Основные функции процесса управления персоналом, выполняемые на различных иерархических уровнях системы управления организацией, сводятся к выработке и обоснованию управленческих решений, контролю за их выполнением.
Поэтому управление персоналом представляет собой информационный процесс, включающий получение, анализ и обработку, хранение, использование, наращивание информации.
Информационное обеспечение службы управления персоналом - это совокупность реализованных решений, касающихся объема, размещения и форм организации информации, обращающейся в службе управления персоналом при ее функционировании. Оно включает в себя: оперативную информацию, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации, системы документации унифицированные и специальные.

При проектировании и разработке информационного обеспечения системы управления наиболее актуальным является установление состава и структуры информации, необходимой для достижения целей подразделения и выработки управленческих решений.
Для этого информация должна быть:

• комплексной - отражать все стороны деятельности службы (техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную);
• оперативной - получение информации должно протекать одновременно с процессом, происходящем в системе, соответствовать возникающим потребностям в точных сведениях;
• систематичной - требуемая информация должна поступать постоянно;
• достоверной - информация должна соответствовать фактически происходящим процессам и основываться на проведенных замерах или расчетах, анализе.

В настоящее время особую актуальность для компаний приобретает эффективное управление знаниями как глобальными систематизированными массивами информации.
Вот несколько примеров, подтверждающих необходимость внедрения процессов управления знаниями в компании. Проанализировав, почему уровень добычи нефти на одинаково технически оснащенных глубоководных скважинах значительно различается, в компании British Petroleum обнаружили, что дело в различном уровне знаний работников этих скважин, знания не были задокументированы, находились главным образом в головах сотрудников. Руководство данной компании приняло решение распространить ценные знания среди сотрудников отстающих скважин, в результате поднялся уровень производительности труда и прибыльности компании. Поэтому в дальнейшем British Petroleum была разработана программа управления знаниями. В компании ChevronTexaco программы управления знаниями помогают сотрудникам совершенствовать систему управления нефтяными запасами при помощи обеспечения доступа специалистов разных областей к базе информационных источников, необходимых для принятия правильного решения, что обеспечивает наиболее ускоренный и всеобъемлющий анализ всей информации. Компания Microsoft, несмотря на то что не была самой первой компанией, которая внедрила системы управления знаниями, сейчас занимает лидирующие позиции по использованию накопленных знаний в области управления информацией. Программы управления знаниями данной компании подразделяются на три секции: стратегия управления знаниями, процедура и технологии. В программах подробно описываются такие темы, как оценка зна
ний, каталогизация фондов знаний, даются ссылки на знания в сфере организации, приводится структура цикличности знаний.
Знания (Knowledge) - это необходимая людям информация, используемая ими по определенным правилам и в соответствии с определенными процедурами и с учетом отношения (понимания, одобрения, игнорирования, согласия, отрицания и проч.) людей к этой информации. Корпоративные знания можно ориентировочно разделить на несколько категорий:

• знание бизнес-процессов компании. В эту категорию можно отнести не только производственно-технологическую информацию, но и соответствующую сопроводительную, справочную, финансовую, юридическую документацию, навыки и опыт персонала;
• знание корпоративной культуры. Здесь подразумеваются корпоративные стандарты взаимодействия персонала с клиентами компании в различных ситуациях (правила, процедуры), а также на принципах межличностных коммуникаций между сотрудниками. Кроме того, всегда существуют неписаные правила, незнание которых может сильно мешать успешному старту новичков компании;
• знания о внешней среде компании. В эту категорию можно включить сведения о состоянии дел в сегментах рынка, на которых присутствует компания в данный момент, ситуации в перспективных рыночных нишах, а также в сегментах рынка, которые могут косвенно повлиять на бизнес компании, о конкурентах и их действиях, особенностях клиентов, законодательной среде, политических изменениях в различных регионах мира, которые постоянно влияют на специфику ведения бизнеса;
• навыки применения информационных технологий. Необходимо, чтобы новый сотрудник, пришедший в компанию, как можно быстрее освоил новые для него информационные технологии. «Аборигенам» компании также следует постоянно учиться, так как постоянная модернизация средств коммуникаций и обработки информации стала неотъемлемой частью бизнеса;
• личные знания сотрудников. Такие знания содержат не только ряд компетенций, на основании которых сотрудник занимает соответствующую должность и использует непосредственно в своей работе, но и информацию, которую сотрудник не обязан применять лично, но которая может прямо или косвенно помочь коллегам в выполнении их непосредственных задач. Например, это знание малоизвестных источников ценной информации, выводы о возможности оптимизации некоторых бизнес-процессов, которые даже не касаются данного сотрудника лично. Кроме того, по мере эволюции рыночной среды может выясниться, что ранее невостребованные знания персонала вдруг начали становиться актуальными для бизнеса компании.

Конечно, корпоративные знания - это большой и сложный комплекс информации, факторов его проявления существует немало, и они тесно переплетаются между собой. Тем не менее возможности управления знанием существуют. В общем, управление знаниями, или knowledge management, можно определить как создание и управление ценными знаниями (интеллектуальными активами) компании.
Управление знаниями (Knowledge Management) - это процесс создания условий для выявления, сохранения и эффективного использования знаний и информации в сообществе. Управление знаниями предоставляет много возможностей для реального повышения эффективности бизнеса, и с этой точки зрения действительно необъятно. Временем зарождения управления знаниями как нового направления в управленческой деятельности можно считать 1993 год, когда состоялась первая конференция в Бостоне, специально посвященная проблематике управления знаниями в организациях. В настоящий момент оно является одним из самых перспективных и бурно развивающихся направлений менеджмента как науки и практики.
Историческими причинами возникновения научного направления управления знаниями, на наш взгляд, являются:

• глобализация и обострение конкуренции, побуждающие корпорации искать конкурентные преимущества;
• быстрое развитие и внедрение информационных технологий;
• повышение общего технологического уровня производства. Неслучайно пионерами практического использования knowledge management стали такие высокотехнологичные компании, как Xerox Corporation, Hewlett-Packard Company, IBM, некоторые фармацевтические фирмы.

Среди теоретических предпосылок возникновения данной области менеджмента можно выделить следующие:

• в сфере экономики исследования нобелевского лауреата 1962 года Кеннета Эрроу, одним из выводов которого было умозаключение об обучаемости работников в процессе трудовой деятельности. Данным исследователем был в ходе Второй мировой войны отмечен факт сборки второго самолета с меньшими затратами времени, чем первого, и наличия у второго самолета меньшего количества дефектов, чем у первого;
• в социологии. На макроуровне - разработка идеи постиндустриального, информационного или основанного на знании общества, существенный вклад в разработку которой внесли социолог Даниел Белл и экономист-социолог Фриц Мэшлир. На микроуровне - исследование поведения человека в группах и сообществах, социальный аспект поведения человека;

• в философии и психологии. Исследования между скрытыми и явными знаниями, между «знать как» и «знать что». Первые выводы в данном направлении были сделаны еще Аристотелем. В психологии - рассмотрение вопросов передачи знаний от доноров к реципиентам не механистически, а комплексно, в увязке с вопросами создания мотивации и условий передачи знаний. С одной стороны, развитие информационных технологий стало одной из исторических причин для зарождения управления знаниями. С другой стороны, информационные технологии в менеджменте знаний стоят на втором плане.

На наш взгляд, точным будет определение знаний как качественной информации, за исключением предполагаемой информации, потому что последняя несет в себе вероятность оказаться недостоверной. Поскольку знания - это информация высокого качества, то ценность знаний определяется так же, как и ценность информации.
В целом ценность знаний можно разделить на два вида: непосредственную и потенциальную. После использования знаний для принятия конкретного решения их непосредственная ценность исчезает, поскольку исчезает необходимость в принятии решения, но остается потенциальная ценность, т.е. возможность использовать знания для решения аналогичных или других проблем в будущем.
Процесс управление корпоративными знаниями должен включать следующие этапы:

1. Аудит имеющегося уровня управления знаниями.
2. Разработка схем и форм обмена знаниями между сотрудниками в процессе межличностных коммуникаций.
3. Постоянное применение разнообразных форм обучения персонала для приобретения новых знаний.
4. Внедрение специальных информационных технологий для управления знаниями.
5. Разработка системы мотиваций приобретения знаний и обмена ими.
6. Организационные изменения в компании.

Важнейшей задачей руководства компаний в настоящее время является построение баз знаний. Поскольку знания компании распределены среди ее сотрудников, то база знаний компании должна представлять собой сумму баз знаний каждого сотрудника, объединенных в единую сеть.
Согласно итогам проведенных за рубежом опросов руководители многих компаний разочарованы результатами управления знаниями. Оно оказалось не столь эффективным, потому что применяемые в этих компаниях технологические решения были слишком сложны. Их внедрение не сопровождалось обучением сотрудников,
которые не понимали смысла использования этих решений. Люди не доверяли друг другу при обмене знаниями, не видели пользы для своей работы от обмена знаниями. В итоге использование технологических продуктов для управления знаниями не вошло в каждодневную практику этих компаний.
Результатом внедрения системы управления корпоративными знаниями должно стать повышение скорости и качества бизнес-решений, увеличение объема ценных знаний, которые сохраняются в компании, несмотря на различные миграции персонала. И все это самым благоприятным образом скажется на эффективности бизнеса компании в целом. А отправным пунктом для решения о внедрении системы управления знаниями является осознание руководством компании того факта, что отсутствие подобной системы приводит к существенным финансовым потерям, к реальности проблемы «недополученной прибыли», а также желание решить эту проблему. В России особое значение придается общению вербальному. Как показали результаты опроса «Управление знаниями в России», более 64 процентов его участников предпочитают обмениваться знаниями устно на собраниях, встречах, в сообществах. Только 3 процента респондентов считают информационные технологии основным фактором успеха управления знаниями. 26 процентов участников опроса в качестве такого фактора отметили организационные инструменты, а 21 процент - культурные традиции в компании. «Гуманитарная» направленность управления знаниями в России подтверждается и тем, что многие функции лидера проекта по управлению знаниями действительно связаны с деятельностью менеджера по персоналу, например мотивация сотрудников для участия в обмене знаниями, выявление экспертов, организация сообществ, проведение обучающих программ, создание культуры доверия. Поэтому, когда говорят, что в России нет успешных проектов по управлению знаниями, а само управление знаниями признается неперспективным, это означает, что неэффективными являются те информационно-технические системы для управления знаниями, которые не сопровождаются соответствующими организационными решениями.
В современном обществе невозможно эффективное использование знаний без соответствующего информационно-технического обеспечения. Информационные технологии необходимы для накопления знаний компании, которые можно структурировать, формализовать, каталогизировать, тиражировать. Традиционные хранилища данных, корпоративные информационные системы, как правило, накапливают ключевую бизнес-информацию: цифры, документы, производственные справочники. А дополнительная и словесно-описательная информация, касающаяся важных нюансов бизнеса, как
правило, более персонализирована, ею «владеют» наиболее опытные сотрудники-«эксперты».
Информационное обеспечение службы управления персоналом структурно подразделяется на следующие группы:

1. Внемашинное.
2. Внутримашинное (циркулирующая информация в персональном компьютере).

Внемашинное информационное обеспечение представляет собой совокупность сообщений, сигналов, документов, воспринимаемых человеком непосредственно. Оно включает: систему классификации и кодирования информации; систему управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документацию.
В этой сфере обмен информацией реализуется в виде движения документов от субъекта к объекту управления (приказы, распоряжения, устав, прочее) и от объекта к субъекту (отчеты, справки по кадровым вопросам, записки, информация о текущем или прошлом состоянии объекта).
Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления (при помощи стандартов, положений, регламентов, приказов), формализовать информацию, представить ее в виде документов установленной формы.
Внутримашинное информационное обеспечение включает: массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях; систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.
Особенности внутримашинного информационного обеспечения заключаются в следующем:
а) разрабатываются требования к организации данных в памяти персонального компьютера;
б) информация по труду, кадрам, заработной плате постоянно накапливается и обновляется на персональном компьютере;
в) появляется возможность использования ЭВМ несколькими пользователями (отдел кадров, отдел труда и заработной платы).
Информационное обеспечение компании должно соответствовать следующим организационно-методическим требованиям:

• минимальное дублирование информации в информационной базе;
• сокращение числа форм документов;
• возможность обработки на компьютерах информации, содержащейся в документах (внемашинная сфера) и во внутрима- шинной сфере;
• определенная избыточность информационного обеспечения, что дает возможность различным пользователям получать информацию с разной степенью конкретизации.

Основа технического обеспечения службы управления персоналом - это комплекс технических средств, то есть совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники.
Комплекс технических средств позволяет обеспечивать решение задач управления с наименьшими стоимостными и трудовыми затратами, достаточно высокой степенью точности и достоверности, возможностью применения экономико-математических методов решения задач управления.
В связи с этим эффективность применения комплекса технических средств должна определяться улучшением экономических показателей работы службы управления персоналом, а не снижением управленческих и эксплуатационных расходов.
Нами обобщены основные требования к комплексу технических средств службы управления персоналом:

1. Программная, информационная, техническая совместимость входящих в него средств.
2. Адаптируемость к условиям функционирования службы управления персоналом.
3. Возможности расширения с целью подключения новых технических средств и пользователей.

Факторы, которые необходимо учитывать при выборе технических средств:

1. Носители входящей и выходящей информации (документы, типовые бланки, машинные носители информации).
2. Объем входящей и выходящей информации по указанным носителям.
3. Объемы вычислительных работ и технических средств.
4. Сроки выполнения работ по решению задач управления персоналом.
5. Формы и способы предоставления пользователям результатов решения задач.

При выборе оборудования необходимо учитывать:

1. Назначение и состав комплектов оборудования.
2. Производительность оборудования.
3. Надежность и безотказность работы.
4. Совместимость работы оборудования различных типов, в т.ч. персональных компьютеров.
5. Стоимость оборудования.
6. Состав и численность обслуживающего персонала.
7. Площадь, требуемая для размещения оборудования.

Проекты решений по внедрению комплекса технических
средств должны обеспечивать:

1. Рациональную структуру, необходимое количество и эффективное распределение, размещение технических средств в структурных подразделениях службы управления персоналом.
2. Улучшение общего технического оснащения по отдельным видам и направлениям работ службы.
3. Соответствие производительности и надежности технологически связанных средств на уровне службы управления персоналом и в рамках всей системы управления организацией.
4. Комплексное использование технических средств при функционировании службы.

Экономичность эксплуатации технических средств.
Выбор типа, модели, марки технических средств, которые могут быть использованы в службе управления персоналом организации, осуществляется, как правило, по классификатору промышленной продукции (с учетом изменений), а также с помощью различных справочников и каталогов.
Расчет необходимого количества технических средств может производиться по формуле:
Н. = A ,

1. Пі х Фп х Ки

где Ні - количество единиц i-го технического средства; A - необходимый объем работ, выполняемых службой управления персоналом с помощью i-го технического средства; Пі - плановая производительность i-го технического средства; Фп - плановый фонд рабочего времени; Ки - коэффициент использования планового фонда рабочего времени.
В соответствии с последовательностью стадий технологического процесса преобразования информации все технические средства, которые могут быть использованы в службе управления персоналом, можно разделить на пять групп: сбор и регистрация, передача, хранение, обработка и выдача информации. Особый подход необходим к определению потребности службы управления персоналом в персональных компьютерах (ПК), если их использование предполагается. При расчете потребного количества ПК необходимо учитывать объем информации, поступающей на обработку, сложность решаемых задач исходя из количества машинных операций на один показатель. Необходимое количество ПК можно рассчитать по формуле:

Ка X qi x Qi x Km
N = - ,
N Vd6 X Kвп X Кн
где N - количество персональных компьютеров; Ka - коэффициент автоматизации программирования; qi - количество машинных операций на один показатель, необходимый для решения i-й группы задач; Qi - максимальный объем входной информации по i-й группе задач (в показателях); Km - дополнительный коэффициент, учитывающий увеличение времени при использовании программного контроля в ПК; Ve6 - среднее быстродействие процессора; Квп - коэффициент понижения быстродействия от обращения к внешним накопителям и устройствам ввода-вывода; Т - планируемое полезное месячное время работы ПК; Кн - коэффициент использования машинного времени выбранного ПК, учитывающий затраты времени на устранение неисправностей и на регламентирующие работы.
Планируемое месячное время работы ПК можно определить по формуле:
Тр = С х Дк х f,
где С - нормативная суточная загрузка ПК; Дк - количество календарных дней в планируемом периоде; f - перевод часов в секунды с учетом того, что быстродействие ПК выражается в операциях в секунду (f = 300).
Коэффициент Кт для персональных компьютеров равен 0,8.
Достигнутый уровень автоматизации Ка = 1,2.
Полученные на основе статистических данных коэффициенты Кн и Квп соответственно равны 0,8 и 2,4.
Успешному комплектованию технической базы службы управления персоналом организации служат унификация и стандартизация в области ЭВМ. Кроме национальных стандартов, при формировании технической базы с использованием ПК в качестве справочного материала могут быть использованы стандарты де-факто, устанавливаемые ведущими фирмами - производителями ПК, определяющими нормативы работы ПК, для определения степени их совместимости с отечественными моделями соответствующих классов.
Техническое обеспечение службы управления персоналом может потребовать значительных капительных вложений. Следует помнить о том, что техническое обеспечение является наименее гибкой частью системы управления, для изменения технических возможностей службы управления персоналом организации требуются
значительные материальные затраты. Поэтому ошибки в выборе технических средств и комплектовании технической базы могут привести к серьезным, трудно поправимым последствиям.
В комплекс технических средств службы управления персоналом включают и средства оргтехники. Также при определении потребности в технических средствах руководству организации следует помнить, что, по экспертным оценкам, использование различных средств оргтехники приносит с собой сокращение трудоемкости отдельных видов работ с документами в 3 - 4 раза.
Основными группами средств оргтехники являются:

1. Носители информации (носители информации на бумажной основе, микроносители визуальной информации, звуконосители, видеоносители, магнитные носители для записи кодированной информации).
2. Средства составления и изготовления документов (ручные пишущие средства, печатающие устройства персонального компьютера, графопостроители, специализированные программные продукты для персонального компьютера).
3. Средства оперативной полиграфии (принтеры, ксероксы, ризографы, аппаратура для офсетной печати).
4. Средства обработки документов (фальцевальные, перфорирующие, резательные машины, листоподборочные и сортировальные устройства, машины для уничтожения документов (шредеры), ламинаторы).
5. Средства хранения, поиска, транспортировки документов (картотеки, стеллажи, тележки, пневмопочта).
6. Средства электронной связи (стационарная и мобильная электронная связь, телеграф, факсимильная аппаратура, электронная почта).

Другие технические средства (сканеры, компьютерные аксессуары).
В последнее время параллельно с развитием компьютерной техники развиваются средства коммуникаций. Кроме телефонной связи, обеспечивающей достаточно совершенную форму диалога с помощью телефонных аппаратов, широкое распространение получает мобильная связь, система факсимильной связи, электронная почта.
Эксплуатация средств оргтехники, как и других технических средств, связана со множеством различных факторов, которые следует учитывать при внедрении этого процесса. Сложность эксплуатации заключается в создании условий, обеспечивающих высокоэффективный производственный процесс и безопасность в работе, предупреждение травматизма и возникновения профессиональных заболеваний.

Система автоматизированной обработки информации представляет собой человеко-машинную систему, обеспечивающую сбор и обработку информации с использованием средств вычислительной техники, применения экономико-математических методов в процессе решения основных задач управления персоналом.
Система автоматизированной обработки информации должна отвечать ряду принципов построения, применения и совершенствования, например:

• принципу системного подхода к проектированию, который предполагает, что проектирование системы автоматизированной обработки информации должно основываться на системном анализе как объекта, так и системы управления;
• принципу новых задач - решение новых задач на базе использования средств вычислительной техники;
• принципу непрерывного развития системы - структура, конкретные решения системы автоматизированной обработки информации должны строиться так, чтобы обеспечить возможность расширения и модернизации используемой технической базы, информационного и математического обеспечения системы, настроить на решение новых задач;
• принципу единства информационной базы, который состоит в обеспечении решения всех задач службы управления персоналом, предоставлении другим подсистемам возможного доступа и пользования информацией;
• принципу комплексности, что предполагает охват системой автоматизированной обработки информации всех задач и факторов службы управления персоналом;
• принципу надежности, который предполагает решение всех задач службы управления персоналом с установленными при разработке в заданных пределах показателями в течение всего срока эксплуатации;
• принципу согласованности пропускных способностей системы, который заключается в том, что в различных контурах системы должна обеспечиваться одинаково эффективная скорость обработки данных. То есть одинаковая скорость должна обеспечиваться при вводе, обработке данных, обмене данными между различными компьютерами.

В функционирующих системах обработки информации не всегда достигается автоматизация всех процедур преобразования данных. В практической деятельности служб управления персоналом выделяются системы с автоматизацией всех технологических процедур обработки данных и системы с частичной автоматизацией технологических процедур обработки данных.

Реализация в автоматизированном режиме задач службы управления персоналом в рамках функционирования систем автоматизированной обработки информации обеспечивает:

• сокращение форм первичных документов для регистрации первичной информации и документооборота в целом;
• совмещение работы пользователя и оператора, высвобождение технических пользователей;
• сочетание знаний, опыта пользователя и возможностей ЭВМ, повышение на этой основе качества вырабатываемых управленческих решений;
• повышение достоверности и надежности вырабатываемых управленческих процедур;
• снижение трудоемкости выполняемых расчетов;
• снижение затрат времени на всех этапах документооборота и принятия управленческих решений;
• обеспечение одновременного доступа к данным специалистов различных подсистем и обеспечение совместного принятия решений руководителями структурных подразделений организации, территориально удаленными друг от друга.

В идеале автоматизированная программа управления персоналом должна решать следующие задачи:

• аттестация персонала, включая методики тестирования с полной психодиагностикой;
• хранение профессиональной истории каждого сотрудника, многовариантный подбор кандидатов на вакантные места;
• ранжированное формирование кадрового резерва, оценка управленческого потенциала сотрудников;
• систематическое кадровое планирование с возможностью перераспределения ресурсов, что позволяет избежать дополнительного набора сотрудников;
• выявление с помощью информационных систем негативных тенденций в компании;
• оценка затрат на обучение, развитие персонала;
• диагностика мотивации, разработка мотивационных механизмов повышения заинтересованности сотрудников;
• создание современных систем подбора и отбора персонала;
• оптимизация расстановки кадров;
• проектирование новой штатной структуры компании;
• анализ количественных и качественных параметров персонала компании.

Функциональные преимущества автоматизированных информационных систем управления кадрами можно подразделить на три категории:

• регламентационная направленность информационной системы. Это прежде всего кадровый учет сотрудников: в информационную систему заносятся все данные о каждом служащем (номер паспорта, сведения о месте регистрации, ИНН и так далее). Сюда же относится и управление информацией о зарплате персонала, когда в централизованной базе данных хранятся все расчеты по выплатам служащим компании, а также в автоматическом режиме производятся нужные налоговые и прочие отчисления;
• способность фактически управлять людскими ресурсами. Такие системы позволяют анализировать все данные о сотруднике и помогают постоянно контролировать соответствие квалификации занимаемой должности. Например, если работник в совершенстве владеет иностранным языком, то система, анализируя этот факт, порекомендует переместить этого человека на новую должность в расширяющийся отдел зарубежных связей, а на его место поставить обладающего более высокой квалификацией;
• принятие решения по мотивации персонала. Очень часто руководство, да и сами сотрудники не имеют четкого представления о том, какую конкретную отдачу дает работа персонала. Совершенные информационные системы позволяют буквально автоматически рассчитать конкретную сумму прибыли, которую принес тот или иной работник. Информационные системы позволяют применять данный метод для расчета трудового вклада работников многих структурных подразделений компаний, например коммерческих и сбытовых служб. Если заложить и обработать данные, скажем, о новом клиенте, которого нашел отдел, и новом контракте с ним, то система в конечном итоге может рассчитать вклад в общий результат каждого конкретного сотрудника этого отдела. Аналогичное программное обеспечение можно создать и в отношении контроля за рабочим временем.

Следует отметить, что российский рынок систем автоматизации управления кадрами в последнее время находится на подъеме, все больше организаций автоматизируют процесс управления персоналом. Эволюцию отечественных кадровых технологий красочнее всего отражает трансформация столь привычного еще 5-10 лет назад отдела кадров в службу по управлению персоналом. На повестке дня менеджера по персоналу стоят сложные и многогранные вопросы мотивации, планирования карьерного роста сотрудников, формирования кадрового резерва, обучения и развития персонала, то есть доминируют управленческие, а не учетные процессы. Соответствующим образом меняются и функции информационных систем. Первые прообразы современных автоматизированных систем управления трудовыми ресурсами появились еще в 80-х годах прошлого сто
летия. Уже тогда на крупных предприятиях использовались «само- писные программы», позволяющие автоматизировать рутинные процессы кадрового учета, на которые кадровики тратили до 60 процентов рабочего времени. С тех пор значительно изменились не только технологии автоматизации, но и технологии кадрового менеджмента. Сегодня на российском рынке представлены порядка 20 активно продвигаемых самостоятельных систем управления кадрами различного класса, не говоря уж о модулях «Управление персоналом» комплексных информационных систем, выбор которых также достаточно разнообразен.
В силу длительной истории автоматизации такие процессы, как учет кадров, расчет заработной платы, ведение штатного расписания и прочие, сегодня реализованы одинаково хорошо практически во всех предлагаемых на рынке информационных системах управления кадрами. Еще один важный критерий оценки данных систем - быстродействие и масштабируемость. То есть необходимо быть уверенным, что при увеличении численности штата система, не теряя оперативности, будет способна безошибочно производить расчеты, например, заработной платы. Есть и слабые места у автоматизированных информационных систем управления кадрами, например расчет сдельной заработной платы. Фактически ни одна из существующих ныне информационных систем не позволяет учесть все нюансы и многофакторность процесса расчета сдельной заработной платы конкретного предприятия. Также система не может быть использована для оценки эффективности мотиваций, так как не способна принимать решения и не обладает глубокой многофакторной аналитикой.
В начале 90-х годов ХХ века внедрение автоматизированных систем на многих предприятиях сводилось к замене старых операционных систем, в функции которых входило: составление штатного расписания, кадровый и табельный учет, расчет заработной платы. С формированием новых условий хозяйствования для обеспечения роста прибыли предприятия и компании стали перестраивать технологические процессы, в целях экономии внедрять отдельные блоки автоматизированных систем, а также преуспевающие компании стали использовать платформы от ведущих мировых производителей программного обеспечения, позволяющие проводить: подбор- отбор и обучение персонала, расчет заработной платы, ведение штатного расписания, планирование карьеры сотрудников (например, комплексная информационная система, построенная на платформе Microsoft Axapta). Анализ показал, что в настоящее время на российском рынке систем управления кадрами наблюдается весьма жесткая конкурентная борьба между зарубежными и российскими
решениями. Однако в большинстве случаев зарубежные системы не учитывают специфику российских условий, в связи с чем очень часто приходится дорабатывать эти модули под конкретные запросы каждого предприятия. С другой стороны, в последнее время системы российских разработчиков, например, «Босс-кадровик», «1С», «Парус» составляют довольно серьезную конкуренцию западной продукции. Основное конкурентное преимущество таких решений в их максимально полной адаптированности к российской действительности. Например, отечественные информационные системы точно могут высчитывать все отчисления в налоговые органы или Пенсионный фонд с зарплаты служащих компании, правильно оформлять выплаты работникам по болезни, отпускам и оперативно формировать прочие документы.
Сегодня крупным предприятиям требуются информационные системы, способные администрировать сложные программы развития персонала и отслеживать их исполнение. Современные информационные системы предусматривают набор инструментов для планирования карьеры сотрудников, управления кадровым резервом. Как правило, речь идет о планировании различных мероприятий в этой области и отслеживании их исполнения и результатов, с чем справляется простой, понятный и используемый на практике модуль. В последнее время информационные системы не только контролируют весь процесс обучения в компании, но и фактически становятся частью его инфраструктуры. Например, крупные российские компании активно внедряют так называемые системы удаленного обучения персонала, позволяющие проводить виртуальные семинары и лекции, тренинги и деловые игры. Кроме того, с помощью подобных систем можно проводить регулярные тестирования своих сотрудников.
Таким образом, в настоящее время большинство программных продуктов, представленных на национальном рынке, можно разделить на следующие группы:

1. пакет компании «Инфин», включающий в себя бухгалтерский блок, блок зарплаты, кадровый блок, блоки «склад», «торговля» и прочие. Данный пакет позволяет автоматизировать прием сотрудников, их перемещение, отпуска, увольнение, ведение личных карточек, подбор кадров;
2. пакет компании «ИнфоСофт», умеющий создавать штатное расписание, вести историю назначений сотрудников, повышения квалификации, аттестаций, поощрений, формировать списки сотрудников;
3. кадровая система корпорации «Галактика», в которой реализованы такие возможности, как анализ кадрового состава компании, управление штатным расписанием;
4. модуль «Управление персоналом» фирмы «Интертраст», выполненный на основе технологии Lotus Notes, позволяющий строить многообразные кадровые отчеты;
5. модуль «Зарплата и кадры» компании «1С» для создания различных кадровых отчетов;
6. система учета персонала, труда и заработной платы компании «Парус», предусматривающая возможность делать произвольные выборки с учетом различных параметров сотрудником, хранить большой объем информации о кадровом составе организации;
7. система компании «SAP R/3», в котором детально проработан механизм индивидуального планирования карьеры, разработан модуль «управление вознаграждениями», присутствуют возможности эффективного построения разнообразных отчетов;
8. система Oracle HR, снабженная модулем «компенсационный пакет», который, кроме зарплат, премий и различных выплат, позволяет использовать такие инструменты стимулирования, как индивидуальные стажировки, ссуды, участие в прибылях;
9. система «Управление персоналом» компании «АиТ СОФТ», включающая в себя модуль «Учет выполненных работ», в котором реализованы возможности расчета выполнения комплексных работ, распределения коллективного заработка между сотрудниками с помощью гибкой системы формул, учитывающих индивидуальные коэффициенты трудового участия, объем выполненной работы и затраченного времени;
10. АСУ «Персонал» компании «Борлас Ай-Би-Си», в состав которой входят три подсистемы «Кадры», «Зарплата», «Табель», обеспечивающие учет кадров, аттестацию рабочих мест, табельный учет, расчет выплат заработной платы, учет затрат на персонал, автоматизированную подготовку отчетной документации;
11. система управления персоналом «Босс-Кадровик».

А также наличие на рынке ряда специализированных программ, например компьютерной программы аттестации персонала PAS-2001, компьютерной программы управления по целям и премирования MB0/2001 и многие прочие программы. Все большей популярностью у служб управления персоналом организаций пользуется система «Company Media - Управление персоналом». Система обеспечивает современных руководителей компаний необходимой информацией в области управления персоналом, ориентирована на средние и крупные компании. Она автоматизирует многие операции, которые ранее возлагались на персонал компании. «Company Media - Управление персоналом» позволяет отслеживать движение работников по иерархической структуре организации, что значительно упрощает работу кадрового персонала, так как данная систе
ма поддерживает процессы организации конкурсов на вакантные штатные единицы и сбора личной информации о кандидате, посылает персоналу компании уведомления о приходе нового сотрудника, автоматически планирует обучение персонала, оценивает его работу. Руководителям всех уровней данная система помогает контролировать использование рабочего времени персонала: отмечает присутствие на рабочем месте, отсутствие по различным причинам на рабочем месте. Новая версия «Company Media - Управление персоналом» дает возможность с помощью баз данных «Структура» и «Личные данные» создавать все формы кадровой отчетности согласно унифицированным формам отчетности. В системе реализован механизм обмена данными (экспорт/импорт) через файл Excel.
Примером эффективного внедрения информационных кадровых решений может служить введение системы учета и контроля рабочего времени на предприятии ОАО «Саратовский подшипниковый завод». Специфика этого завода заключается в том, что у многих групп сотрудников здесь свой индивидуальный график работы, разные смены, иногда всего по несколько часов в день. Руководство внедрило новую информационную систему, основанную на получении и обработке информации с системой контроля доступа (каждый сотрудник при входе на работу фиксирует в пропускном аппарате свой электронный пропуск). Информация о том, кто и когда пришел и ушел, попадает в особую электронную систему, она их анализирует и автоматически рассчитывает зарплату каждого работника. Автоматическая система управления коллективом включает в себя также учет всей информации о сотрудниках, расчет зарплат и дополнительных выплат, четкую схему штатного расписания.
Технические средства компаний могут использоваться для создания корпоративных сайтов в целях повышения эффективности внут- риорганизационных коммуникаций. При этом данные средства распространения информации присутствуют уже практически у всех зарубежных компаний. В России данный ресурс также начинает становиться популярным, поскольку является прекрасной основой для корпоративной системы информирования, позволяющей решать много дополнительных задач. Внутренний корпоративный сайт является ресурсом, к которому имеют доступ только сотрудники компании. Посредством сайта можно, во-первых, решить проблему информирования (новости компании, ее достижения, планы развития, важные события и нововведения могут централизованно излагаться на сайте и быть доступными всем сотрудникам); во-вторых, может осуществляться внутренний PR; в-третьих, внутренний сайт является прекрасной площадкой для осуществления нематериальной мотивации; в-четвертых, внутренний сайт является средством внутреннего
найма, на котором может размещаться информация об имеющихся вакансиях; в-пятых, внутренний сайт компании может являться местом общения сотрудников. При этом внутренний сайт компании могут использовать как современное средство коммуникаций и большие, и средние компании. Еще одной причиной создания внутреннего сайта компании является территориальная разобщенность сотрудников или их частые передвижения (ротации, командировки).
Итак, во-первых, от кадровых систем все более требуются аналитические и экспертные качества; во-вторых, в сфере управления персоналом все козыри остаются у отечественных разработчиков, так как адаптация западных пакетов к российской действительности - дело непростое и недешевое; в-третьих, на рынке присутствует программное обеспечение для различных хозяйствующих субъектов, так как малыми, средними и крупными предприятиями, как правило, используются различные программные решения.

Введение

Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию.

Информационное обеспечение управления - это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы управления организацией, -- выработка решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т.е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления -- как информационную систему.

Основа технического обеспечения системы управления персоналом - это комплекс технических средств, т. е. представленные централизованно и (или) автономные технические средства сбора, хранения, обработки, анализа, передачи и вывода информации, а также оргтехника. Эффективность применения технических средств должна определяться улучшением

экономических показателей работы службы управления персоналом, а не снижением постоянных затрат.

1. Информационное обеспечение системы управления персоналом

1.1 Сущность, значение и особенности информационного обеспечения

Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.

Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information - разъяснение, осведомление, изложение.

Суть информации составляют только те данные, которые уменьшают неопределенность интересующих событий. Информация-- сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, сообщений, материалов, данных, необходимых для анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением.

Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно выполнять свои функции, необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к качеству информации:

Комплексноcть - отражать все стороны деятельности службы (техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную);

Оперативность - получение информации должно протекать одновременно с процессом, происходящим в системе, соответствовать возникающим потребностям в точных сведениях;

Систематичность - требуемая информация должна поступать постоянно;

Достоверность - информация должна соответствовать фактически происходящим процессам и основываться на проведенных замерах или расчетах, анализе.

Информационное обеспечение системы управления персоналом - это совокупность реализованных решений, касающихся объема, размещения и форм организации информации, обращающейся в службе управления персоналом при ее функционировании. Оно включает в себя: оперативную, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации, системы документации унифицированные и специальные.

Информационное обеспечение службы управления персоналом укрупненно можно подразделить на внемашинное и внутримашинное. Такая классификация информационного обеспечения может быть использована только при том условии, что в подразделениях службы управления персоналом имеются средства вычислительной техники (непосредственно, например, персональные компьютеры или используемые вычислительные ресурсы организации).

1. Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документации.

Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно без применения средств вычислительной техники.

Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами:

От органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и т. п.);

По линии обратной связи - от объекта к органу управления - следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления).

Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

2. Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Основным элементом внутримашинного информационного обеспечения является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя.

В последнее время широкое распространение получило использование ПК в структурных подразделениях организации, в том числе в отделе кадров, отделах труда и заработной платы и т. д. В этой связи одной из центральных проблем проектирования информационного обеспечения службы управления персоналом является организация данных в памяти ПК.

Недостатки традиционного подхода организации массивов информации в памяти ПК, при котором разработка информационной базы ориентировались на конкретные функциональные задачи, привели к необходимости ориентации собственно на информацию, на данные, что обусловило переход от проблемно-ориентированной базы данных к информационно-ориентированной.

Все это обусловило новую организацию данных в ЭВМ, что нашло свое отражение в разработке банков данных, представляющих собой совокупность баз данных пользователей, технических и программных средств формирования и ведения этих баз.

Банк данных строится из баз данных, каждая из которых представляет собой совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными.

В базе данных накапливается и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых ориентирован на использование при решении многих задач управления. При этом основное внимание уделяется непрерывному поддержанию в системе точной динамической информационной модели объекта управления.

В этой связи открывается принципиально новая возможность использования ЭВМ несколькими пользователями, которые совместно разрабатывают и используют программы, обобщают получаемые результаты.

К разработке информационного обеспечения службы управления персоналом предъявляется ряд организационно-методических требований: рациональная интеграция обработки информации в информационной базе, сокращение числа форм документов; возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере; необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.

Управленческие информационные системы. Иначе эти системы можно назвать системами поддержки управления. Они регулярно создают структурированные и краткоизложенные отчеты о различных аспектах деятельности организации. УИС концептуально находятся выше систем поддержки финансовых операций. В их задачу входит не проведение различных операций, а их оценка и создание на ее основе отчета. Обычно УИС обрабатывают данные, “поставляемые” финансовыми системами. Пользователь передает запрос на создание сообщения системе поддержке управления. Она в свою очередь обрабатывает данные СПФО, структурируя ее и переформатируя, и затем выдает отчет. Эти отчеты могут быть отражены на дисплее или распечатаны.

Некоторые системы поддержки управления могут генерировать отчеты в автоматическом режиме. Например, можно задать системе в конце каждого рабочего дня распечатывать отчеты о деятельности различных подразделений фирмы или же находить в процессе дня некоторые пиковые значения заранее определенных параметров.

2. Требования, предъявляемые к управленческой информации

· достоверность

· объективность

· безусловная необходимость

· своевременность поступления (оперативность)

· системность сведений

· целевая направленность (удовлетворение потребностей конкретных управляющих)

· регулярность и ритмичность

· экономичность

Т.к. количество информации и скорость её изменения имеют тенденцию к постоянному возрастанию, то руководству предприятий необходимо применять формальные методы сбора и обработки информации. Таковыми являются информационно-управленческие системы (ИУС). Они обеспечивают информацией все уровни управления.

Высший – внешняя информация, не детализированная, имеющая широкие границы (для стратегического управления).

Средний – внутренняя и внешняя информация о производительности, затратах, обороте, изменении технологии, потребностей потребителя и т.п. Более детальная, точная, более узкие границы, временные рамки меньше.

Низший – для оперативного контроля в повседневной деятельности, более узкая, точная, самая последняя, из внутренних источников (объём производства, количество материала и т.п.).

3. Роль и состав внутрифирменной системы информации

Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о процессах, протекающих внутри фирмы и ее окружении, которые служат основой принятия управленческих решений.

Информация может быть классифицирована по раду позиций, в частности:

1. по назначению (одноцелевая - связана с решением одной кон­кретной проблемы; многоцелевая - используется при решении не­скольких самых разнообразных проблем);

2. по возможности хранения (фиксируемая информация - может храниться практически бесконечно, не подвергаясь при этом иска­жению; не фиксируемая информация - используется в момент получения; она также может храниться некоторое время, но при этом постепенно искажа­ется и исчезает);

3. по степени готовности для использования (первичная информация - представляет собой совокупность полученных непосредственно из источника несистематизированных данных, содержащих много лишнего и ненужного; промежуточная информация - состоит из све­дений, прошедших через процесс предварительной «очистки» и сис­тематизации, позволяющей решить вопрос о конкретных направле­ниях и способах их дальнейшего применения; конечная информация - дает возможность принимать обоснованные управленческие реше­ния);

4. по полноте информация бывает частичной или комплексной (последняя дает всесторонние исчерпывающие сведения об объекте и возможность непосредственно принимать любые решения; пер­вая на практике может использоваться только в совокупности с дру­гой информацией);

5. по степени надежности информацию можно разделить на до­стоверную и вероятностную (вероятностный характер может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от суще­ствующего источника надежные сведения, поскольку имеющиеся методы не позволяют этого сделать; неизбежными искажениями при их передаче, особенно в условиях иерархии управленческой структуры; заведомым распространением изначально ложных све­дений).

Специфической формой такого рода управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт творчества коллектива, пытающегося объяснить сложную, эмоционально зна­чимую для него ситуацию при отсутствии или недостатке офици­альных сведений. При этом исходная версия, кочуя от одного члена коллектива к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство. Достоверность этого варианта зависит не только от истинности ис­ходного, но и от потребностей и ожиданий аудитории, а поэтому может колебаться в диапазоне от 0 до 80-90%.

Поскольку люди в основном склонны считать, что слухи исхо­дят из источников, заслуживающих доверия, руководство фирм часто пользуется этим обстоятельством, распространяя с их помощью све­дения, которые по тем или иным причинам не могут быть преданы официальной огласке. В то же время необходимо иметь в виду, что доверием к слухам пользуются и участники конфликтов, желающие недобросовестными методами склонить окружающих на свою сто­рону.

4. Информационные технологии

Информационные технологии в настоящее время можно классифицировать по ряду признаков, в частности: способу реализации в информационной системе, степени охвата задач управления, классам реализуемых технологических операций, типу пользовательского интерфейса, вариантам использования сети ЭВМ, обслуживаемой предметной области.

Рассмотрим, что такое информационные системы и как они связаны с информационными технологиями.

Управление – важнейшая функция, без которой немыслима целенаправленная деятельность любой социально-экономической, организационно-производственной системы (предприятия, организации, территории).

Систему, реализующую функции управления, называют системой управления. Важнейшими функциями, реализуемыми этой системой, являются прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.

Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений.

Таким образом любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой.

Экономическая информационная система – это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

Автоматизированная информационная система представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.

С ростом технической мощи ИТ компьютеры начали не просто облегчать работу человека, а позволяют выполнять то, что без ИТ было невозможным. В связи с тем, что менеджеру приходится принимать решения в условиях большой неопределенности и риска, новые возможности информационных систем очень быстро начинают находить применение в бизнесе.

5. Типы информационных систем

Так как имеются различные интересы, особенности и уровни в организации, существуют различные виды информационных систем. Никакая единственная система не может полностью обеспечивать потребности организации во всей информации. Организацию можно разделить на уровни: стратегический, управленческий, знания и эксплуатационный; и на функциональные области типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов. Системы создаются чтобы обслужить эти различные организационные интересы. Различные организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем: системы с эксплуатационным уровнем, системы уровня знания, системы уровня управления и системы со стратегическим уровнем.

Системы эксплуатационного уровня поддерживают управляющих операциями, следят за элементарными действиями организации типа продажи, платежей, обналичивают депозиты, платежную ведомость. Основная цель системы на этом уровне состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить потоки транзакций через организацию. Чтобы отвечать на эти виды вопросов, информация вообще должна быть легко доступна, оперативна и точна.

Системы уровня знания поддерживают работников знания и обработчиков данных в организации. Цель систем уровня знания состоит в том, чтобы помочь интегрировать новое знание в бизнес и помогать организации управлять потоком документов. Системы уровня знания, особенно в форме рабочих станций и офисных систем, сегодня являются наиболее быстрорастущими приложениями в бизнесе.

Системы уровня управления разработаны, чтобы обслуживать контроль, управление, принятие решений и административные действия средних менеджеров. Они определяют, хорошо ли работают объекты, и периодически извещают об этом. Например, система управления перемещениями сообщает о перемещении общего количества товара, равномерности работы торгового отдела и отдела, финансирующего затраты для служащих во всех разделах компании, отмечая, где фактические издержки превышают бюджеты.

Некоторые системы уровня управления поддерживают необычное принятие решений. Они имеют тенденцию сосредоточиться на менее структурных решениях, для которых информационные требования не всегда ясны.

Системы стратегического уровня – это инструмент помощи руководителям высшего уровня, которые подготавливают стратегические исследования и длительные тренды в фирме и в деловом окружении. Из основное назначение – приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с существующей организационной возможностью.

Информационные системы могут также быть дифференцированы функциональным образом. Главные организационные функции типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов обслуживаются собственными информационными системами. В больших организациях подфункции каждой из этих главных функций также имеют собственные информационные системы. Например, функция производства могла бы иметь системы для управления запасами, управления процессом, обслуживания завода, автоматизированной разработки и материального планирования требований.

Шесть главных типов систем.

Рассмотрим определенные категории систем, обслуживающих каждый организационный уровень и их значение в организации. Организация имеет исполнительные системы поддержки выполнения – Executive Support Systems (ESS) на стратегическом уровне; управляющие информационные системы – Management Information Systems (MIS); системы поддержки принятия решений – Decision Support Systems (DSS) на управленческом уровне; системы знания – Knowledge Work Systems (KWS); системы автоматизации делопроизводства – Office Automation Systems (OAS); на уровне знаний; системы диалоговой обработки запросов – Transaction Processing Systems (TPS) на эксплуатационном уровне

Таким образом, типичные системы в организациях служат для того, чтобы помочь служащим или менеджерам на каждом уровне – в функциях продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов.

6. Стратегическое использование информационных технологий

Стратегические информационные системы изменяют цели, действия, изделия, услуги или относящиеся к окружающей среде связи организаций, чтобы помочь им получить преимущество перед конкурентами. Системы, которые имеют эти результаты, могут даже изменять бизнес организаций.

Стратегические информационные системы должны отличаться от систем со стратегическим уровнем для старших менеджеров, которые сосредоточиваются на длительных проблемах принятия решения. Стратегические информационные системы могут использоваться на всех уровнях организации и рассматривают более глубокие и широкие причины, чем другие виды систем, которые мы описали. Стратегические информационные системы существенно изменяют цели фирмы, изделия, услуги внутренние и внешние связи. Они глубоко изменяют способ, которым фирма осуществляет руководств, или непосредственно сам бизнес фирмы.

Чтобы использовать информационные системы как конкурентоспособное оружие, нужно сначала понять, где должны быть выявлены стратегические возможности предпринимателей. Используются две модели фирмы и ее окружения, чтобы определить области бизнеса, где информационные системы могут обеспечивать преимущества над конкурентами. Это модель конкурентных сил и модель цепи стоимости Портера.

Информационные технологии не только изменили способ работы людей, они также изменили способ конкуренции предпринимателей. Хотя первые компьютеры использовались предпринимателями, чтобы повысить эффективность, автоматизируя то, что выполнялось прежде вручную, автоматизация считается само собой разумеющейся в веке информации. Сегодняшние фирмы не только автоматизируют, но и активно разыскивают новые способы использования ИТ для достижения превосходства над конкурентами.

Предприниматели стремились достигать конкурентного преимущества в прошлом (Porter, 1980), конкурируя одним из двух способов:

Стоимостью, т.е. дешевыми товарами или услугами;

Дифференцированием продуктов или услуг, конкурируя на восприятии клиентом качества продукции и услуг.

Начиная с 60-х годов, когда большие фирмы начали устанавливать компьютеры в отделы бухгалтерского учета, ИТ играли значительную роль в предоставлении возможности фирмам, чтобы конкурировать на низкой цене. Компьютеры использовались, чтобы автоматизировать диалоговую обработку запросов, уменьшая цикл времени и обеспечивали операционные данные для принятия решения. Всплеск новых технологий в 80-х годах открыл дополнительные возможности, такие, как уменьшение времени для создания новых изделий посредством инструментальных средств автоматизированного проектирования; оптимизация процессов компьютеризированными системами управления, в которые внесены человеческие экспертные правила решения; быстрое изменение поточной линии планирующими системами, которые интегрируют научные исследования в производство, и коммерческая информация.

7. Внедрение информационных технологий

Компания, собирающаяся внедрить компьютерную систему управления, как правило, дает следующую установку: система должна начать действовать как можно скорее, в срок и в рамках бюджета. Некоторые организации избегают внедрять подобные системы, опасаясь, что ее не будут использовать, а если будут, то неэффективно. К тому же сотрудники, которые приобретут новые навыки в процессе внедрения системы, покинут компанию, и тогда будет трудно найти технические ресурсы для поддержания её функционирования. Не получится ни экономии ресурсов, ни реализации функционального предназначения внедренной системы. Эти опасения вполне оправданны. Проекты по внедрению систем и в самом деле терпят неудачу, даже в компаниях с эффективным в остальных отношениях управлением. В тех же случаях, когда все идет более или менее нормально, зачастую не выполняются сроки начала промышленной эксплуатации и не удается остаться в рамках выделенного бюджета. Тем не менее, описанные ниже методы при их правильном применении могут способствовать сведению риска неудачного внедрения к минимуму. При надлежащем планировании и управлении вполне можно соблюсти намеченные сроки и остаться в рамках бюджета. С самого начала необходимо убедиться, что проект правильно организован.

Необходимо:

Добиться веры в успех и преданности делу со стороны тех, кто играет ключевую роль в реализации проекта.

Определить, кто будет штатным руководителем проекта по внедрению системы. Этот человек должен обладать необходимыми навыками для выполнения такой работы, желательно, чтобы он имел опыт внедрения систем.

Четко определить и отразить в документах функции и обязанности, а также сферу компетенции каждого члена группы специалистов по работе над проектом.

Убедиться, что люди, выполняющие эти функции, обладают необходимыми навыками.

Разработать подробный план работы, разбить его на этапы, определите сроки выполнения задач и придерживаться их.

Прежде чем приступить к внедрению системы, необходимо продумать организационную структуру и бизнес-процессы:

Убедиться, что правила и процедуры бухучета зафиксированы в документах по установленной форме и понятны работникам бухгалтерии.

Описать методы ведения хозяйственной деятельности и действия, которые должны быть выполнены в результате их применения.

При необходимости изменить эти методы так, чтобы они обеспечивали более эффективную работу и интеграцию новой системы.

Описать организационную структуру и подумать о том, в максимальной ли степени она отвечает целям предприятия.

Изучить наиболее эффективные методы, применяемые в отрасли.

Обеспечить создание необходимой технической инфраструктуры:

Поручить соответствующим специалистам оценку нынешней инфраструктуры на основе требований, предъявляемых новой системой. Определить роль отдела информационных систем и продумать, каким изменениям он подвергнется в новой среде.

Осуществить необходимые изменения в перечисленных областях перед тем, как передать систему в промышленную эксплуатацию. Убедиться, что система отвечает основным потребностям всех пользователей.

Документально зафиксировать потребности бизнеса с той степенью подробности, которой будет достаточно для сравнения одной системы с другой.

Пользоваться полученными документами, чтобы убедиться, что реализованные функции отвечают потребностям.

Управлять изменениями, подстраиваясь под сотрудников.

Проводить изменения постепенно, не забывая о том, что за один раз сотрудники могут освоить лишь определенное количество информации.

С самого начала задействовать всех, кто играет основную роль в осуществлении проекта. Хороший способ добиться этого - попросить их высказывать свое мнение в процессе подробного определения потребностей бизнеса.

Регулярно общаться с такими сотрудниками, давая им возможность быть услышанными.

Разработать план обучения таким образом, чтобы люди не просто научились осуществлять ввод данных в систему, но поняли, как изменится их работа.

После проведенных мероприятий можно приступать непосредственно к внедрению системы. Типовой план внедрения был разработан в компании Oliver Wight, но опыт показывает, что в той или иной степени практически все фирмы следуют этой стратегии.

Информационное обеспечение является важной областью современного менеджмента, непременным и первостепенным фактором нормального функционирования организации. Оно состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия управленческих решений.

Внутрифирменная система информации (ВСИ) носит производственный характер, она предназначена для решения разнообразных задач хозяйственной деятельности: планирования и прогнозирования, предоставления информации о ходе производственного процесса и возникающих отклонениях, учета и контроля и др.

– она должна удовлетворять потребности пользователя;

– быть точной, достоверной и своевременной;

– систематизация сведений должна быть оптимальной, сбор и обработка – непрерывными.

Внутрифирменная система информации состоит из собственно информации, внутренних и внешних каналов связи и средств обработки информации. ВСИ – действенный компонент производственной деятельности: для определения ее эффективности используется следующий показатель: отношение получаемой прибыли к затратам на технические средства и обеспечение функционирования системы.

Рассмотрим основные принципы и цели, задачи и функции внутрифирменной системы информации .

Основные принципы и цели ВСИ:

– определение требований к содержанию информации и ее характеру в зависимости от целенаправленности;

– выработка системы хранения, использования, предоставления информации в централизованном и децентрализированном управлении;

– определение потребностей в технических средствах (в том числе компьютерной технике) в фирме в целом и в каждом хозяйственном подразделении;

– разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных;

– проведение многовариантных расчетов в процессе разработки программ маркетинга, в планировании, контроле, сборе и обработке цифровой информации;

– автоматизированная обработка и выдача текстовой информации;

– обеспечение копировальными устройствами, телексами, всеми средствами связи и коммуникаций в рамках фирмы в целом и ее отдельных подразделений;

– автоматизация административно-управленческого труда на основе использования компьютерной техники.

К важным задачам ВСИ относятся:

– координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по фирме в целом;

– определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;

– определение основных направлений развития технологии обработки информации.

Внутрифирменная система информации выполняет следующие функции:

– определение потребности каждого руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления производственно-сбытовой деятельностью фирмы;

– определение потребностей в технических средствах фирм в целом и каждого менеджера для обеспечения всей необходимой информацией;

– централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;

– определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации (содержание и обучение обслуживающего персонала, оплату используемых помещений, затраты на приобретение магнитных лент, дискет, бумаги и проч.);

– обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;

– разработка программных средств, прикладных программ.

Широкое использование ЭВМ в информационно-управленческой деятельности обусловило возникновение и развитие новых видов профессиональной деятельности: программистов, операторов, системных администраторов и др.

На современном этапе реализации хозяйственных функций все организации в большей или меньшей степени применяют информационные технологии.

Информационные технологии – это система методов сбора накопления, хранения, поиска и обработки информации на основе применения средств вычислительной техники. Это понятие охватывает также разработку и производство компьютеров и программного обеспечения, доступ в Интернет и использование информационных ресурсов в целях ведения бизнеса .

Интернет является эффективным инструментом бизнеса, обеспечивающим взаимодействие организации с внешним миром. Он дает возможность организовать единую производственную цепочку «поставщик – производитель – потребитель» с меньшими операционными затратами и большей эффективностью производства. Вместе с Интернетом возник электронный бизнес (electronic business, e-business). Различают следующие его виды:

– электронный бизнес, ориентированный на бизнес-партнера (Business to Business, B2B). Это вид деятельности в информационном пространстве, имеющий своей целью создание и упрочнение долговременных деловых связей с партнерами по бизнесу;

– электронный бизнес, ориентированный на конечного пользователя (Business to Customer, B2C). Вид деятельности, нацеленный на удовлетворение потребностей клиента и установление долговременных и прочных связей с ним;

– электронная коммерция (electronic commerce, e-commerce). Установление контактов с контрагентом, проведение актов купли – продажи товаров и услуг, лицензионных, арендных и др. соглашений;

– электронное снабжение (electronic procurement). Проведение закупок сырья, материалов и других ресурсов через Интернет.

Электронный бизнес позволяет сократить продолжительность производственно-сбытового цикла. Снизить производственные затраты, повысить качество товаров и услуг и, как следствие, повысить конкурентоспособность организации на рынке.

Активно развивается электронный документооборот: выставление счетов по предварительно разработанным формам, ведение внутренней отчетности на основе автоматизированного анализа информационных потоков, осуществление платежей в онлайновом режиме и др.

Возникло новое понятие организации корпоративной сети – интранет (intranet). Данное понятие применяется к тем сетям, которые используют стандарты и технологии Интернета, обеспечивая доступ к корпоративным документам, справочникам, информации о кадровом составе, программному обеспечению, организуя видео-совещания, обучение работников, совместную работу рабочих групп. Одновременно с сетью интранет в организациях может существовать сеть экстранет (extranet), обеспечивающая связи с внешними клиентами – поставщиками, заказчиками, потребителями и др., которым предоставляется выборочный доступ к корпоративной сети.

К особенностям и сильным сторонам использования современных информационных технологий относятся: общедоступность сетей, возможность доступа в любое время суток, постоянная связь с абонентом, наличие последних новостей, возможность познакомиться с большим числом источников информации, необходимой для принятия управленческого решения.

Еще по теме 5.4. Система информационного обеспечения управления:

1. Информационное обеспечение системы управления персоналом

Тот, кто владеет информацией – тот владеет миром. Благодаря интернету, телевизору, газетам или радио мы получаем ежечасно ту или иную информацию, которая может быть как важной, так и неважной для нас. Что такое информация? Что включают в себя информационные системы? Что подразумевает информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом?

Что такое информация?

Информация – это знания, разъяснение в переводе с арабского языка. Информация используется как в обиходе, так и в науке и в экономике и является, пожалуй, важнейшим ресурсом в нашем мире. Не менее важным, чем другие, предоставляемые нашей планетой ресурсы – природные, экономические, материальные.

Роль информации в современном мире

Ее роль с каждым годом возрастает, она все более востребована. В настоящее время информация охватывает практически все сферы – финансовую, торговую, промышленную.

Информации в наше время уделяется огромное внимание, которое обусловлено следующими факторами:

1. Развитие массовых коммуникационных процессов.
2. Необходимость в разработке общей теории информации.
3. Развитие кибернетики, которая сейчас рассматривается как наука управления.
4. Появление информационных технологий в бытовой сфере.
5. Важная роль информации в процессах изучения неживой и живой природы.
6. Интеллектуальное и промышленное развитие, невозможное при отсутствии информации.

Человек в процессе собственной деятельности постоянно сталкивается с информацией. Ее покупают, продают, но она остается все таким же востребованным товаром, ведь это «продукт», который хранится очень долгое время.

Важность информационных технологий в нашей жизни

Информационные технологии в последнее время являются неотъемлемыми аспектами нашей повседневной жизни, поэтому с ними связываются большие ожидания в будущем. Информационные технологии способны помогать не только в бизнесе – они становятся средством познания духовных ценностей, ознакомления с культурой и особенностями той или иной страны, того или иного объекта. Поэтому информация – это доступ к непрерывному обучению, к возможности знать намного больше, чем предлагает программа обучения школы или института.

Информация чрезвычайно важна в бизнесе. Ни одно предприятие, ни одна фирма и ни одна организация не могут обойтись без информационных технологий, ни одна организация не будет развиваться, если отсутствует информационное обеспечение управления персоналом. Ведь именно информация определяет качество работы фирмы, ее конкурентоспособность.

К примеру, промышленные информационные технологии дают возможность не только осуществлять анализ запасов сырья, готовой продукции и комплектующих, но и находить новых партнеров, осуществлять маркетинговые исследования и многое другое.

Какой должна быть получаемая информация?

• Оперативной (информация должна протекать одновременно с процессом, который происходит в системе, вызывая необходимость в этой информации).
• Комплексной (то есть охватывать все стороны службы той или иной организации – социальную, экономическую, технологическую, организационную).
• Достоверной (лишь информация, основанная на фактах, анализах и расчетах, может действительно считаться информацией).
• Систематичной (для успешной работы организации информация должна поступать в нее постоянно).

Каковы возможности информационной системы предприятия:

1. Собирать, сохранять данные, полученные из разных систем компании.
2. Основываясь на результативных показателях, проводить оценку эффективности бизнес-процессов.
3. Анализировать показатели этих процессов посредством использования встроенных статистических инструментов.
4. Осуществлять сравнения с предыдущими периодами в деятельности компании.
5. Поддерживать ключевые показатели эффективности и результативности бизнес-процессов.
6. Запускать аварийные сообщения, которые свидетельствуют об отклонении результатов от нормы.
7. Объединять разные измеряемые параметры для поиска причин этих отклонений.
8. Оперативно преобразовывать ключевые показатели в формы отчетов для высшего руководства.

Несмотря на важную роль информационных технологий, играющих важную роль в жизни каждого из нас, у них также есть недостатки, сосредоточенные преимущественно в таких пунктах:

1. Развитие информационных технологий обрушило на человека огромный поток информации – как нужной, так и ненужной.
2. Экологические проблемы.

Информация передается благодаря информационным системам. Этот термин сам по себе может быть использован как в узком смысле, так и в широком. Он включает в себя совокупность программного и технического обеспечения, а также контролирующего его персонала.

Информационные системы

Информационные системы (сокращенно ИС), как и информационное обеспечение управления персоналом, представляют собой целый комплекс, напоминающий сложную конструкцию. Из этой конструкции можно выделить основные составляющие: оборотные фонды, материальные и трудовые ресурсы. Они, находясь во взаимодействии друг с другом, постоянно изменяются.

Рыночная экономика, как и системы управления персоналом, совершенствуется с каждым годом, невозможна без использования автоматизированной информационной системы. Что дают компании информационные системы:

1. За счет оперативного сбора и обработки информации повышают уровень принятия правильных, обоснованных решений.
2. Обеспечивают оперативность принятия решений соответственно полученной информации.
3. Позволяют добиваться эффективности работы благодаря своевременной передаче информации высшему руководству.
4. Дают возможность согласовывать принимаемые на разных уровнях решения.

Классификация информационных систем зависит от многих факторов: сферы работы организации, видов процессов управления, степени управленческой автоматизации.

Виды процессов управления информационных систем подразделяют на:

1. Ручные информационные системы, отличающиеся отсутствием современных технологий, потому обрабатывать и анализировать информацию – задача человека.
2. Автоматические информационные системы, требующие контроля человека, но выполняющие все сложные задачи самостоятельно.

Информационно-управляющие системы

Большую часть информации, которая используется для развития той или иной компании, руководитель получает неформальным путем. Он общается со своими подчиненными, коллегами, читает статьи в газетах, книги и другие источники информации, однако для принятия решений (даже для управления самой небольшой организацией) этого недостаточно. В то же время руководство нуждается в формальном сборе информации, которая поможет вести дела компании более квалифицированно и успешно.

Пример применения ИС

С развитием организации увеличивается ее потребность в информации. Тем не менее, даже небольшая организация нередко должна переработать очень большой объем данных. К примеру, сеть из 10 магазинов ежегодно приносит 4 млн. долл. дохода. При этом в ней работают порядка 150 сотрудников. После каждой рабочей недели администрация должна рассчитать заработок каждого служащего. Для этого администрация опирается на выписанные при продаже чеки и отработанные часы.

Более того, фирма заключает сделки с поставщиками, обрабатывает тысячи заказов ежегодно и контролирует поставку и продажу товара. Таким образом, информация, которую вынуждена перерабатывать даже небольшая фирма каждый год, поистине колоссальна. Администрация должна постоянно получать новую информацию, иначе продуктивной работы просто не будет – внешняя среда слишком изменчива.

Как справиться с этим? Для этого существует информационно-управляющая система, основная задача которой состоит в выдаче компании информации, которая нужна для принятия важных, нередко даже судьбоносных, решений для компании.

Информационно-управляющая система (сокращенно ИУС) должна выдать информацию не только о прошлом и настоящем, но и о будущем. Данная система отслеживает события, происходящие не только в компании, но и вне ее, позволяя получить наиболее полную в нужный момент информацию.

Комплекс систем

Создать ИУС в небольшой компании очень сложно, потому приходится использовать ее «заменители», которые в большинстве своем также дают возможность получить нужную информацию компании.

Революция компьютеров

Одной из наиболее важных частей информационно-управляющей системы является компьютер, без которого сейчас трудно обойтись любой компании. Компьютеры выполняют огромную работу и считаются одними из самых используемых аспектов системы управления. Развитие компьютерных технологий дает возможность использовать меньше бумаг, а также получать максимально оперативную и достоверную информацию в нужное время.

В настоящий момент начали активно применяться в менеджменте мини-компьютеры, отличающиеся компактностью. Объемы информации достаточно велики, чтобы менеджеры имели возможность активно использовать ее для нужд компании. Так, благодаря компьютерам управленческая команда той или иной фирмы узнает, к примеру, ежедневную или еженедельную информацию о том, какой продукт сейчас наиболее востребован на рынке, по какой цене и в каком количестве.

Информационные системы: применение в менеджменте

ИУС дает информацию не только подчиненным и руководителям – каждый из них получает свою долю данных, которую использует для общих целей компании. К примеру, менеджеры должны получать информацию из внешнего мира, которой не обязательно быть слишком подробной, но она вместе с тем просто обязана быть масштабной.

Виды управленческой деятельности

1. Стратегическое планирование. Характеризируется процессом принятия решений, которые влияют на поставленные организацией цели.
2. Управленческий контроль. Процесс обеспечения компании необходимой информацией, а также ее эффективное применение для осуществления поставленных компанией целей.
3. Оперативный контроль – это процесс получения информации для квалифицированного выполнения задач, которые стоят перед компанией.

Информация поступает и из внутренних источников, чаще всего от подчиненных к управленческому составу. К примеру, руководителю одного из отделов компании нужна информация о новом товаре, которую он получает от своего подчиненного и, в свою очередь, передает ее владельцу компании.

Процесс управления персоналом – это пирамида, состоящая из множества отдельных аспектов, постоянно согласуемых и принимаемых решений по поводу того или иного вопроса. На вершине этой пирамиды – успех компании, являющийся главной целью каждого сотрудника фирмы.

Информационное обеспечение процесса управления персоналом имеет несколько основных функций, среди которых:

1. Принятие решений.
2. Контроль над выполнением решений.

Обязательное выполнение этих двух функций позволяет рассматривать управление персоналом как информационный процесс.

Систему управления персоналом в общем можно разделить на два вида:

Внешнемашинное управление персоналом представляет собой:

• системы классификации и кодирования информации,
• системы организации, хранения, внесения изменений в документы,
• системы организации управления.

Внешнемашинное управление персоналом характеризуется документооборотом между управляемой и управляющей системами. То есть от лица (или лиц), управляющего компанией, передаются определенные документы (приказы, плановые графики и распоряжения). От получателя, в свою очередь, следуют другие документы, наиболее часто представленные в виде отчетов. Во внешнемашинном управлении не требуется применение техники. Данный вид управления дает возможность формализовать информацию и предоставлять ее в виде документов.

Здесь важно учесть, что наиболее часто в современном мире используются электронные системы документооборота, так как они имеют ряд преимуществ перед документами, представленными в виде «бумажек». Системы электронного документооборота (СЭД) являются более функциональными и оперативными. Основными их функциями считаются:

• надежное хранение, быстрый поиск документов,
• поддержка канцелярии,
• маршрутизация и контроль выполнения документов,
• отчеты аналитические,
• безопасность информации,
• дополнительные функции (эти функции разнятся и зависят только от выбора конкретной системы, поэтому к их выбору нужно подходить достаточно серьезно).

Когда следует воспользоваться системой электронного документооборота:

1. Огромный поток входящих документов, которые мешают оперативности выполнения работ.
2. Возрастание частоты и продолжительности совещаний у высшего руководства.
3. Низкая и постоянно снижающаяся оперативность выполнения решений.
4. Проблемы в нахождении виновных, нарушающих исполнительскую дисциплину.
5. Возрастание форм отчетности.
6. Утечка информации.

Внутримашинное управление персоналом – это целые массивы данных, представляющие собой информационную базу, которая использует современные технические средства. Среди типов данных выделяют: централизованные, распределенные в разных узлах локальных сетей ЭВМ, а также расположенные на одном компьютере – то есть локальные.

Основы базы данных: нормативно-справочная, оперативная, плановая, учетная

Базу данных контролирует автоматизированный банк данных, обслуживание которого осуществляется администратором. Его обязанности – защита данных и их предоставление в нужный момент.

Техническое обеспечение системы управления персоналом организации

Техническое обеспечение – это комплекс технических средств, которые в сокращенном варианте звучат как КТС. Техническое обеспечение менеджмента представляет собой систему связанных между собой технических средств, предназначенных для сбора информации, ее регистрации, накопления, обработки, передачи, вывода и представления. Оргтехника также относится к КТС.

КТС обеспечивает компании решение задач с минимальными затратами, как трудовыми, так и финансовыми, точно и в срок. КТС зачастую обеспечивается при помощи повышения производительности труда и возможности использовать экономико-математические методы решения задач на основе более точной информации.

То есть применение КТС должно повышать эффективность работы компании и улучшать ее показатели за счет рационального использования современных технологий. Какие же технологии входят в состав КТС?

Средства информации КТС

1. Предназначенные для сбора и регистрации информации – регистраторы, устройства для подготовки данных, устройства сбора информации. Основное предназначение данных технических устройств – это преобразование полученной информации в тот формат, который будет удобен для ее дальнейшей передачи.
2. Средства обработки информации относятся к вычислительной технике и составляют основу КТС службы управления персоналом. Они необходимы для преобразования исходных данных в информацию, которую можно с легкостью применить в принятии тех или иных решений.
3. Средства для хранения информации – это средства, которые напоминают картотеки или персональные компьютеры. Они предназначены для передачи информации во времени.
4. Средства для передачи информации предназначены для передачи информации в пространстве. Это могут быть телефоны, радио, факсы и другие привычные нам устройства.
5. Устройства выдачи информации – устройства, преобразующие информацию в вид, удобный для восприятия человека. К ним можно отнести принтеры, видеотерминальные устройства (дисплеи), графопостроители.

Основные характеристики КТС: он должен обладать технической, информационной, программной совместимостью, адаптацией к условиям функционирования службы управления персоналом и возможностью расширения (то есть подключения новых, более функциональных устройств).

Каковы исходные данные для выбора технических средств?

Характеристики задач, обязательно учитываемые при выборе оборудования

Во время выбора оборудования очень важно учитывать его основные характеристики и состав:

• производительность при выполнении технологических задач,
• надежность,
• совместимость в работе с другими технологическими устройствами (и с персональными компьютерами тоже),
• цена оборудования,
• количество и состав обслуживающего персонала,
• площадь помещения, требуемая для полного и комфортного размещения оборудования.

Чрезвычайно важен выбор технических средств. Основное требование – купленные технические средства должны быть функциональными. Поэтому целесообразно приобретать оборудование по достаточно высокой цене, которое отличается улучшенным качеством и более удобной в работе функциональностью.

Выбор технических средств для использования их в службе управления включает в себя следующие мероприятия:

1. Составление списка технических средств, которые позволят достичь более эффективной работы организации.
2. Выбор метода, позволяющего сравнить те или иные технические средства, дабы определить наиболее функциональные и качественные.
3. Осуществление сравнения технических средств методом сравнительного анализа.
4. Принятие решения покупки того или иного технического средства.

Техническое и информационное обеспечение управления персоналом – залог развития организации

Именно на информации держится большинство компаний, ведь мировой рынок чрезвычайно изменчив. Чтобы продержаться «на плаву» и оставаться конкурентоспособными, компании просто обязаны уметь работать с информацией.

Информационное обеспечение системы управления персоналом является важнейшим аспектом любой деятельности, ведь именно персонал, информация и техническое оборудование считаются основными составляющими компаний.

Опубликовано 2014-11-23 04:38 пользователем OP