки можно легко удалить и переименовать. Нужно лишь кликнуть по папке в списке правой кнопкой мыши и выбрать соответствующее действие из всплывающего окна:
Если нужно более детально настроить папки, нажмите “Настройки папок и меток” в том же меню. Так вы перейдёте в отдельное окно, где можете поменять расположение папок друг над другом, вложить одну папку в другую, создать условия перемещения писем в них.
Заключение
Когда письма сортируются по папкам, работать с почтой проще и главное - удобнее, потому что всё разложено по полочкам. В Яндексе, как вы уже поняли, создавать папки, управлять ими и сортировать по ним письма очень просто и интуитивно понятно. Поэтому, владельцам почты на Яндексе рекомендую взять это на вооружение, если ещё не пользуетесь!
Когда на электронную почту поступает много писем от разных адресатов, то со временем становится сложновато среди этих писем находить нужные из старых полученных, если это требуется. В таком случае очень удобно сортировать письма по категориям (папкам или по-другому “ярлыкам”). В данной статье я покажу как это сделать на примере почты GMail.
В качестве примера. Вам на почту часто приходят письмо от одних и тех же адресов, к которым вам время от времени приходится обращаться.
Да, эти письма в случае чего можно попытаться найти и по поиску. Это несложно делается, но найти сможете не всегда. Удобнее когда письма сразу при поступлении сортируются по нужным папкам, либо же вы их сами вручную раскладываете по этим папкам. То есть вы можете настроить фильтры в почте так, чтобы письма от определённых адресов сразу складывались в нужные папки.
Делается это несложно. Рассмотрим ниже как создавать ярлыки в GMail и как привязывать к ним нужные письма вручную и автоматически.
Именно в почте GMail папки называются “Ярлыками”. В принципе оно так и есть, ведь письма все складываются в раздел “Вся почта”, а эти самые папки -это ссылки на нужные письма.
Создание ярлыков (папок) в GMail
Чтобы создать ярлык, нажмите на соответствующую ссылку в самом низу списка папок (входящие, отправленные, спам и т.д.) слева:
В открывшемся окне нужно ввести название ярлыка в верхней строке и нажать “Создать”.
Если у вас ранее было уже создано несколько ярлыков, то вы можете указать, под каким из них в списке будет расположен новый создаваемый вами ярлык, отметив пункт “Разместить ярлык под” и выбрав там нужный.
Всё, ярлык создан. Пример:
Распределение писем по нужным ярлыкам в GMail
Вы можете распределять письма по нужным ярлыкам в GMail как вручную, так и настроить автоматический режим. Автоматическая сортировка писем по ярлыкам - это настройка фильтров в вашей почте, т.е. создание специальных условий, в зависимости от которых с входящими письмами будут производиться нужные вам действия.
Ручное распределение писем
Когда вам нужно перенести в один из созданных ярлыков одно или несколько писем, то достаточно отметить эти письма во входящих, а затем выбрать ярлык для переноса, нажав “Переместить в”.
То же самое можно проделать, открыв сначала письмо для прочтения.
Автоматическое распределение писем
Вы можете настроить специальные фильтры с условиями, чтобы, к примеру, письма, поступающие от определённых адресов на вашу почту, сразу же попадали в нужную папку. Рассмотрим как это сделать в Gmail.
Для этого в настройках почты есть специальный раздел “Фильтры и заблокированные адреса”, где вы можете создать новый фильтр или изменить старый. Но можно не лезть в настройки тогда, когда вы хотите создать фильтр с простейшим условием (чтобы письма от определённых адресов поступали в нужную папку) и для этого проделываем следующее:
Всё. Таким вот образом, настраивая фильтры, можно легко распределять письма по нужным ярлыкам без вашего участия.
Настройка и удаление созданных ярлыков
Вы всегда можете изменить любой из созданных ярлыков или удалить его.
Чтобы открыть настройки ярлыка, кликните по стрелочке справа от него:
Через появившееся контекстное меню вы можете:
Также возможность настроить ярлыки (кроме изменения цвета) доступна в общем разделе “Настройки” GMail, на вкладке “Ярлыки”.
Заключение
Чтобы с почтой Gmail было работать ещё удобнее, рекомендую применять возможность сортировать письма по папкам (т.е. ярлыкам) в Gmail, взять это на вооружение.
Отправление и получение писем, посылок, бандеролей составляет часть современной жизни. Ежедневно миллионы человек получают заветные коробочки или конверты. "Почта России" предоставляет множество услуг, одной из которой является отслеживание посылки. Что это значит: "Покинула сортировочный центр"? Какие статусы есть еще? если ее номер не отслеживается? Об этом в статье.
Почта России
Российская являющаяся оператором почтовой сети и системообразующим предприятием - это "Почта России". Что значит: "Покинуло сортировочный центр"? С таким статусом часто сталкиваются отправители или получатели, пользующиеся услугами почты. Если клиент отправляет посылку, письмо или бандероль, то отправлению присваивается специальный трек-номер. С его помощью можно отследить нахождение.
"Почта России" предлагает своим клиентам различные виды услуг (прием, обработка, перевозка, доставка, переводы), обмен письменной корреспонденции, международные почтовые отправления. Кроме того, отечественная компания хранит почтовые отправления, товары, грузы, распространяет рекламу, выдает пенсии, пособия, выплаты, принимает жилищно-коммунальные платежи, подписывает и распространяет периодические издания. "Почта России" также занимается типографской деятельностью (создает и распространяет открытки, марки, конверты, альбомы, каталоги), продает оптом и в розницу различные товары.
Многих интересует: хорошо ли работает почта? Что значит: "Покинуло сортировочный центр"? Данный статус может означать, что посылка или письмо уже в пути и скоро прибудет в место назначения. "Почта России", несмотря на критику этой организации, работает исправно. Только за прошлый год она доставила более 50 % заказов из интернет-магазинов. Это почти двести миллионов посылок, сто тридцать миллионов из которых составляют международные отправления. Больше всего доходов почта получает, благодаря предоставлению финансовых услуг, письменной корреспонденции, посылкам и отправлениям EMS. В структуру компании входит центральный аппарат управления, который состоит из 22 подразделений и 10 макрорегиональных филиалов.
Особенности
Что это значит: "Покинула сортировочный центр"? Именно таким вопросом задаются клиенты "Почты России", все, кто является получателями. Сортировочный центр - автоматизированный. В нем сортируются по отделениям и районным почтамтам письма, посылки, бандероли и обрабатываются исходящие отправления со всей страны. После того как отправитель положил в почтовый ящик конверт, его вынимают, отправляют в отделение связи, взвешивают и ставят штамп с датой. Затем письма увозят в сортировочный центр.
Работают на таком предприятии более тысячи сотрудников. По площади центр занимает двадцать девять тысяч квадратных метров, а находится он в Подольске (Московская область). Что это значит: "Покинула сортировочный центр"? Такой статус означает, что письмо или посылка направляется в отделение почты получателя. Определяется оно по индексу. Обрабатывают в центре кроме писем, бандероли, посылки, EMS-отправления, ценные, заказные письма и отправления. Сортировка по времени длится двадцать часов. Ежедневно через центр проходят три миллиона отправлений.
Статусы
Статус "Покинуло сортировочный центр" - что значит? До того как адресат получит посылку, она пройдет множество разных этапов. Например, статус "сортировка" означает, что отправление до сих пор находится в сортировочном центре. Посылки, лежат в специальных экспортных сумках, которые вскрываются, сортируются и перепаковываются. Статус "Прибыло в сортировочный центр" означает, что посылка доставлена для сортировки и распределения. Если отправление "Прибыло в место международного обмена", оно находится на таможне, внутри страны или ожидает отправку за границу. Обозначение "Покинуло место международного обмена" подтверждает операцию экспорта.
Что значит: "Посылка покинула сортировочный центр"? Если получатель после введение номера индентификатора на сайте увидел этот статус, то посылка скоро придет в отделение почты. Конечное обозначение "прибыло в место вручения" говорит о том, что получателю следует обратиться в почтовое отделение и забрать отправление. Не забудьте в этом случае взять паспорт.
Идентификатор
Если посылка покинула сортировочный значит, что она скоро доберется до получателя. На помощь приходит номер отслеживания отправления или почтовый идентификатор. Это уникальный код из цифр, который присваивается всем посылкам. Существует внутрироссийский трек-номер и международный. Обычно он указывается на чеке, который выдается после регистрации отправления. Если посылка была отправлена после покупки вещи в интернет-магазине, клиенту присылают идентификатор, с помощью которого можно отслеживать отправление.
Для этого зайдите на сайт "Почты России" введите номер, состоящий из четырнадцати цифр разделенных на смысловые части, нажмите "ОК". После обработки информации пользователь увидит сведения о состоянии отправления. Если долго не меняется статус "Львовский. Покинуло сортировочный центр" значит, что посылка уже находится в Если информация долго не обновляется, возможно, отправление давно ожидает получателя.
Сколько идет
Что значит: "Обработка. Покинуло сортировочный центр"? Если получатель после введения уникального номера идентификатора обнаружил такую надпись, это может означать, что посылка все еще находится в центре или недавно была отправлена. По времени на территории России посылки идут около двух недель, в зависимости от расстояния, погодных условий и других факторов.
Письмо
Что это значит: "Письмо покинуло сортировочный центр"? Такой статус иногда означает, что информация на сайте долго не обновлялась. В центре операторы принимают поступившие письма, считывают штрих-код, регистрируют. Все данные загружаются на официальный сайт "Почты России". Отследить путь письма можно при помощи идентификатора. Контейнеры с письменной корреспонденцией, экспресс-отправлениями и посылками распределяют между цехами. Процесс сортировки но не полностью. Сотрудники сканируют каждую корреспонденцию вручную и регистрируют ее.
Посылка
Что значит: "Посылка покинула сортировочный центр"? Этот статус часто говорит о том, что она прошла сортировку и была отправлена по месту назначения. В Подольске посылки распределяются по шести автоматизированным линиям. Первая используется для международных отправлений, вторая - для небольших грузов, а остальные - обычных посылок. Отправления загружаются на вручную, посылки сканируют и сортируют автоматически. Кроме этого, их проверяют на наличие взрывоопасных веществ.
Я обожаю обкатанные схемы - рассказы о том, как люди создали систему, организовав пространство и вещи вокруг себя, адаптировали сервисы и приложения под свои нужды и выжали из них максимум.
Чем проще инструмент, тем проще сделать его по-настоящему своим - и тем интереснее читать о том, как это получается у остальных.
Так выглядит список моих фильтров в Gmail. Рабочие письма и уведомления от трекеров сортируются в папки проектов, письма от магазинов сортируются под ярлыки «Шоппинг», письма от назойливого PR, который отказался удалять меня из списков рассылки, отправляются сразу в «Корзину».
Одна из таких базовых систем - электронная почта . Мы все работаем с ней по-разному: у кого-то во «Входящих » тысячи сообщений, а у меня начинается нервный тик, если я вижу в этой папке больше пяти мейлов; кто-то отводит для обработки почты отдельный час утром и вечером, другие проверяют ежеминутно, чтобы ничего не пропустить.
У меня есть несколько работающих правил - если вы делаете покупки в интернет-магазинах, сидите в социальных сетях, используете хотя бы пару приложений для заметок и блогов и переписываетесь не только с тремя подругами, эти правила могут стать вашими.
Всё, что я пишу ниже, актуально для Gmail.com (я пользуюсь только им ровно шесть лет) - но у всех нормальных крупных сервисов есть аналогичные функции.
Я никогда не удаляю письма
За шесть лет мой ящик заполнился только на 71% - со всеми фотографиями высокого разрешения, видео, архивами целых журналов, документами и вложенными файлами, плюс историей всех чатов в Gtalk . В день я получаю под сотню писем - и после того, как они перестают быть мне нужны, вместо кнопки Delete я нажимаю Archive . Письмо отправляется в папку All Mail, и я в любой момент могу поднять историю любой переписки по ключевым словам, тегам, вложениям, имени адресата и датам - поиск в Gmail , разумеется, так же хорош и удобен, как поиск в Google .
Такой подход называется «методом упорядоченного хаоса» и рекомендуется всеми книжками по организации дел и времени. Главное, что нужно не забыть сделать перед архивацией - добавить пару важных тегов (labels). Мои примеры: «Платежи и документы», «Шоппинг», названия проектов, «Ремонт», имена работодателей.
Я не пользуюсь папками
Строго говоря, ни один из пользователей Gmail "а ими не пользуется - только тегами. Это принципиально другой, расслабленный способ хранения информации: одно письмо может одновременно помечено десятком тегов, при этом лежать в All Mail и не маячить перед глазами, призывая к действию.
Вам не нужно вручную сортировать и перемещать письма между папками, пытаясь решить, где им нужно навсегда сохраниться. Если что, вы всегда всё найдёте. Одно письмо может находиться одновременно в нескольких «папках» - например, одно и то же сообщение может содержать в себе «чек», быть «архивом», и быть связанным с путешествием в «Тасманию». Тогда, когда настанет время перебрать все чеки из путешествия, вы сможете отсортировать все письма по принципу «есть тег "Тасмания" и "чек"», а для архива путешествий можно кликнуть на более общий тег.
Да, я всегда ставлю ту самую галочку «Я согласна получать специальные предложения» - иногда даже до того, как сделаю первую покупку. Все хорошие продавцы присылают в рамках своих программ лояльности купоны, именные скидки, специальные предложения, уведомления о клиентских сейлах за три дня до начала официальных распродаж - почему бы ими при случае не воспользоваться?
Главное, чтобы все эти рассылки не попадали в Inbox . Для этого нужно просто создать несколько фильтров (без паники, это три клика): тогда все письма будут складывать в отдельное место, автоматически получать нужные теги и спокойно ждать своего часа, никуда не теряясь по дороге.
Я создаю мелкие фильтры
- Мне пришло письмо от Booking.com, оно в принципе полезно, но читать его прямо во входящих я не хочу, конечно, оно не такое срочное;
- Я нажала на кнопку More и выбрала пункт Filter messages like this ;
- Gmail отсортировал все письма от сервиса, чтобы мы оба убедились, что мне нужно было именно оно.
- A я создала список правил:
- всегда пропускать папку Inbox (любые рассылки во «Входящих» - это бардак и рассеивание внимания),
- присваивать таким письмам тег Travel,
- никогда не отправлять письма с этого адреса в папку «Спам», потому что они всё-таки немного полезны,
- категоризовать их как «Спецпредложения» - это полезно тем, у кого почта от Gmail автоматически сортируется по закладкам, у меня нет, но на всякий случай.
- последняя галочка отбирает все письма, которые уже валяются в ящике, и «причёсывает» их по этим же правилам.
Когда я соберусь что-нибудь купить или куда-то поехать на выходные, я наберу в поиске Gmail название рассылки, тег или адрес магазина и увижу письма со всеми специальными предложениями на одном экране. Можно спокойно собрать купоны на бесплатную доставку и активировать ждущую вас именную скидку и идти в магазин.
Мне достаточно одного адреса
Допустим, ваш e-mail - [email protected] (просто пример).
Все письма, отправленные на адреса [email protected] , [email protected] и даже письма для [email protected] придут именно вам . Точку (или несколько) можно ставить в любое место email-адреса.
Как это может пригодиться? Например, для создания фильтров заранее:
- можно приучить себя оставлять в интернет-магазинах только адрес [email protected] и создать фильтр Gmail: «Все письма, отправленные на [email protected] , нужно помечать тегом «Интернет-магазины», не складывать в Inbox и папку Spam, и сразу отмечать как прочитанные». Или, наоборот, помечать как-то специально, чтобы вам было проще найти уведомление о доставке.
- другой вариант - адрес типа [email protected] - всё, что написано после «+», тоже не считается как отдельный адрес. Здесь может быть небольшая проблема в том, что некоторые сайты об этом знают, и могут не принять такой адрес при регистрации, чтобы вы их письма не фильтровали.
Update, май 2017
С момента публикации этого поста Gmail добавил несколько сервисов - например, запустил своё iPhone-приложение, сделал сервис Inbox , который мне пока так и не полюбился, но надо разобраться, и стал сортировать письма по табам.
Ещё на свете появился очень крутой сервис Unroll.me , который позволяет ещё быстрее склеивать в один длинный рулон спецпредложения и рассылки от магазинов. Но базовые инструкции остаются теми же, так что я просто обновила этот пост и починила поломанные картинки.
Мне 33 года, я живу в Хобарте (Тасмания), работаю в финансовом UX, езжу на скутере, закончила Master of Interactive Multimedia в UTS, Sydney. Люблю котов и кошек.
Если вы подписаны на различные рассылки или ведете активную деловую переписку и хотите, чтобы входящие письма автоматически раскладывались по папкам, то эта статья для вас. В ней я расскажу, как настроить почтовый ящик на автоматическую сортировку входящих сообщений без вашего участия.
При большом количестве входящих сообщений возникает желание разложить их по «полочкам», т.е. по отдельным папкам. В терминах Gmail это означает присвоить письмам с определенными общими признаками (адрес отправителя, текст в теме, вложения и т.п.) одинаковый ярлык. Как это сделать?
Создание фильтра
- Заходим в наш почтовый ящик.
- В строке поиска нажимаем справа стрелку. Появляется окно, в котором надо ввести критерии поиска сообщений. Например, найдем все письма, пришедшие с адреса [email protected] . Для этого в поле «От» укажем этот адрес.
Вы можете указать в качестве условий отбора адрес получателя, содержимое текста, наложить ограничение на размер и дату письма, а также комбинировать параметры. - Чтобы убедиться в правильности составленного запроса, нажмите кнопку «Поиск почты».
- Если вы видите письма, которые хотите переместить в отдельную папку, нажмите «Создать фильтр в соответствии с этим запросом».
- На следующем этапе укажите где будут располагаться письма.. И сразу применим это действие к соответствующим входящим сообщениям. Для этого установим флаги как показано на рисунке ниже, выберем ярлык и нажмем кнопку «Создать фильтр».
- Все письма, которые были отправлены с адреса переместились из папки «Входящие» в папку «Рассылки — сайт» (им был присвоен ярлык «Рассылки/сайт»).
Теперь все такие письма будут автоматически отфильтрованы и помещены в нужную папку. Теперь вам не нужно долго искать во входящих очередное письмо рассылки. Оно уже лежит в отведенном для него месте.
Быстрое создание фильтра
Предположим, у вас появился новый деловой партнер. Он написал вам несколько писем, которые находятся в папке «Входящие».Вы решили завести под них отдельную папку. Чтобы быстро создать фильтр необходимо сделать следующее.
- Открыть письмо.
- Нажать стрелку рядом с кнопкой «Ответить» и выбрать пункт «Фильтровать похожие письма».
- Откроется стандартное окно параметров поиска. Затем следует выполнить действия, описанные выше.
Как изменить параметры фильтра?
Если в папку, которую вы настроили для сбора писем, удовлетворяющих определенным критериям, попадают кроме нужных, другие письма, измените фильтр. Зайдите в «Настройки» — «Фильтры» и нажмите «Изменить». Откроется знакомое вам окно настройки поиска. Уточните запрос. Например, для рассылок можно указать слово, которое всегда встречается в теме письма.
Как удалить фильтр?
Если фильтр больше не нужен, его можно удалить через раздел «Настройки» — «Фильтры». Зайдите туда и выберите «Удалить».
Экспорт, импорт фильтров
При наличии нескольких аккаунтов на Gmail существует возможность переносить фильтры между почтовыми ящиками. Как это сделать? Для начала следует сохранить настройки фильтров в файле, т.е. произвести экспорт. После этого перейти в другой почтовый ящик и там произвести выгрузку (импорт) настроек из файла.
Экспорт фильтров
- Отметить фильтры, которые вы хотите перенести.
- Нажать кнопку «Экспорт». Будет создан файл mailFilters.xml, который надо сохранить.
Импорт файлов
- Перейти в раздел «Настройки» — «Фильтры».
- Нажмите «Импортировать фильтры».
- Нажмите кнопку «Выберите файл».
- Выберите файл с фильтрами – mailFilters.xml.
- Укажите фильтры, которые хотите перенести. Если необходимо сразу применить фильтр, отметьте пункт «Применить новые фильтры к существующим письмам».
- Нажмите кнопку «Создать фильтры». В случае успеха, в настройках появятся фильтры.
Фильтры это очень удобный и мощный инструмент, с помощью которого настраивается автоматическая сортировка писем . Попробуйте использовать фильтры, и вы больше не сможете без них обходиться.
